L'articolo descrive in dettaglio la procedura per la redazione e la forma di tale documento, nonché le circostanze che suggeriscono la necessità della sua esecuzione. Particolare attenzione è prestata al lavoro della commissione e alle responsabilità delle persone autorizzate dall'impresa a rispettare la procedura di accettazione e trasferimento registri di lavoro e la loro conservazione nell'organizzazione per un periodo determinato.
Uno dei documenti personali più importanti è il libretto di lavoro. Da questo forma di stretta responsabilità, il controllo sul suo riempimento e sulla sicurezza è estremamente elevato. Per svolgere queste attività, il manager nomina un dipendente separato.
Se un dipendente incaricato di questo compito personale non può svolgere le sue funzioni (a causa di licenziamento o malattia), diventa necessario rilasciare al nuovo dipendente un certificato di accettazione per i documenti del personale specificati.
Come comporre un documento
Per responsabilizzare un nuovo dipendente, viene redatto un atto presso l'impresa. La creazione di questo documento consente di trasferire legalmente i casi a un nuovo dipendente, valutando inoltre la qualità del lavoro del precedente funzionario del personale. L'atto è preparato da una commissione speciale composto da dipendenti in possesso delle qualifiche richieste. Composizione – almeno due persone. Per l'approvazione della commissione viene emesso un ordine appropriato, approvato personalmente dal capo.
L'ordinanza registra le seguenti informazioni:
- norme per la formazione della commissione, la sua composizione numerica e personale;
- regole per la raccolta delle informazioni, che riflettono i risultati del lavoro della commissione.
La commissione deve verificare la correttezza della compilazione dei libri di lavoro, della tenuta dei giornali e dei libri contabili. Solo dopo aver effettuato un'ispezione i casi vengono trasferiti a un nuovo dipendente.
Perché il certificato di cessione e accettazione non ha una forma unificata, le organizzazioni hanno il diritto di svilupparlo a propria discrezione. Si consiglia di registrare il modulo nella propria politica contabile in modo che, se si verifica una situazione simile, non è necessario creare nuovamente il documento.
È preferibile redigere il documento su carta intestata dell’organizzazione.
I requisiti per il contenuto dell'atto sono gli stessi per le organizzazioni di ogni forma di proprietà. Devono essere incluse le seguenti informazioni:
- dettagli dell'organizzazione;
- data e luogo di creazione dell'atto;
- NOME E COGNOME. e posizioni dei soggetti che partecipano al processo di trasferimento e accettazione;
- elenco dei membri della commissione;
- informazioni sull'esito del controllo.
Se le informazioni sono numerose è possibile compilare più pagine. Tutti i fogli sono cuciti con un filo duro. CON rovescio Sul dispositivo di fissaggio sono apposti il sigillo dell'organizzazione e la firma di una persona autorizzata, inoltre sono indicati la data attuale e il numero di fogli.
Per dare valore legale al documento, è importante che ogni membro della commissione vi apponi la propria firma. Al termine dei lavori della commissione, l’atto finito viene inviato agli archivi dell’organizzazione fino a quando richiesto.
Esempio di redazione competente di un atto
Tutte le informazioni sui libri di lavoro vengono solitamente raccolte in una tabella.
Le colonne indicano:
- NOME E COGNOME. proprietario.
- Numero di serie e documento.
- Disponibilità di inserti.
- Appunti.
L'intestazione dice:
- Dettagli dell'organizzazione.
- Data di creazione.
- Numero di serie.
- Approvazione del visto del direttore.
Di seguito è indicata la tabella numero totale documenti in esso contenuti.
Se vengono inviati ulteriori moduli vuoti, viene compilata una seconda tabella con il loro elenco e descrizione.
L'atto si conclude con le firme di conferma dei membri della commissione. Accanto è scritta la posizione del dipendente e la trascrizione della firma.
Doveri e responsabilità di una persona autorizzata
Poiché i libri di lavoro contengono informazioni sull’anzianità di servizio del dipendente, il controllo sul loro completamento aumenta. Secondo le norme legislazione attuale Il datore di lavoro ne ha la piena responsabilità.
Per una corretta contabilità, il datore di lavoro può affidare gli affari a un dipendente separato con le qualifiche necessarie.
Le sue responsabilità sono indicate in descrizione del lavoro. Per responsabilizzare questo dipendente viene emesso un ordine.
Il documento è redatto su carta intestata dell’organizzazione e contiene le seguenti informazioni:
- scopo della creazione;
- posizione di dipendente investito di autorità;
- la posizione di un dipendente che svolgerà le funzioni della persona responsabile in sua assenza.
L'ordinanza impone alla persona un elenco di responsabilità:
- tenere correttamente le registrazioni del lavoro (assunzioni, licenziamenti, provvedimenti disciplinari, premi, correzione di errori);
- effettuare la contabilità nel registro delle spese e delle ricevute dei moduli contabili e nel libro contabile;
- essere responsabile della sicurezza dei libri.
Lavorare con il personale impone una certa responsabilità. Il datore di lavoro ha il diritto di nomina sanzioni disciplinari in caso di errori. Tale situazione è formalizzata con ordinanza. A seconda dell’entità dell’errore commesso si applicano le seguenti sanzioni:
- osservazione verbale;
- un rimprovero inserito in un fascicolo personale;
- licenziamento;
- risarcimento del danno materiale.
Un dipendente ha il diritto di ricorrere in appello contro una sanzione disciplinare se ha motivo di non accettarla. L'ispettorato del lavoro o il tribunale si occupano della risoluzione delle controversie in appello.
In alcuni casi, se le descrizioni del lavoro non vengono seguite, il dipendente potrebbe dover affrontare una responsabilità finanziaria:
- in caso di consegna prematura di un libro a un dipendente (se ciò ha costituito un ostacolo all'occupazione nuovo lavoro, in relazione alla quale il dipendente ha subito perdite finanziarie);
- se il motivo del licenziamento è compilato in modo errato, il che impedisce al dipendente di ottenere un nuovo lavoro - in questo caso, il dipendente licenziato ha il diritto di chiedere in tribunale il risarcimento del danno morale.
In casi estremamente rari, può verificarsi responsabilità penale:
- se il datore di lavoro ha violato i diritti del dipendente fornendogli informazioni consapevolmente false - in questo caso, il tribunale obbligherà l'organizzazione a pagare una multa o priverà il funzionario dei suoi poteri per un periodo da due a cinque anni;
- l'inserimento di dati falsi nei documenti comporta una responsabilità sotto forma di multa, lavoro correzionale o reclusione;
- danneggiamento di documenti, furto per guadagno personale - multe o lavoro correzionale.
Le questioni relative all'affidabilità delle informazioni nel libretto di lavoro e al controllo sulla manutenzione di questi documenti del personale sono discusse nel seguente video informativo.
Come puoi vedere, per svolgere le funzioni di conservazione dei registri di lavoro, il dipendente deve essere estremamente attento. Ecco perché aumento costante qualifiche nel loro campo, un'attenta istruzione della persona nominata impedirà l'insorgere di situazioni controverse tra i dipendenti e la direzione dell'organizzazione.
Secondo Leggi russe, i libri di lavoro appartengono a moduli di segnalazione rigorosi. La conservazione di questi documenti è effettuata da un dipendente nominato per ordine del responsabile. Non puoi semplicemente prendere il tuo lavoro e regalarlo. Esiste un atto speciale di accettazione e trasferimento dei libri di lavoro, di cui verrà preso in considerazione un campione.
Quadro legislativo
Viene determinata la procedura per la registrazione dei documenti di lavoro e la loro archiviazione norme legislative, in particolare, con decreto del governo della Federazione Russa 225. Qui viene approvato il modulo del libro di lavoro, nonché le istruzioni per la sua compilazione.
Inoltre, il documento specifica le regole per il controllo della circolazione dei lavoratori. Il dipendente è tenuto a conservare registrazioni quali:
- Libro di contabilità del lavoro e relativi inserti.
- Moduli per il registro delle entrate e delle spese.
L'ultimo giornale viene creato per registrare i nuovi moduli acquistati in base all'ordine di cassa. E il libro contabile tiene traccia dello spostamento della documentazione per l'assunzione e il licenziamento dei dipendenti.
Perché è necessario?
Come già accennato, la responsabilità della tenuta dei giornali è affidata a un dipendente autorizzato nominato con apposito ordine dell'organizzazione. Ma può succedere che questo dipendente si ammali, vada in ferie o che l'azienda venga riorganizzata attraverso una fusione. Di conseguenza, la gestione del lavoro sarà affidata a terzi. E in questo caso non sarà sufficiente redigere semplicemente un ordine per lo svolgimento temporaneo delle funzioni delle risorse umane. Sarà necessario creare un atto di accettazione e trasferimento dei libri di lavoro e dei relativi inserti.
In queste circostanze, tutte le parti sono interessate all’affidabilità dei dati trasmessi. Secondo l'ordinanza sull'organizzazione, le persone che trasmettono e ricevono sono responsabili della sicurezza dei documenti e viene imposta la responsabilità amministrativa per conservazione e manutenzione improprie.
È per questo motivo che le parti devono verificare attentamente il numero dei documenti di lavoro e i loro inserti con le registrazioni effettuate nel giornale.
Arredamento
Poiché la legge non disciplina la forma specifica di trasferimento del lavoro da un dipendente all'altro, l'atto di accettazione e trasferimento dei libri di lavoro (un esempio sarà presentato di seguito) può essere redatto in qualsiasi forma, ma con l'indicazione dettagliata di Tutti i dati.
Se è necessario trasferire documenti del personale a un'organizzazione per ordine, viene creata un'apposita commissione, che si occuperà dei casi e controllerà tutti i dati indicati nei registri.
La commissione è composta dai seguenti dipendenti:
- Responsabile del dipartimento risorse umane.
- Avvocato.
- Vicedirettore.
- Dipendente delle risorse umane che consegna i casi.
- Dipendente delle risorse umane che riceve i casi.
Compilazione
L'atto di accettazione e trasferimento del lavoro, sebbene non abbia forme stabilite, deve tenere conto di una serie di condizioni imperative. Diamo uno sguardo più da vicino al contenuto e alla forma del documento. L'atto deve contenere le seguenti informazioni:
- dettagli dell'organizzazione e titolo del documento;
- data di formazione del documento e ubicazione dell'organizzazione;
- numero di serie del documento;
- i dettagli di ciascun dipendente il cui libro di lavoro è conservato nel dipartimento del personale, deve essere inoltre indicata la posizione di ciascun dipendente;
- serie e numero del libretto di lavoro, nonché l'inserto se esistente;
- la data in cui il dipendente ha iniziato a lavorare o ha rilasciato un libro di lavoro;
- note relative alle informazioni sul documento (ad esempio, mancanza di domanda dopo la risoluzione del contratto di lavoro).
Di seguito è riportato un riepilogo dei dati: quanti libri di lavoro e relativi inserti sono registrati. Successivamente viene compilata un'altra tabella in cui vengono visualizzate le informazioni sui moduli di lavoro non utilizzati, nonché gli inserti acquistati in caso di smarrimento o danneggiamento dei documenti.
In conclusione, si afferma il fatto del trasferimento sia dei libri di lavoro e degli inserti, sia delle riviste stesse: lo spostamento dei documenti elencati e la loro contabilità.
Firme
Una volta completato l'atto sui documenti trasferiti, deve essere firmato da tutti i rappresentanti della commissione presenti durante l'inventario dei documenti. I membri della commissione confermano così il loro accordo sulla presenza di tutti i lavoratori nell'impresa.
Inoltre, l'atto di accettazione e trasferimento dei libri di lavoro (un campione è stato presentato in precedenza) deve essere firmato dai dipendenti che trasferiscono e accettano i documenti. Le loro firme compaiono nella colonna “ceduto-accettato”, indicando così la revoca e il trasferimento dei relativi poteri.
I dipendenti i cui documenti vengono inventariati non firmano.
La forma dell'atto, ovviamente, è solo scritta. Aiuterà ad evitare possibili ulteriori domande e situazioni ambigue. Ancora più importante, questo atto solleverà i dipendenti dalla possibile responsabilità per la conservazione errata dei documenti del personale.
Se il dipendente incaricato della tenuta, registrazione e archiviazione dei libri di lavoro cambia o si allontana, allora sarà necessario redigere un atto di accettazione e trasferimento. In questo articolo vedremo come farlo correttamente e forniremo anche un esempio di tale documento.
In quali casi è necessario un atto di accettazione e trasferimento dei libri di lavoro?
I libri di lavoro, così come gli inserti in essi contenuti, sono documenti di rigorosa responsabilità. Questi documenti contengono dati personali dei dipendenti, nonché informazioni sui periodi di tempo dei loro dipendenti attività lavorativa da questo o da un altro datore di lavoro. Sulla base dei dati specificati nel rapporto di lavoro, al cittadino viene assegnata una pensione. A questo proposito, la registrazione e l'archiviazione dei registri di lavoro devono avvenire in conformità con i requisiti speciali stabiliti dalle "Regole per la tenuta e l'archiviazione dei registri di lavoro" (di seguito denominate Regole).
Queste Regole registrano moduli di lavoro, libri completati e relativi inserti in riviste speciali:
- Ricevute e note spese per la contabilità dei moduli del libro di lavoro, nonché i relativi inserti.
- Un libro per registrare il movimento dei libri di lavoro, nonché i relativi inserti.
La persona responsabile dei libri di lavoro (contabilità, manutenzione e archiviazione) è un dipendente nominato per ordine del direttore. In caso di cambiamento del responsabile, sarà necessario redigere un documento quale atto di accettazione e trasferimento dei libri di lavoro. Questo atto confermerà il fatto che un dipendente ha formalizzato il trasferimento dei documenti specificati a un altro. Allo stesso tempo, il secondo dipendente ha ricevuto questi documenti nel volume specificato e nella forma corretta.
Importante! Quando si verifica un cambiamento nella persona responsabile della tenuta e dell'archiviazione dei registri di lavoro, il trasferimento dei documenti del personale viene effettuato secondo il certificato di accettazione.
La procedura per l'accettazione dei documenti in base all'atto di accettazione e trasferimento dei libri di lavoro
Affinché questi documenti vengano trasferiti correttamente secondo il certificato di accettazione, è necessario seguire una determinata procedura:
| Procedura | Descrizione dettagliata |
| Effettuare un ordine | Prima di tutto, è necessario accertarsi di chi sia esattamente la persona responsabile. In questo caso l'ordine dovrà essere comunque emesso, anche se la descrizione del lavoro prevede l'obbligo di lavorare con libri di lavoro (inserti di libri di lavoro). |
| Controllo della posizione di archiviazione dei libri di lavoro e dei relativi inserti | A tal fine, il datore di lavoro deve fornire un'apposita cassaforte o un armadio ignifugo. |
| Controllo delle informazioni specificate nel certificato di accettazione del lavoro | Il numero dei dipendenti indicato nell'atto deve corrispondere all'elenco dei dipendenti della società. Successivamente vengono conteggiati i moduli trasferiti ai sensi della legge. È necessario rivedere i libri di lavoro completati inviati. Allo stesso tempo, viene verificato se tutte le informazioni rilevanti sono incluse in questo documento. |
Importante! Nella forma dell'atto di accettazione e trasferimento del lavoro c'è una colonna "Nota". IN questa colonna vengono inseriti tutti quei commenti scoperti durante il trasferimento dei documenti ai sensi del certificato di accettazione del lavoro. Ad esempio, se viene rilevata un'errata registrazione dei record, oppure se vengono rilevati danni, nonché se mancano uno o più libri.
Regole per la redazione dell'atto di accettazione e trasferimento dei libri di lavoro
La legislazione non stabilisce requisiti e regole speciali per la redazione di tale documento come atto di trasferimento del lavoro. Tuttavia, il datore di lavoro ha il diritto di sviluppare queste regole in modo indipendente e quindi di approvarle nei documenti interni dell’azienda. Ciò può essere registrato nel Regolamento sul lavoro d'ufficio o nel Regolamento sui servizi del personale. Se l'azienda del datore di lavoro è molto grande e conta un gran numero di dipendenti, potrebbe essere necessario creare una commissione speciale. Quindi il Regolamento dovrebbe prevedere quanto segue:
- La procedura per creare una commissione che partecipa alla verifica e al trasferimento dei documenti. Viene determinata anche la composizione di tale commissione.
- La procedura operativa della commissione creata. In questo caso, viene determinata la procedura per la riconciliazione dei documenti, nonché la forma del certificato di accettazione, la forma di questo documento e un campione per la compilazione di questo documento.
Come redigere un atto di accettazione del trasferimento dei libri di lavoro
L'atto di trasferimento del lavoro viene solitamente redatto sotto forma di una tabella in cui vengono inserite le seguenti informazioni:
- Informazioni sul proprietario del libro di lavoro (nome completo del dipendente).
- Tipo di modulo (manodopera o inserto per esso).
- Numero di serie e di opera.
Quando si trasferisce la manodopera, questa tabella indica le informazioni sui documenti (il loro numero e serie). Sotto la tabella è indicato il numero totale di documenti di un tipo. Dopo il completamento, l'atto viene certificato dalla persona che ha consegnato i libri ai sensi del presente documento e dalla persona che li ha accettati ai sensi del presente atto. Prima delle firme viene indicata la posizione di chi firma il documento, nonché la trascrizione della sua firma.
Importante! In caso di smarrimento dei libri sarà noioso redigere un verbale separato. Indicherà i motivi della mancanza di documenti di lavoro. Questo atto è completato dalla persona che trasferisce i documenti ai sensi della legge.
Risposte a domande comuni
Domanda: Un dipendente ha bisogno di un libretto di pensione da presentare alla Cassa pensione. Come consegnargli correttamente un libro? Devo redigere un certificato di cessione e accettazione o dovrò redigere un altro documento?
Conclusione
Pertanto, il trasferimento di documenti come libri di lavoro, nonché i relativi inserti, deve essere accompagnato dalla preparazione di un documento speciale. Questo documento è l'atto di accettazione e trasferimento dei libri di lavoro. Secondo questo documento, un dipendente (la persona sollevata dalla responsabilità dei libri di lavoro) trasferisce i documenti del personale a un altro (la persona nominata responsabile dei libri di lavoro).
Il libro di lavoro contiene informazioni sul dipendente, sul lavoro svolto, sul trasferimento a un altro lavoro a tempo indeterminato e sul licenziamento, nonché sui motivi di risoluzione del contratto di lavoro e informazioni sui premi per il successo nel lavoro (parte 4 dell'articolo 66 del Codice del lavoro della Federazione Russa, comma 4 del Regolamento, approvato con decreto governativo del 16 aprile 2003 n. 225).
Quando inizia un lavoro, il dipendente deve consegnare il libro di lavoro al suo datore di lavoro (parte 1 dell'articolo 65 del Codice del lavoro della Federazione Russa). E il datore di lavoro sarà responsabile della sua sicurezza in futuro. Certamente se contratto di lavoro viene concluso per la prima volta, il libro di lavoro viene creato dal datore di lavoro stesso. Inoltre, il libretto di lavoro non viene presentato se il dipendente ottiene un lavoro part-time.
E in quali casi viene redatto un atto di accettazione e trasferimento dei libri di lavoro e in quale forma, ve lo diremo nella nostra consultazione. Una forma approssimativa dell'atto di accettazione e trasferimento dei libri di lavoro (modulo) può essere scaricata dal collegamento riportato alla fine del nostro materiale.
Ricezione e trasmissione dei libri di lavoro
Inizialmente, l'accettazione e il trasferimento dei libri di lavoro avviene quando un dipendente viene assunto. E se lo si desidera, l'atto di trasferimento del libro dal dipendente al datore di lavoro può essere redatto già in questa fase. Tuttavia, la legge non lo richiede e in pratica un atto del genere di solito non viene redatto.
Dopo aver trasferito il libro di lavoro al datore di lavoro, è responsabile dell'organizzazione del lavoro di manutenzione, archiviazione, registrazione ed emissione dei libri di lavoro e degli inserti in essi contenuti. Il datore di lavoro nomina la persona direttamente responsabile dei libri di lavoro del dipendente mediante ordine (istruzione) (clausola 45 del Regolamento, approvato con decreto governativo n. 225 del 16 aprile 2003). Abbiamo descritto come redigere tale ordine in un articolo separato.
Il trasferimento dei libri di lavoro dei lavoratori a questo responsabile può essere effettuato secondo un certificato di accettazione redatto in qualsiasi forma. Sarà necessario un atto anche nel caso in cui, a causa di un cambiamento del responsabile dei libri di lavoro, questi vengano trasferiti da un dipendente a un altro.
L'atto, solitamente redatto su carta intestata dell'organizzazione, indica le persone tra le quali vengono trasferiti i libri di lavoro (i loro nomi completi, posizioni) e fornisce un elenco dei libri di lavoro trasferiti (indicando i loro proprietari e numeri, vengono aggiunte note se necessario) . L'atto deve indicare la data del trasferimento e l'atto stesso deve essere certificato dalle firme della persona che ha consegnato i libri di lavoro e del dipendente che li ha accettati.
Per l'atto di accettazione e trasferimento dei libri di lavoro, forniremo un esempio di come compilarlo. Una forma approssimativa dell'atto di accettazione e trasferimento dei libri di lavoro (campione) può essere scaricata dal link sottostante.
È necessario redigere un atto di accettazione e trasferimento del libro di lavoro al dipendente? Ricordiamo che per registrare i libri di lavoro, il datore di lavoro deve tenere un registro che registri lo spostamento dei libri di lavoro e li inserisca (clausola 40 del Regolamento, approvato con risoluzione governativa n. 225 del 16 aprile 2003). La forma di tale libro è approvata dalla Risoluzione del Ministero del Lavoro del 10 ottobre 2003 n. 69. E quando un dipendente viene licenziato, questo libro indica la data di emissione del libro di lavoro e appone anche la firma del dipendente. Ciò confermerà che il libro di lavoro è stato rilasciato al dipendente. Non è necessario redigere un atto di accettazione e trasferimento del libro di lavoro.
Se il dipendente non ha ritirato personalmente il libro, ma lo ha scritto, anche l'atto non è necessario. La conferma del trasferimento del libro di lavoro al dipendente sarà una ricevuta postale con l'elenco del contenuto.
C'è solo un caso in cui al dipendente non in dimissione viene consegnato il libretto di lavoro originale. Nel caso in cui il dipendente ne avesse bisogno ai fini dell'assicurazione sociale obbligatoria (sicurezza) (ad esempio, per assegnare una pensione) (Articolo 62 del Codice del lavoro della Federazione Russa). In questo caso, il libro di lavoro viene rilasciato al dipendente sulla base del suo. E poi dovrai redigere un atto di accettazione e trasferimento del libro dal datore di lavoro al dipendente secondo il modello sopra riportato. E quando restituisci il libro di lavoro, redige un atto inverso.