امروزه تقریباً همه به طور فعال از اینترنت استفاده می کنند. اما مکاتبات تجاری از اهمیت و اهمیت خود بازنایستند. به سادگی به رسانه های دیگر منتقل شد. این نشریه به شما می گوید که چگونه یک نامه تجاری را به درستی تنظیم و قالب بندی کنید.
یک پیام تجاری چه چیزی می تواند داشته باشد؟
اول از همه، مکاتبات تجاری فرصتی را برای تبادل نظر یا پیشنهاد با کارمندان و شرکای تجاری فراهم می کند. این نامه می تواند شامل درخواست ها، شکایات و سایر افکار برای رفع سوء تفاهم بین شرکت ها باشد. به طور کلی مکاتبات تجاری نوعی مکاتبات رسمی است.
تفاوت با حروف دیگر
تفاوت های اصلی را می توان به شرح زیر خلاصه کرد.
- سبک شناسی ارائه.
- در دسترس بودن زنجیره فرماندهی رسمی
- واژگان بدون بیان قوی احساسات.
- به عنوان یک قاعده، نامه بیش از یک صفحه طول نمی کشد.
- فونت در کل متن یکسان است (نه کوچک و نه بزرگ).
- معمولاً روی سربرگ رسمی سازمان تنظیم می شود.
انواع نامه های تجاری
نامه هایی که باید پاسخ داده شود:
- درخواست.
- دادخواست.
- مورد نیاز.
- پیشنهاد.
- درخواست.
نامه هایی که نیاز به پاسخ ندارند:
- اطلاعاتی.
- اطلاع.
- مشایعت.
- ضمانتنامه.
- هشدار.
- یادآور.
نامه هایی با ماهیت تجاری. آنها معمولاً در طول مدت اعتبار قرارداد یا برای انعقاد یک توافق مورد نیاز هستند:
- درخواست.
- پاسخ به درخواست.
- یادآور.
- مطالبه.
- پیشنهاد. این پیشنهادی برای انعقاد قرارداد یا انجام معامله است.
- هشدار در مورد لزوم انجام تعهدات، در مورد فسخ قراردادها و غیره.
نامه های غیر تجاری:
- دعوت.
- اطلاع رسانی در مورد چیزی.
- ابراز قدردانی.
- توصیه ها
- درخواست.
- دستورالعمل ها.
- پوشش نامه.
- ابراز تسلیت.
- به هر مناسبتی تبریک می گویم.
- ضمانت نامه.
- تاییدیه دریافت کالا، ارائه خدمات و غیره.
طبقه بندی نامه های تجاری بر اساس ساختار:
- بر اساس یک الگوی دقیق تدوین شده است.
- به صورت آزاد نوشته شده است.
انواع بسته به گیرنده:
- معمولی. برای یک مخاطب ارسال شد.
- جمعی. برای یک نفر اما از چند نفر ارسال شد.
- گرد. برای چندین گیرنده ارسال شد.
شکل نامه به شرح زیر است:
- در پاکت های پستی معمولی ارسال می شود.
- حضوری تحویل داده شد.
- به صورت فکس ارسال شد.
- از طریق ایمیل ارسال شد.
همانطور که می بینید، یک پیام تجاری را می توان به روش های مختلف و با اهداف متفاوت تنظیم کرد. اما شایان ذکر است که در برخی موارد، به دلایل اخلاقی، به جای تایپ در رایانه، باید با دست نوشته شود. این در مورد تبریک و تسلیت صدق می کند.
بخش هایی از یک نامه
یک نامه تجاری مناسب همیشه به چند قسمت تقسیم می شود. اینها مقدماتی، اصلی و نهایی هستند. علاوه بر این، آنها به طور منطقی به یکدیگر متصل هستند.
به عنوان یک قاعده، بخش مقدماتی حاوی اطلاعاتی در مورد شرایطی است که منجر به نوشتن نامه شده است. متن اصلی خود محتوا، جوهر پیام است. قسمت پایانی نتایج را خلاصه می کند که می تواند بیانگر امتناع، موافقت، درخواست و غیره باشد.
اصول نوشتن
هر پیام تجاری باید به صورت زیر نوشته شود.
- بی طرفانه
- خطاب (یعنی برای شخص خاصی در نظر گرفته شده است).
- استدلال کرد.
- قابل اعتماد.
- تا حد امکان کامل.
- تمام اطلاعات موجود در متن باید در زمان نگارش جاری باشد.
ویژگی های سبکی
قوانین نوشتن نامه تجاری بیان می کند که رعایت سبک سختگیرانه ضروری است. لازم است فقط از آن دسته از وسایل گفتاری استفاده شود که برای اسناد رسمی معمول است. یعنی یک سبک تجاری رسمی مناسب خواهد بود. زبان باید دارای ویژگی های زیر باشد.
- رسمی بودن
- دقت در ارائه اطلاعات
- عینیت.
- ساختار یافته.
- آموزنده اما مختصر.
اصل موضوع باید در جملات کوتاه ساده و با تمرکز بر افعال بیان شود. نیازی به بارگذاری بیش از حد متن با صفت ها یا استفاده از اصطلاحات کمتر شناخته شده و بسیار تخصصی که گیرنده ممکن است متوجه آنها نشود وجود ندارد. این فقط باعث منفی و طرد می شود. بهتر است سعی کنید با کلمات ساده و قابل درک توضیح دهید، حقایق بیشترو مشخصات سبک کسب و کار اجازه حضور متون غیرآگاهی و "آبی" را نمی دهد.
شما نباید با الگوهای گفتاری غیر ضروری و طولانی به قسمت پایانی پیش بروید. همچنین پیشنهادهای غیرمنطقی و متناقض جواب نخواهد داد. بنابراین، بهتر است عبارات مشارکتی و مشارکتی حذف شوند. هر پاراگراف باید فقط یک ایده خاص را منعکس کند. پس از تکمیل متن، بهتر است با خواندن نامه با صدای بلند چندین بار آن را از نظر خطا بررسی کنید.
الزامات فرم
طبق قوانین یک نامه تجاری، بهتر است آن را روی سربرگ شرکت بنویسید. الزامات اساسی زیر برای آن مطرح شده است.
- اگر شرکت دولتی است، در وسط فرم باید نشان فدراسیون روسیه را وارد کنید.
- نامه را روی یک برگه A4 قرار دهید.
- زمین سمت چپ را خالی بگذارید (حداقل 3 سانتی متر). این امر ضروری است زیرا پس از مدتی مطالب با بقیه مدارک بایگانی می شود.
- بهینه ترین فونت استاندارد Times New Roman، اندازه 12 و با فاصله خطوط 1.5-2 در نظر گرفته می شود. وقتی خوانده می شود بهتر فهمیده می شود.
- در سربرگ نامه باید نام سازمان، آدرس واقعی و قانونی، شماره تلفن و ایمیل آن را ذکر کنید.
ویژگی های طراحی
اگر چندین صفحه طول کشید تا یک نامه تجاری تکمیل شود، باید آن را از صفحه دوم شماره گذاری کنید. برای این کار استفاده از اعداد عربی توصیه می شود. نیازی به گذاشتن نقطه در کنار اعداد نیست.
نامه باید به پاراگراف ها و در صورت لزوم به عنوان های فرعی تقسیم شود. متن نباید مانند یک جریان پیوسته به نظر برسد، زیرا درک ضعیفی خواهد داشت. پاراگراف‌ها نشان می‌دهند که افکار دیگر به کجا ختم می‌شوند و کجا شروع می‌شوند.
توجه به این نکته ضروری است که اشتباهات تایپی، پاک کردن و هرگونه اصلاح برای مکاتبات تجاری غیرقابل قبول است. آنها نشانگر بی سوادی و سبکسری حریف خواهند بود.
جزئیات استفاده شده
نامه معمولا شامل اطلاعات زیر است.
- نام کامل شرکت، نه فقط یک مخفف.
- شماره تلفن، شماره فکس، حساب بانکی و ایمیل.
- مخاطب. علاوه بر این، نام شرکت باید در مورد داده استفاده شود. در صورت نیاز به ذکر نام خانوادگی و موقعیت شغلی، توصیه می شود از آن استفاده کنید داتیو. اگر گیرنده عنوان یا مدرک تحصیلی، سپس این باید قبل از نام شخص مشخص شود.
توجه به این نکته ضروری است که هر ویژگی باید با یک حرف بزرگ و روی یک خط جدید نوشته شود.
آدرس ها در نامه تجاری
یک پیام رسمی همیشه باید با لحنی خنثی تنظیم شود. آدرس های مخاطب باید به همین شکل باشد. عباراتی مانند "عصر بخیر" نامناسب خواهد بود. اگر می خواهید احوالپرسی کنید، بهتر است از یک «سلام» رسمی استفاده کنید. اما باسوادترین گزینه با نام و نام خانوادگی خطاب می شود. و مهم نیست که آشنایی با گیرنده چقدر طول بکشد. شکل کوتاه نام را نمی توان در حرف استفاده کرد (مثلا Petya، Anya و غیره).
خطاب قرار دادن افراد مسن تر یا بالاتر به حفظ فاصله بین فردی کمک می کند و به فردی که سن بالاتری دارد یا دارای موقعیت بالاتری است احترام می گذارد. با این حال، شایان ذکر است که در برخی از شرکت ها، برعکس، مرسوم است که هنگام برقراری ارتباط، حتی به صورت نوشتاری، از "شما" استفاده کنید.
شایان ذکر است که آدرس "آقای عزیز" بدون ذکر نام آن شخص قابل استفاده نیست. همچنین باید از اختصارات «آقا»، «خانم» اجتناب کنید. اگر نیاز به خطاب به گروهی از افراد دارید، نمی توانید نامی را ذکر کنید. سپس می توانید به طور خلاصه بنویسید: "آقایان عزیز!" طبق قوانین، همیشه باید بعد از اینکه کسی را به نام صدا می‌کنید، علامت تعجب بگذارید. به عنوان مثال، یک عبارت مشابه در یک نامه تجاری به شکل زیر است: "الکساندر سرگیویچ عزیز!"
در قسمت پایانی می توانید استفاده کنید گزینه های مختلف. "با بهترین آرزوها"، "با احترام"، "با امید به همکاری" و غیره. در اینجا، پیام ها باید رسمی اما لحن دوستانه باشند.
طراحی قسمت پایانی
تکمیل صحیح نامه نیز بسیار مهم است. در بخش پایانی، باید آنچه را که قبلاً گفته شد، خلاصه کنید. با این حال، شما نباید نتیجه گیری خود را به 10 جمله بکشید. باید به خاطر داشت که مختصر بودن و کوتاهی در سبک تجاری ارزش دارد. بهتر است خودتان را محدود کنید در عبارات ساده. به عنوان مثال، چندین ساختار مناسب در بخش پایانی مکاتبات تجاری آورده خواهد شد. نامه های تجاری باید تا حد امکان صحیح و مودبانه تکمیل شود.
- سپاسگزاری برای کمک یا توجه. "اجازه دهید تشکر کنم برای ..." "متشکرم!"
- اطمینان دادن به گیرنده چیزی. "ما خوشحال خواهیم شد که با شما همکاری کنیم."
- ابراز امیدواری به آینده. "ما امیدواریم که خیلی سریع از شما خبری دریافت کنیم."
- درخواست چیزی "ما سپاسگزار خواهیم بود اگر نتایج را گزارش کنید."
- پوزش برای هر گونه ناراحتی ایجاد شده است. "ما بابت تاخیر در پرداخت عذرخواهی می کنیم."
چگونه با گیرنده خداحافظی کنیم
علیرغم اینکه مکاتبات تجاری است، می توانید در نامه تجاری به روش های مختلف خداحافظی کنید. برای این کار باید از عبارات به اصطلاح پایانی استفاده کنید.
به عنوان مثال می توان گزینه های زیر را ارائه داد:
- ارادتمند شما.
- خالصانه.
- بهترین آرزوها.
- برای شما در کارتان آرزوی موفقیت دارم.
- امیدواریم به همکاری ادامه دهیم.
- ما از ارائه خدمات خوشحال شدیم.
ممکن است گزینه های دیگری نیز وجود داشته باشد. در اینجا انتخاب عبارت پایانی کاملاً سلیقه ای است.
امضا کردن
فرستنده باید امضای خود را در انتهای برگه قرار دهد. اما انجام صحیح آن بسیار مهم است تا سند ظاهر رسمی داشته باشد.
باید موقعیت، حروف اول، نام خانوادگی و علامت مقابل را مشخص کنید. علاوه بر این، می توانید اطلاعات تماس (آدرس ایمیل شخصی یا شماره تلفن) را ارائه دهید. این نشان دهنده تمایل گیرنده برای برقراری ارتباط و همکاری است.
ویژگی های شکست
همچنین مهم است که بدانید در صورت نیاز به امتناع از چیزی، چگونه نامه تجاری بنویسید. از این گذشته ، حتی یک منفی یا امتناع پنهان بدون توجه نخواهد بود و عواقب ناخوشایندی را به دنبال خواهد داشت. پس از این، نمی توانید روی یک نگرش مثبت یا حتی خنثی نسبت به خود حساب کنید. هنگام نوشتن نامه، لازم نیست تسلیم احساسات شوید. بهتر است خود را در محدوده نگه دارید، حتی اگر گیرنده آن بسیار آزاردهنده است. نامه های امتناع همیشه باید چندین بار و با توجه ویژه به لحن پیام دوباره خوانده شوند.
پیام نباید با یک "نه" قاطعانه شروع شود، مهم نیست چگونه بیان می شود. در غیر این صورت، دریافت کننده این تصور را ایجاد می کند که او جالب و بی اهمیت است. بهتر است ابتدا توضیحات غیر ساختگی و قانع کننده ارائه شود. هنگامی که دلایل امتناع به طور خلاصه ذکر می شود، می توانید به آرامی به بیان واقعیت بروید. در این مورد، با توجه به آداب نامه تجاری، توصیه می شود از نوع عبارت زیر استفاده کنید.
- متأسفانه نمی‌توانیم درخواست شما را برآورده کنیم.
- ما صمیمانه متاسفیم، اما مجبوریم پیشنهاد شما را رد کنیم.
- ما عمیقاً متأسفیم، اما به دلایل زیر نمی‌توانیم به درخواست شما پاسخ دهیم.
در حالت ایده آل، در ابتدای نامه باید به طور خلاصه درخواست مخاطب را بیان کنید. به این ترتیب او متوجه می شود که پیشنهاد او واقعاً بررسی شده است و احتمالاً از آن استقبال خواهد کرد.
ویژگی های نوشتن ایمیل
امروزه، مردم به طور فزاینده ای علاقه مند به نحوه نوشتن نامه تجاری در صورت نیاز به ارسال از طریق ایمیل هستند. برای چنین مکاتباتی، همان قوانینی که قبلا ذکر شد اعمال می شود. با این حال، پیام های تجاری الکترونیکی ویژگی های خاص خود را دارند.
- ورود باید محکم و کافی باشد. مثلا، [ایمیل محافظت شده]- گزینه بدی است، اما [ایمیل محافظت شده]- خوب
- فیلد "موضوع" همیشه پر کردن مهم است. روشن خواهد کرد که پیام در مورد چه چیزی خواهد بود. اگر نامه برای شخص ناآشنا در نظر گرفته شده است، عنوان باید جالب باشد. اما مهم است که زیاده روی نکنید. موضوعاتی مانند "فقط اکنون پیشنهاد منحصر به فرد"، "فوری" فقط باعث رد می شود. عنوان باید از 3-5 کلمه تشکیل شده باشد که حاوی ماهیت پیام باشد.
- اگر مکاتبه با غریبه، سپس ابتدا باید به او بگویید که چگونه از او مطلع شده اید و شرکت چه می کند. بدون چنین مقدمه ای، پیام ممکن است هرزنامه در نظر گرفته شود و بلافاصله حذف شود.
- بهتر است نکات مهم در متن را با فونت درشت برجسته کنید. در این مورد، استفاده از رنگ های مختلف غیر قابل قبول است.
- در نامه تجاری ایمیلی نمی توان از سرپوش استفاده کرد. حتی عناوین فرعی و عنوان موضوع نیز نباید شامل تمام حروف بزرگ باشد. همین امر در مورد علائم نگارشی تکراری نیز صدق می کند.
- بهتر است متن را به پاراگراف ها تقسیم کنید و یک خط خالی بین آنها بگذارید.
- هرچه پیام کوتاه‌تر باشد، سریع‌تر به آن پاسخ خواهند داد.
- امضا لازم است در ایمیل ها معمولاً از چندین خط تشکیل شده و شامل نام و موقعیت فرستنده، نام شرکت، شماره تلفن و آدرس وب سایت می باشد.
- می توانید فایل های متنی و تصاویر را به نامه پیوست کنید. این بسیار راحت است، زیرا مواد اضافی، نظرات، توضیحات و توضیحات مفصل از اصل موضوع منحرف می شود. بنابراین بهتر است آنها را نه در متن نامه، بلکه در فایل های پیوست قرار دهید.
- اگر مکاتبات تجاری برای مدت طولانی ادامه داشته باشد و یک رابطه گرم و قابل اعتماد برقرار شده باشد، استفاده از شکلک ها در ایمیل مجاز است. آنها کمک می کنند تا کمی "چشمه دار" شوند و ارتباطات را خنثی کنند. اما نباید از آنها سوء استفاده کرد و به طور کلی در نامه های کاغذی قابل قبول نیستند.
دستورالعمل نوشتن نامه
نوشتن نامه تجاری را می توان به چند مرحله تقسیم کرد.
1. ابتدا باید مخاطب را مشخص کنید. برای انجام این کار، در گوشه سمت راست بالای فرم باید حروف اول، نام خانوادگی و موقعیت گیرنده را بنویسید. اگر مخاطب یک سازمان است، آدرس قانونی آن باید ذکر شود.
2. آدرس به گیرنده. باید در قسمت پایین تر وسط فرم قرار گیرد. قبلاً گفته شد که از چه عباراتی می توان استفاده کرد. معمولاً آدرس به نظر می رسد: "ایگور پتروویچ عزیز!"
3. بیانیه هدف. در زیر، در یک خط جدید، باید افکار اصلی، کل ماهیت را با ذکر دلایل تجدید نظر بنویسید. اگر در مورد برخی مشکلات صحبت می کنیم، پس ارزش آن را دارد که گزینه هایی برای حل آن ارائه دهیم. اگر این یک پیشنهاد برای همکاری است، پس باید توضیح دهید که چگونه اتفاق می افتد. اگر نامه منعکس کننده یک شکایت است، پس ارزش آن را دارد که اقدامات خاصی انجام شود. در یک کلام، گیرنده باید از روی متن بفهمد که دقیقاً از او چه می‌خواهد.
4. بخش پایانی. و در نهایت، در یک خط جدید باید عبارت و امضای نهایی را وارد کنید.
نامه تشکر
این نمونه نشان می‌دهد که نامه تشکر چگونه می‌تواند باشد. با این حال، یک نقص در این مثال وجود دارد. به جای خط "به شرکت پرچمدار"، می توانید یک عبارت تبریک و نام کسانی را که نامه برای آنها در نظر گرفته شده بود وارد کنید.
یک پرس و جو
این یک نمونه نامه درخواست تجاری است. هیچ کاستی در آن نیست. تمام قوانین تدوین پیش نویس رعایت شد نامه رسمی. از متن مشخص می شود که چه مشکلی بوجود آمده است و برای حل آن چه باید کرد. این پیام همچنین شامل تمام اطلاعات تماس، یک پیام خوش آمد گویی، یک عبارت پایانی و یک امضا است.
بنابراین، این نشریه نحوه نوشتن نامه های در نظر گرفته شده برای شرکای تجاری را نشان داد. این باید به درستی و شایسته انجام شود تا چهره خود را از دست ندهید. به هر حال، آینده شرکت به آن بستگی دارد. همچنین مهم است که به پیام های تجاری به موقع پاسخ دهید. این کار را می توان در عرض سه تا هفت روز از تاریخ دریافت نامه انجام داد.
با توجه به انجمن بازاریابی مستقیم بریتانیا، هر 1 پوندی که در بازاریابی ایمیلی در سال 2015 خرج می شود، در ازای آن 38 پوند تولید می کند. می خواهید به همان نتایج برسید، اما نمی دانید چگونه به مشتری نامه بنویسیم؟سپس از بهترین ها استفاده کنیدنمونه نامه به مشتریان،که در این بررسی برای شما گردآوری کرده ایم.
نحوه صحیح نوشتن نامه به مشتری
شما همیشه به مشتریان خود فکر می کنید، اما این دو طرف نیست. برای جلب توجه آنها و پیشی گرفتن از رقبای خود، باید مرتباً به خود یادآوری کنید. ایمیل ها این کار را به خوبی انجام می دهند. به گفته نویسندگان وبلاگ Pipedrive، چندین ترفند وجود دارد که می تواند به نفع شما باشد:
- صبر و شکیبایی بیشتر.با ارسال منظم خریدار بالقوه خود را به تدریج به سمت معامله هدایت کنید.
- در مورد استراتژی توافق کنیددر ارسال نامه به مشتریان با بخش بازاریابی، به طوری که بیش از حد مزاحم نباشد و صندوق پستی مشتری با اطلاعات مکرر مسدود نشود.
- از سیستم CRM استفاده کنید.این جنبه فنی ارتباط با مشتریان را ساده می کند و کار با پست را سرعت می بخشد.
یک سیستم CRM یک برنامه راحت است که به نگهداری سوابق مشتریان و تراکنش ها، ثبت تمام تماس ها و همچنین سازماندهی راحت مکاتبات با مشتری کمک می کند. به عنوان مثال، برنامه با یک سرویس ایمیل ادغام می شود (شما می توانید تعداد نامحدودی را متصل کنید صندوق های پستی) و به شما امکان می دهد تاریخچه مکاتبات را مستقیماً در کارت طرف مقابل ذخیره کنید. اگر مشتری جدیدی برای شما نامه نوشته است، می توانید مستقیماً از نامه دریافتی یک کارت معامله ایجاد کنید.
و اکنون جالب ترین چیز: برای ارسال نامه به مشتری از CRM، حتی نیازی به تایپ متن ندارید.با استفاده از طراح سند، می توانید مجموعه ای از حروف را برای همه موارد ایجاد کنید و آنها را با دو کلیک برای مشتریان ارسال کنید. SalesapCRM نام مشتری و سایر داده ها را در ایمیل وارد می کند. میخواهی بیشتر بدانی؟ سپس فشار دهید.
نامه به مشتریان: نمونه ها و نمونه های آماده
ما منتخبی را جمع آوری کرده ایمنامه های تجاری به مشتریان،که می توانید به عنوان نمونه بردارید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که جزئیات را اضافه کنید.
1. آیا برای اولین بار به یک مشتری بالقوه نامه می نویسید؟ این پیام کوتاه را ارسال کنید:
موضوع نامه:شاید شما مشتری جدید ما باشید
سلام، [نام].
ما [اطلاعات مختصردرباره شرکت].
اگر این مورد به شما علاقه مند است، من آماده هستم تا در مورد امکان همکاری صحبت کنم. به ما اطلاع دهید چه زمانی برای تماس مناسب است.
[امضا]
2. به مشتری بالقوه خود در مورد تجربه موفقیت آمیز همکاری با رقبای خود بگویید:
موضوع نامه:با رقبای خود همراه باشید
سلام، [نام].
ما با موفقیت کار می کنیم [رقیب X و Y] V [زمینه فعالیت]قبلا، پیش از این [خیلی وقت]و با هم به دست آوردیم نتایج خوب. شما می توانید اطلاعات دقیق در مورد آنها را در اینجا بیابید [پیوند به پرونده/بررسی].
خوشحال می شویم اگر به ما بپیوندید.
[امضا]
3. اگر مخاطبین مشتریان بالقوه را در یک رویداد تجاری دریافت کردید، آنهارا بفرستپیشنهاد نامهچنیننمونه:
موضوع نامه:اطلاعات بیشتر در مورد شرکت ما
سلام، [نام].
امیدوارم شما هم خوشتون اومده باشه [رویداد]، و مایلم از توجه شما به این موضوع تشکر کنم [نام شرکت].
من اطلاعات دقیق تر در مورد شرکت خود را پیوست می کنم. خوشحال می شوم تمام سوالات شما را تلفنی مطرح کنم.
[امضا]
نامه های یادآوری
4. مدتی پس از ارسال نامه به مشتریان ارائه دهنده خدماتیا اطلاعات اضافیبه خودت یادآوری کن:
موضوع نامه:آیا چیزی هست که بخواهید درباره آن بحث کنید؟
سلام، [نام].
امیدوارم این فرصت را داشته باشید که نامه قبلی من را بخوانید و بیشتر با آن آشنا شوید [اطلاعات تکمیلی].
آیا در مورد پیشنهاد من سوال یا نظری دارید؟ من خوشحال خواهم شد که تلفنی یا حضوری در مورد آنها صحبت کنم. چه زمانی برای این کار وقت خواهید داشت؟
[امضا]
5. اگر می توانید اثربخشی پروپوزال خود را با اعداد نشان دهید، آنها را در آن به اشتراک بگذارید نامه به مشتریان شرکت. واقعیت ها بهتر متقاعد می شوند.
موضوع نامه:چند واقعیت که شاید ندانید [نام شرکت]
سلام، [نام].
من اخیراً نامه ای در مورد آن برای شما فرستادم [نام شرکت]، و فکر می کنم می توانیم مفید باشیم [شرکت شما].
مشتریان ما شاهد رشد هستند [شاخص ها را مشخص کنید]هنگام استفاده [نام محصول و خدمات]. ما نیز ارائه می دهیم [در مورد تبلیغات بگویید]و [به سایر معاملات عالی اشاره کنید].
در صورت تمایل به کسب اطلاعات بیشتر، لطفاً به ما اطلاع دهید و ما به صورت تلفنی یا حضوری مذاکره خواهیم کرد.
منتظر پاسخ شما هستم
[امضا]
6. یک دوره آزمایشی یا نمونه های رایگان به مشتریان ارائه دهید. خریداران اگر ابتدا محصول را آزمایش کنند، تمایل بیشتری به معامله دارند.
موضوع نامه:هدیه برای شرکت شما
سلام، [نام].
چند روز پیش اطلاعاتی در مورد آن برای شما فرستادم [نام محصول]و اکنون پیشنهاد می کنم آن را در عمل امتحان کنید.
من تعدادی ورود مهمان / نمونه های رایگان / کوپن ها را ایجاد / پیوست کرده ام که می توان از آنها برای دسترسی / دریافت استفاده کرد [محصول یا خدمات]. آنها را با همکاران خود به اشتراک بگذارید. شنیدن نظر آنها جالب خواهد بود.
من خوشحال خواهم شد که همه چیز را با جزئیات بیشتر از طریق تلفن یا حضوری در میان بگذارم. من مطمئن هستم که ما واقعاً می توانیم برای شما مفید باشیم [زمینه فعالیت].
[امضا]
7. اگر مطمئن نیستید که با یک کارمند مجاز به مذاکره مکاتبه می کنید، از او بخواهید که به تصمیم گیرنده کمک کند:
موضوع نامه:امیدوارم بتوانید مرا به سمت فرد مناسب هدایت کنید
سلام، [نام].
چند روز پیش برای شما نامه ای در مورد آن فرستادم [شرکت یا محصول]و الان شک دارم که به آدرس درستی آمده باشم.
آیا این شما هستید که در مورد موضوع مورد علاقه من تصمیم می گیرید؟ اگر نه، آیا می توانید به من کمک کنید با شخص مناسب در شرکت شما تماس بگیرم؟
منتظر جواب شما هستم.
8. اگر پس از ملاقات با مشتری، می خواهید در مورد برنامه های آینده او پرس و جو کنید، از این متن نامه به مشتری استفاده کنید:
موضوع نامه:برنامه های شما
سلام، [نام].
ممنون بخاطر وقتی که گذاشتید. اکنون می‌خواهم بدانم شما بحث بیشتر درباره موضوع ما را چگونه می‌بینید.
اگر همچنان علاقه مند هستید، لطفاً برنامه های خود را به ما اطلاع دهید.
منتظر جواب شما هستم.
[امضا]
9. پس از ملاقات با مشتری مراحل زیر را از مذاکره به او یادآوری کنید:
موضوع نامه:برنامه اقدام برای آینده نزدیک
سلام، [نام].
از اینکه وقت گذاشتید متشکرم - جلسه امروز بسیار سازنده بود. اجازه دهید به طور خلاصه به شما یادآوری کنم که در ادامه چه خواهیم کرد:
[تاریخ]: برایت میفرستم [قرارداد/مجموعه کامل اسناد].
[تاریخ]: نظرات و خواسته های خود را به من منتقل خواهید کرد.
[تاریخ]: ما همه تغییرات نهایی را انجام خواهیم داد و توافق نامه را امضا خواهیم کرد.
اگر قبل از این تاریخ نیاز به بحث در مورد چیزی دارید، لطفاً به من اطلاع دهید.
10. ساختنچنیننامه به مشتری، اگر در طول جلسه می خواست اطلاعات بیشتری دریافت کند:
موضوع نامه:اطلاعات مربوط به درخواست شما
سلام، [نام].
ما خوشحالیم که شخصاً با نمایندگان سازمان شما ملاقات کردیم. قول دادم اطلاعات تکمیلی را برای شما ارسال کنم [سوال]- در فایل پیوست هستند.
آماده پاسخگویی به هرگونه سوال هرزمان خواستید با [شماره] با من تماس بگیرید یا به این آدرس بنویسید.
[امضا]
در صورت عدم تماس مشتری
11. اگر مشتری به تماس تلفنی، از موارد زیر استفاده کنیدنمونه نامه نگاری:
موضوع نامه:نتوانستم با شما تماس بگیرم
سلام، [نام].
میخواستم باهات بحث کنم [سوال]، اما احتمالاً مشغول هستید. لطفا با من تماس بگیرید [عدد]یا وقتی برای شما مناسب است به من اطلاع دهید تا بتوانم تماس بگیرم.
[امضا]
12. آیا به مشتری نرسیده و برای او پیام صوتی گذاشته اید؟ آن را با حرف زیر کامل کنید:
موضوع نامه:به تو نرسیدم
سلام، [نام].
من اخیراً با شما تماس گرفتم تا بحث کنیم [سوال].
[امضا]
13. اگر مشتری در تمام کانال ها پاسخگو نباشد، ممکن است چیزهای زیادی در ظرف خود داشته باشد. از این الگو استفاده کنید - حتی یک فرد بسیار شلوغ هم می تواند چند ثانیه برای پاسخ دادن پیدا کند:
موضوع نامه:پاسخ کوتاه لازم است
سلام، [نام].
متأسفانه به هیچ وجه نمی توانم با شما تماس بگیرم. من فرض می کنم که شما بسیار مشغول هستید یا دیگر علاقه ای به خدمات ما ندارید.
لطفا پاسخ مناسب را در پاسخ خود ذکر کنید:
- لطفا من را تنها بگذار!
- خیلی سرم شلوغه لطفا یک ماه دیگه دوباره برام بنویس
- من خودم با شما تماس خواهم گرفت.
[امضا]
14. اگر می خواهید بدون مزاحمت در مورد خود یادآوری کنید، اطلاعاتی را که برای او مفید است با مشتری به اشتراک بگذارید:
موضوع نامه: اطلاعات مفیدبرای کسب و کار شما
15. اگر مشتری پرداخت را به تاخیر انداخت این را به او یادآوری کنید:
موضوع نامه:تاخیر در پرداخت
سلام، [نام].
[تاریخ]من یک فاکتور برای شما از طریق ایمیل ارسال کردم. پرداخت هنوز دریافت نشده است، بنابراین لطفاً بپرسید که آیا بخش مالی شما فاکتور ما را دریافت کرده است؟ در صورت نیاز مجددا ارسال خواهم کرد. من انتظار پرداخت را از شما در عرض یک هفته دارم.
از کمک شما متشکرم.
[امضا]
این الگوها در زمان شما برای برقراری ارتباط واقعی با مشتریان صرفه جویی می کنند. و برای دستیابی به اثر بیشتر، ایجاد و توزیع قالب ها را به صورت خودکار از طریق . در حال حاضر - رایگان است و فقط چند دقیقه طول می کشد.
نامه به کارگردان باید کوتاه و دقیق باشد. شما نباید بازگویی های چند صفحه ای بنویسید. نمونه پیام را می توانید به صورت رایگان از این لینک دانلود کنید.
نامه ای به کارگردانموسسات ممکن است محتوای متفاوتی داشته باشند. درخواست‌های تجاری از طرف طرف مقابل، پیام‌های محلی کارکنان سازمان به مدیران که به صورت مکتوب می‌باشد، مؤثرتر از مکالمات تلفنیو گفتگوهای شفاهی منبع اطلاعات روی کاغذ روی میز مدیران، بایگانی شرکت ها ذخیره می شود و روزی مورد تقاضا قرار می گیرد. الگوی ادعا را می توان به صورت رایگان از طریق لینک مستقیم دانلود کرد.
نامه به کارگردان باید کوتاه، واضح و پرمعنا باشد. شما نباید متن های حجیم یا بازگویی های چند صفحه ای بنویسید. استثناء ادعاها است. هیچکس علاقه ای به پیشنهادات معمولی و دفترچه های معمولی ندارد. جذابیت کارگردان باید منحصر به فرد باشد، ماهیت اصلی باید در چند خط تأکید شود. پس از نوشتن مطالب، باید خود را آماده کنید پیشرفتهای بعدیمناسبت ها. فردی که به متن علاقه مند است سؤالات زیادی خواهد پرسید. پاسخ های متفکرانه ای که از قبل آماده شده اند، افزودنی خوبی برای ارائه خواهد بود و بر صلاحیت نویسنده در این موضوع تأکید می کند.
نکات اجباری در نامه ای به مدیر
:- در قسمت بالا سمت راست نام مخاطب با مشخص کردن سمت و نام کامل مدیر نوشته شده است.
- در زیر مشخصات و شماره تلفن های تماس شما آمده است.
- در وسط برگه با استفاده از عبارات مودبانه، آدرسی با نام و نام خانوادگی مدیر وارد می شود.
- بخش مقدماتی شامل یک یا دو خط است.
- پس از مقدمه، باید فوراً به سراغ روایت بروید.
- هر کلمه از محتوا باید چندین بار فکر و بررسی شود.
- در پایین تاریخ نگارش، امضا و رونوشت آمده است.
«سخت‌ترین چیز برای انسان چیزی است که به او داده نمی‌شود».
M. Zhvanetsky
احتمالاً هر کسی حداقل یک بار در زندگی خود مجبور شده است با نیاز فوری به نوشتن نامه تجاری به رئیس خود دست و پنجه نرم کند. شرکت تجاری، یک شریک، یک مقام رسمی یا در بدترین حالت در اداره مسکن. اما اگر خود را تاجر می‌دانید، حتی یک مبتدی، یا قصد دارید کسب‌وکار خود را حتی در آینده‌ای دور باز کنید، باید یاد بگیرید که نامه‌های تجاری را به درستی بنویسید.
بنابراین تفاوت بین نامه ساده و نامه تجاری چیست؟
اولاً عدم وجود مؤلفه های احساسی و غلبه منطق و عملگراارائه منطقی درخواست یا پیشنهاد شما یک تاجر، صاحب شرکت یا مدیر یک شرکت بزرگ یا حتی نه خیلی بزرگ، بر خلاف یک «مصرف کننده»، بعید است که به نامه احساسی و الهام بخش شما با درخواست به او علاقه مند باشد. در مورد همکاریارائه کمک یا ایجاد هر گونه روابط دوستانه دیگر.
اول از همه، باید درک کنید که وقتی یک نامه تجاری می نویسید، آن را به درستی می نویسید! اکنون بسیاری با خود خواهند گفت که چه "جناسی" است، اما واضح است که یک نامه تجاری در درک واضح خود از "به چه کسی"، "چرا" و "چرا" با دیگران متفاوت است. نامه ها و پیشنهادات زیادی خواندم و متأسفانه در برخی نامه ها مدام از معنا دور می شد و در پایان نامه اصلاً معلوم نبود نویسنده چه می خواهد بپرسد یا چه پیشنهادی دارد.
بنابراین، برای اینکه معنی و ایده نامه "در سراسر درخت پخش نشود"، باید به سوالات زیر برای خود پاسخ دهید:
- نامه را برای چه کسی می نویسید آیا در مخاطب اشتباه کرده اید؟
- چرا نامه می نویسید، چه چیزی می خواهید پیشنهاد دهید یا بپرسید؟ آیا استدلال و شیوه ارائه شما واضح است؟ و آیا آنها قانع کننده هستند؟استدلال شما برای مخاطب؟ و چه سودی به او خواهد رسید؟ از همکاریبا تو؟
- چرا اینجوری میکنی؟ چه نتیجه ای می خواهید؟ قصد دارید مخاطب را به چه اقدامات دیگری "تحریک" کنید؟
برای نامه های تجاری، GOST R 6.30-2003 مربوطه توسعه یافته است که الزامات اساسی برای محتوا و اجرای اسناد را توصیف می کند. شما می توانید با خرید این GOST در یک فروشگاه کتاب تجاری با جزئیات بیشتری آشنا شوید و در آینده هنگام تکمیل مدارک خود از آن استفاده کنید.
اما برای برخی نکات مهممن می خواهم توجه ویژه ای داشته باشم:
- سرفصل نامه تجاری باید حاوی درخواست تجدیدنظر برای مخاطب باشد. کمی زیر شماره ثبت صادر می شود: موقعیت و نام کامل در گوشه سمت راست بالا نشان داده شده است. مخاطب. در زیر می توانید موضوع نامه را مشخص کنید. حتی پایین تر، در مرکز، استیناف ترسیم شده است. آدرس باید با استفاده از کلمات پذیرفته شده عمومی ابراز احترام کند: "عزیز"، "آقای"، "خانم" (اختصارات مجاز نیست). هدر معمولاً پررنگ است.
مثلا:
مرجع. شماره 01 از تاریخ 1391/04/20
در در. شماره 01 - RiK از 01/01/1930
به کارگردان
LLC "شاخ و سم"
بندر O.I.
«درباره دسته ای از شاخ های معیوب،
تحویل در 1 ژانویه 1930.
اوستاپ ابراهیموویچ عزیز
- معرفی. در مقدمه، باید به طور خلاصه ماهیت نامه را تعریف کنید. می توانید به طور سنتی شروع کنید: "من می خواهم توجه شما را جلب کنم ..." ، "از شما می خواهم ..." ، "در حال حاضر ..." و غیره. - اگر نامه به صورت اول شخص نوشته شده باشد.
اگر درخواست تجدیدنظر از یک شخص حقوقی باشد، روایت از شخص ثالثی است (به عنوان مثال، "شرکت ما ارائه می دهد ...").
ضمناً هم در مقدمه و هم در متن زیر حرف، ضمیر you و تمام اشکال آن (تو، تو، تو) با حرف بزرگ نوشته شود.
- نتیجه نامه خلاصه ای از آنچه نوشته شده است، و اغلب شامل یک درخواست یا پیشنهاد است. به عنوان مثال: "با در نظر گرفتن موارد فوق، از شما می خواهم ..."
- متن اصلی یک نامه تجاری به طور سنتی با این عبارت پایان می یابد: "با احترام، ..." - اگر یک آدرس خنثی در نظر گرفته شده باشد. اگر شخصاً مخاطب را می شناسید، می توانید نامه را با عبارت "با احترام، ..." پایان دهید.
مثلا:
ارادتمند شما،
میلیونر زیرزمینی (امضا) A.I. کره ایکو
سمت، نام کامل (ابتدا نام و نام خانوادگی و سپس نام خانوادگی چاپ می شود)، امضا در دست خود شما قرار می گیرد.
- نامه تجاری با اطلاعاتی در مورد فرستنده پایان می یابد که باید حاوی نام کامل او باشد. موقعیت (ترجیحاً کامل) و شماره تلفن تماس. این در صورتی ضروری است که مخاطب یا نماینده وی برای اطلاعات بیشتر با مخاطب تماس گرفته شود. همچنین می توانید مسئول (نام کامل) و شماره تماس او را نیز ذکر کنید. ضمناً فراموش نکنید که کد شهر را به همراه شماره تلفن خود ذکر کنید. مخاطب را مجبور نکنید که وقت خود را برای جستجوی این اطلاعات تلف کند.
همچنین توجه شما را به نکاتی در رابطه با ارائه خود نامه جلب می کنم. زمانی از گزینه های مختلفی برای ارائه نامه استفاده می کردم، تا قبل از استفاده NLP، اما همه اینها کم بود فایده عملی، از آنجایی که سبک نامه تجاری خود بسیار محافظه کارانه است و حروف آن است مطابقت ندارنداین سبک به سادگی از "کنترل گمرکی" که توسط منشی شرکت نمایندگی می شد فراتر نمی رفت. بنابراین، من خودداری کردم از آزمایشاتو شروع به نوشتن کرد، همانطور که سبک تجاری نیاز دارد.
به یاد داشته باشید، نامه شما باید شامل سه بخش اصلی باشد، این بخش ها عبارتند از مقدمه، استدلال و نتیجه. بسیاری از نامه نویسان بدون اینکه مخاطب را با موضوع آشنا کنند مستقیماً به سر اصل مطلب می پردازند. البته، اگر نامه به اندازه کافی طولانی باشد، ممکن است تاجر مقدمه را نخواند، اما بلافاصله سر اصل مطلب می رود. اما اگر این «ذات» برایش جالب باشد، می‌تواند به ابتدای نامه بازگردد. در پایان، باید آنچه را که می خواهید دریافت کنید، بنویسید. در نامه نباید تعابیر دوگانه وجود داشته باشد، فقط یک فکر واضح در کل نامه شما وجود داشته باشد. برای انجام این کار، خوب است ارسطو را به یاد بیاوریم، که 300 سال قبل از میلاد، منطق گزاره ها را در نظر گرفت و قوانین منطقی را بر اساس آن تدوین کرد:
- قانون هویت - یک مفهوم باید به همان معنی در جریان استدلال استفاده شود.
- قانون تضاد «خودت را در تضاد مکن» است.
- قانون وسط حذف شده - "A" یا "not-A" درست است، سومی وجود ندارد.
طبق قوانین نوشتن، بخش اصلی یک نامه تجاری باید به طور منطقی محتوای درخواست یا پیشنهاد را آشکار کند و آن را برای مخاطب قابل درک کند. تمام پاراگراف های قبلی باید به طور منطقی وارد پاراگراف بعدی شوند. در صورت لزوم حقایق و ارقام خاص را ارائه دهید. و فراموش نکنید که "اختصار خواهر استعداد است." به یاد داشته باشید که متن بیش از حد طولانی می تواند مخاطب را خسته کند، ممکن است نامه شما را کنار بگذارد و متوجه نشود که معنای پیشنهاد منحصر به فرد شما چیست.
و فقط بعد از اینکه فکر کردید نامه شما بالاخره نوشته شده است، حتما آن را از نظر غلط املایی بررسی کنید. و نقطه گذاریخطاها توالی منطقی و خوانایی کل متن را دوباره بررسی کنید (بهتر است آن را با صدای بلند بخوانید).
اگر سهوا یا با عجله اشتباهات املایی داشته باشید، باعث شرمساری خواهد شد. چگونه می توانید با شرکتی که ایمیل های دارای خطا را توزیع می کند "تجارت" کنید؟ مراقب باش!
در پایان، می خواهم بگویم که نامه شما نیز ابتدا با "لباس" خود مورد استقبال قرار می گیرد، شما باید به کیفیت کاغذی که نامه روی آن چاپ شده است، طراحی آن، و اینکه آیا نامه خود را از دست می دهد، توجه ویژه ای داشته باشید. در طول حمل و نقل شکل می دهند، اینکه آیا آنها می خواهند آن را بردارید. اگر همه چیز در این زمینه خوب باشد، یک نامه تجاری منظم، منطقی، آشکار، و به خوبی نوشته شده، مخاطب را متقاعد خواهد کرد. به مثبتتصمیم به نفع شما نامه بنویس!