Günümüzde neredeyse herkes interneti aktif olarak kullanıyor. Ancak ticari yazışmalar alakalı ve önemli olmaktan çıkmadı. Basitçe diğer medyaya aktarıldı. Yayın, bir iş mektubunun nasıl oluşturulacağını ve biçimlendirileceğini söyleyecektir.
Bir iş mesajı ne içerebilir?
İş yazışmaları her şeyden önce çalışanlar ve iş ortakları ile her türlü görüş ve öneri alışverişinde bulunma olanağı sağlar. Mektup, şirketler arasındaki yanlış anlamaları ortadan kaldırmak için talepler, iddialar ve diğer düşünceleri içerebilir. Genel olarak, iş yazışmaları bir tür resmi yazışmadır.
Diğer harflerden farklılıklar
Temel farklılıklar aşağıdaki gibi özetlenebilir.
- Sunum stili.
- Bağlılığın varlığı.
- Güçlü bir duygu ifadesi olmayan kelime dağarcığı.
- Kural olarak, mektup birden fazla sayfa almaz.
- Metin boyunca yazı tipi aynıdır (küçük ve büyük değildir).
- Genellikle kuruluşun resmi antetli kağıdına yazılır.
İş mektubu türleri
Cevaplanması gereken mektuplar:
- Rica etmek.
- Dilekçe.
- Gereklilik.
- Teklif.
- Çekici.
Yanıt gerektirmeyen mektuplar:
- bilgilendirici.
- bildiriyor.
- Eşlik eden.
- Garanti.
- Uyarı.
- Hatırlatma.
Ticari mektuplar. Genellikle sözleşme süresi boyunca veya bir anlaşma yapmak için ihtiyaç duyulurlar:
- Rica etmek.
- Bir talebe yanıt.
- Hatırlatma.
- İddia.
- Teklif. Bu, bir sözleşme yapmak veya bir anlaşma yapmak için bir tekliftir.
- Yükümlülüklerin yerine getirilmesi gerektiğine dair uyarı, sözleşmelerin feshi vb.
Ticari olmayan mektuplar:
- Davet.
- Bir şey hakkında bilgi.
- Minnettarlık ifadesi.
- tavsiyeler
- Rica etmek.
- Talimatlar.
- Ön yazı.
- Bir başsağlığı ifadesi.
- Herhangi bir vesileyle tebrikler.
- Teminat mektubu.
- Malların alındığına dair onay, hizmetlerin sağlanması vb.
İş mektuplarının yapıya göre sınıflandırılması:
- Kesin bir kalıba göre derlenmiştir.
- Serbest formda yazılmıştır.
Muhatabına göre türleri:
- Normal. Bir muhataba gönderildi.
- Toplu. Bir kişiye, ancak birkaç kişiden gönderildi.
- Dairesel. Birden çok alıcıya gönderildi.
Mektubun şekli aşağıdaki gibidir:
- Normal posta zarflarında gönderilir.
- Şahsen teslim edildi.
- faks olarak gönderildi.
- E-posta ile gönderildi.
Gördüğünüz gibi, bir iş mesajı farklı şekillerde ve farklı amaçlarla çerçevelenebilir. Ancak bazı durumlarda etik nedenlerle bilgisayarda değil elle yazılması gerektiğini belirtmekte fayda var. Bu tebrikler ve taziyeler için geçerlidir.
Bir mektubun bölümleri
İyi bir iş mektubu her zaman birkaç bölüme ayrılmıştır. Bu giriş, ana ve son. Ve mantıksal olarak birbirleriyle bağlantılıdırlar.
Kural olarak giriş bölümü, mektubun yazılmasına neden olan koşullar hakkında bilgi içerir. Ana metin, içeriğin kendisidir, mesajın özüdür. Son bölümde, ret, rıza, istek vb. ifade edebilen sonuçları özetlerler.
Yazma ilkeleri
Herhangi bir iş mesajı bu şekilde yazılmalıdır.
- tarafsız olarak.
- Adresli (yani, belirli bir kişiye yönelik).
- savundu.
- Güvenilir.
- En eksiksiz.
- Metindeki tüm bilgiler yazıldığı tarihte güncel olmalıdır.
Stilistik özellikler
Bir iş mektubu yazmanın kuralları, katı bir stile bağlı kalmanın gerekli olduğunu belirtir. Yalnızca resmi belgeler için tipik olan konuşma araçlarını kullanmak gerekir. Yani resmi bir iş tarzı uygun olacaktır. Dil aşağıdaki özelliklere sahip olmalıdır.
- Resmiyet.
- Sağlanan bilgilerin doğruluğu.
- nesnellik.
- yapılandırılmış.
- Bilgilendirici ama özlü.
Konunun özü, fiiller üzerinde durularak basit kısa cümlelerle ifade edilmelidir. Metni sıfatlarla aşırı yüklemeye, muhatabın anlamayabileceği az bilinen ve oldukça özel terimler kullanmaya gerek yoktur. Bu sadece olumsuzluğa ve reddedilmeye neden olur. Basit, anlaşılır kelimelerle açıklamaya çalışmak daha iyidir, daha fazla gerçek ve özellikler. İş tarzı, bilgilendirici olmayan ve "sulu" metinlerin varlığına izin vermez.
Son kısım gereksiz ve uzun konuşmalarla özetlenmemelidir. Ayrıca mantıksız ve tutarsız öneriler de işe yaramayacaktır. Bu nedenle, zarf ve katılımcı ifadeler en iyi şekilde hariç tutulur. Her paragrafta yalnızca belirli bir düşünce bulunmalıdır. Metni tamamladıktan sonra, mektubu yüksek sesle okuyarak birkaç kez hata olup olmadığını kontrol etmek daha iyidir.
Form Gereksinimleri
Bir iş mektubunun kurallarına göre, şirketin antetli kağıdına yazılması daha iyidir. Aşağıdaki ana gereksinimlere sahiptir.
- İşletme devlete aitse, formun ortasına Rusya Federasyonu Arması'nı eklemeniz gerekir.
- Mektup, A4 formatında bir sayfaya yerleştirilmelidir.
- Soldaki alanı boş bırakın (en az 3 santimetre). Bu gereklidir, çünkü bir süre sonra materyaller diğer belgelerle birlikte dosyalanacaktır.
- En uygun yazı tipi standart "Times New Roman", boyut 12 ve satır aralığı 1,5-2'dir. En iyi okurken anlaşılır.
- Mektubun başlığında kuruluşun adını, gerçek ve yasal adresini, telefon numarasını ve e-posta adresini belirtmeniz gerekir.
Tasarım özellikleri
Bir iş mektubunun tasarımı birkaç sayfa sürdüyse, ikinciden başlayarak numaralandırmanız gerekir. Bunun için Arap rakamlarının kullanılması tavsiye edilir. Numaraların yanına nokta konulmasına gerek yoktur.
Mektup paragraflara ve gerekirse alt başlıklara bölünmelidir. Metin, zayıf bir şekilde algılanacağı için sürekli bir akış gibi görünmemelidir. Paragraflar, diğer düşüncelerin nerede bitip nerede başladığını gösterecektir.
Yazım hataları, silmeler ve herhangi bir düzeltmenin ticari yazışmalar için kabul edilemez olduğuna dikkat etmek önemlidir. Rakibin cehaletine ve anlamsızlığına tanıklık edecekler.
Kullanılan ayrıntılar
Mektup genellikle aşağıdaki bilgileri içerir.
- Sadece kısaltma değil, şirketin tam adı.
- Telefon numarası, faks numarası, banka hesabı ve e-posta.
- muhatap. Ayrıca, şirketin adı datif durumda kullanılmalıdır. Soyadı ve pozisyonu belirtmeniz gerekiyorsa, kullanmanız önerilir. datif. Alıcının bir rütbesi varsa veya akademik derece, o zaman kişinin adından önce belirtilmelidir.
Her özelliğin büyük harfle ve yeni bir satıra yazılması gerektiğine dikkat etmek önemlidir.
Bir iş mektubundaki referanslar
Resmi bir iletişim her zaman nötr bir tonda olmalıdır. Muhataplara yapılan itirazlar aynı şekle sahip olmalıdır. "İyi günler" gibi ifadeler uygunsuz olur. Merhaba demek istiyorsanız resmi bir "Merhaba" kullanmak daha iyidir. Ancak en yetkin seçenek, isme ve soyadına göre temyiz olarak kabul edilir. Ve muhatapla tanışmanın ne kadar sürdüğü önemli değil. Bir mektupta ismin kısa biçimini kullanamazsınız (örneğin, Petya, Anya vb.).
Kişilerarası bir mesafeyi korumak, yaşı daha büyük veya daha yüksek bir kişiye saygı göstermek için "size" hitap etmek yardımcı olacaktır. Bununla birlikte, bazı şirketlerde, aksine, bir mektupta bile iletişim kurarken “sizi” kullanmanın adetten olduğunu belirtmekte fayda var.
"Sevgili Efendim" unvanının, bu kişinin adının müteakip belirtilmesi olmadan kullanılamayacağını belirtmekte fayda var. "Bay", "Bayan" kısaltmalarından da kaçınılmalıdır. Bir grup insana hitap etmeniz gerekiyorsa, isimlerin belirtilmemesine izin verilir. O zaman kısaca şöyle yazabilirsiniz: "Sayın Baylar!" Kurallara göre isimle hitap ettikten sonra mutlaka ünlem işareti koymalısınız. Örneğin, bir iş mektubundaki benzer bir ifade şuna benzer: "Sevgili Alexander Sergeevich!"
Son bölümde, kullanabilirsiniz Çeşitli seçenekler. "İLE En içten dileklerimle”, “Saygılarımla”, “İşbirliği yapmak ümidiyle” vb. Burada itirazlar resmi ama dostça olmalıdır.
Son bölümü yapmak
Mektubu doğru bitirmek de çok önemlidir. Son bölümde, daha önce söylenenleri özetlemeniz gerekiyor. Ancak, sonuçları 10 cümle için uzatmayın. Bir iş tarzında kısa ve özlüğe değer verildiği unutulmamalıdır. Kendini sınırlamak daha iyidir basit ifadeler. Örneğin, iş yazışmalarının son bölümünde uygun olan birkaç yapı verilecektir. İş mektupları mümkün olduğunca doğru ve kibar bir şekilde doldurulmalıdır.
- Yardımınız veya ilginiz için teşekkürler. "Şunun için teşekkür etmeme izin ver..." "Teşekkür ederim!"
- Bir şeyde muhatabın güvencesi. "Sizinle çalışmayı çok isteriz."
- Gelecek için bir umut ifadesi. "Sizden en kısa sürede haber almayı umuyoruz."
- Bir şey istemek. "Sonuçları bildirirseniz minnettar oluruz."
- Sebep olunan herhangi bir rahatsızlık için özür dileriz. "Ödemedeki gecikme için özür dileriz."
muhatap nasıl veda edilir
Yazışmanın iş olmasına rağmen, bir iş mektubunda farklı şekillerde veda edebilirsiniz. Bunu yapmak için sözde kapanış cümlelerini kullanın.
Aşağıdaki seçenekler örnektir:
- Saygılarımla.
- Samimi olarak.
- En içten dileklerimle.
- Çalışmalarınızda başarılar dilerim.
- İşbirliğine devam etmeyi umuyoruz.
- Hizmet etmekten mutlu olduk.
Başka seçenekler olabilir. Burada son ifadenin seçimi tamamen bir zevk meselesidir.
İmzalama
Sayfanın en altına gönderen imzasını atmalıdır. Ancak belgenin resmi bir görünüme sahip olması için bunu doğru yapmak son derece önemlidir.
İmza atmak için pozisyon, baş harfleri, soyadı ve karşıtını belirtmek gerekir. Ek olarak, iletişim bilgilerini (kişisel e-posta adresi veya telefon numarası) belirtebilirsiniz. Bu, alıcıya iletişim ve işbirliği yapma isteğini gösterecektir.
Arıza Özellikleri
Bir şeyi reddetmeniz gerekirse, nasıl iş mektubu yazılacağını bilmek de önemlidir. Sonuçta, örtülü bir olumsuzluk veya ret bile gözden kaçmayacak ve hoş olmayan sonuçlara yol açacaktır. Bundan sonra, kendine karşı olumlu ya da en azından tarafsız bir tavra güvenmek mümkün olmayacaktır. Bir mektup yazarken duygulara yenik düşmenize gerek yok. Muhatap çok sinir bozucu olsa bile kendinizi sınırlar içinde tutmanız daha iyidir. Reddetme mektupları, mesajın tonuna özellikle dikkat edilerek her zaman birkaç kez tekrar okunmalıdır.
Mesaj, hangi biçimde ifade edilirse edilsin kategorik bir "hayır" ile başlamamalıdır. Aksi takdirde alıcı, ilgisiz olduğu ve önemli olmadığı izlenimini edinecektir. İlk olarak, uydurma olmayan ikna edici açıklamalar yapmak daha iyidir. Reddetme nedenleri kısaca sıralandığında, gerçeği belirtmeye sorunsuz bir şekilde geçebilirsiniz. Aynı zamanda bir iş mektubu görgü kurallarına göre aşağıdaki üslup türünün kullanılması tavsiye edilir.
- Maalesef isteğinizi yerine getiremiyoruz.
- Gerçekten üzgünüz, ancak teklifinizi reddetmek zorundayız.
- Çok üzgünüz, ancak aşağıdaki nedenlerden dolayı talebinizi yerine getiremiyoruz.
İdeal olarak, mektubun başında muhatabın talebini kısaca belirtmelisiniz. Böylece, teklifiyle gerçekten tanıştıklarını anlayacak ve kesinlikle takdir edecektir.
Bir e-posta oluşturmanın özellikleri
Günümüzde insanlar, e-posta ile gönderilmesi gerekiyorsa bir iş mektubunun nasıl yazıldığıyla giderek daha fazla ilgileniyor. Bu tür yazışmalar için, daha önce bahsedilen tüm aynı kurallar geçerlidir. Ancak, elektronik iş mesajlarının kendine has özellikleri vardır.
- Giriş sağlam ve yeterli olmalıdır. Örneğin, [e-posta korumalı] kötü bir seçenek [e-posta korumalı]- iyi.
- "Konu" alanını doldurmak her zaman önemlidir. Mesajın ne hakkında olacağını netleştirecektir. Mektup bir yabancıya yönelikse, başlık ilginç olmalıdır. Ancak aşırıya kaçmamak önemlidir. "Az önce benzersiz teklif", "Acil" gibi konular yalnızca reddedilmeye neden olur. Başlık, mesajın özünü içine alacak şekilde 3-5 kelimeden oluşmalıdır.
- yazışma ile ise Bir yabancı, o zaman önce ona onu nasıl öğrendiklerini ve şirketin ne yaptığını anlatmalısın. Böyle bir giriş olmadan, mesaj spam olarak değerlendirilebilir ve hemen silinebilir.
- Metindeki önemli noktalar en iyi şekilde kalın harflerle vurgulanmıştır. Bu durumda farklı renklerin kullanılması kabul edilemez.
- Bir iş e-postasında büyük harf kullanılmamalıdır. Alt başlıklar ve konu başlığı dahi büyük harflerle yazılmamalıdır. Aynısı yinelenen noktalama işaretleri için de geçerlidir.
- Metni, aralarında boş bir satır bırakarak paragraflara bölmek daha iyidir.
- Mesaj ne kadar kısa olursa, o kadar hızlı yanıt verirler.
- İmza gereklidir. Genellikle e-postalarda birkaç satırdan oluşur, gönderenin adı ve konumu, şirket adı, telefon numarası ve web sitesi adresini içerir.
- Metin dosyaları ve resimler mektuba eklenebilir. Çok uygun, çünkü Ek materyaller, yorumlar, açıklamalar ve ayrıntılı açıklamalar özünden uzaklaştırır. Bu nedenle, bunları mektubun metnine değil, ekli dosyalara yerleştirmek daha iyidir.
- İş yazışmaları uzun süredir devam ediyorsa ve sıcak bir güven ilişkisi kurulmuşsa, e-postada ifadelerin kullanımına izin verilir. Biraz "canlanmaya" ve iletişimi etkisiz hale getirmeye yardımcı olacaklar. Ancak kötüye kullanılmamalıdırlar ve kağıt mektuplarda genellikle kabul edilemezler.
Bir mektup yazmak için talimatlar
Bir iş mektubu yazmak birkaç aşamaya ayrılabilir.
1. Öncelikle muhatabı belirtmeniz gerekir. Bunun için formun sağ üst köşesine alıcının adının baş harflerini, soyadını ve konumunu yazmanız gerekmektedir. Muhatap bir kuruluş ise, yasal adresi belirtilmelidir.
2. Alıcıya başvurun. Formun ortasına daha alçak yerleştirilmelidir. Hangi ifadelerin kullanılabileceği zaten söylendi. Genellikle itiraz şöyle görünür: "Sevgili Igor Petrovich!"
3. Amaç beyanı. Aşağıda, yeni bir satırda, temyiz nedenlerini belirterek ana düşünceleri, tüm noktayı yazmanız gerekir. Bazı problemlerden bahsediyorsak, onu çözmek için seçenekler sunmaya değer. Bu bir işbirliği teklifiyse, bunun nasıl olacağını açıklamanız gerekir. Mektup bir şikayeti yansıtıyorsa, o zaman özel bir işlem talep etmeye değer. Tek kelimeyle, metinden alıcı, ondan tam olarak ne istediğini anlamalıdır.
4. Son kısım. Ve son olarak, yeni bir satırdan son ifadeyi ve imzayı eklemeniz gerekir.
Teşekkür mektubu
Bu örnek, bir teşekkür mektubunun nasıl görünebileceğini gösterir. Ancak, bu örnekte bir kusur var. “Amiral Gemisine” satırı yerine bir selamlama cümlesi ve mektubun gönderildiği kişilerin isimleri girilebilir.
Bir soruşturma
Bu, örnek bir iş talep mektubudur. İçinde hiçbir eksiklik yok. Tüm çizim kurallarına uyuldu Resmi mektup. Metinden, hangi sorunun ortaya çıktığı ve onu çözmek için ne yapılması gerektiği netleşiyor. Mesaj ayrıca tüm iletişim bilgilerini, bir karşılama mesajını, bir kapanış cümlesini ve bir imzayı içerir.
Böylece yayın, iş ortaklarına yönelik mektupların nasıl yazılacağını göstermiştir. Bu, yüzünü kaybetmemek için doğru ve yetkin bir şekilde yapılmalıdır. Sonuçta, şirketin geleceği buna bağlı. Bir iş mesajına zamanında yanıt vermek de önemlidir. Bu, mektubun alınmasından itibaren üç ila yedi gün içinde yapılabilir.
İngiliz Doğrudan Pazarlama Derneği'ne göre, 2015 yılında e-posta pazarlamasına yatırılan her pound, 38 poundluk bir getiri sağladı. Aynı sonuçları elde etmek istiyorum ama bilmiyorum Bir müşteriye mektup nasıl yazılır?O zaman en iyisini kullanmüşterilere örnek mektuplarBu incelemede sizin için bir araya getirdik.
Bir müşteriye mektup nasıl yazılır
Her zaman müşterileri düşünüyorsunuz ama bu karşılıklı değil. Dikkatlerini çekmek ve rakiplerinizin önüne geçmek için kendinize düzenli olarak kendinizi hatırlatmanız gerekir. E-postalar bunun için harika. Pipedrive blogunun yazarlarına göre, lehinize çalışabilecek birkaç numara var:
- Sabır ve daha fazla sabır. Potansiyel alıcıyı düzenli olarak göndererek kademeli olarak anlaşmaya getirin.
- Bir strateji üzerinde anlaşmak fazla müdahaleci olmamak ve müşterinin posta kutusunu tekrarlanan bilgilerle tıkamamak için pazarlama departmanıyla müşterilere mektup gönderirken.
- Bir CRM sistemi kullanın. Müşterilerle iletişimin teknik yönünü basitleştirecek ve posta ile çalışmayı hızlandıracaktır.
Bir CRM sistemi, müşterilerin ve işlemlerin kayıtlarını tutmaya, tüm aramaları kaydetmeye ve aynı zamanda bir müşteri ile yazışmaları uygun şekilde düzenlemeye yardımcı olan kullanışlı bir programdır. Örneğin, program posta hizmetiyle entegre olur (sınırsız sayıda bağlayabilirsiniz). posta kutuları) ve yazışma geçmişini doğrudan karşı taraf kartına kaydetmenizi sağlar. Yeni bir müşteri size yazdıysa, doğrudan gelen mektuptan bir anlaşma kartı oluşturabilirsiniz.
Ve şimdi en ilginç şey: CRM'den bir müşteriye mektup göndermek için metin yazmanıza bile gerek yok. Belge tasarımcısının yardımıyla, tüm durumlar için bir dizi harf oluşturabilir ve bunları iki tıklamayla müşterilere gönderebilirsiniz. SalesapCRM, mektupta müşterinin adını ve diğer verilerini değiştirecektir. Ayrıntıları bilmek ister misiniz? Ardından tuşuna basın.
Müşterilere mektuplar: örnekler ve hazır örnekler
bir seçim derledikmüşterilere iş mektuplarıhangisini örnek alabilirsin. Tek yapmanız gereken detayları doldurmak.
1. Potansiyel bir müşteriye ilk kez mi yazıyorsunuz? Bu kısa mesajı gönder:
Mektup konusu: Belki de yeni müşterimizsiniz
Merhaba, [İsim].
Biz [kısa bilgiŞirket hakkında].
Eğer ilgileniyorsanız, işbirliği olasılığını tartışmaya hazırım. Hangi saatte aramanızın uygun olacağını bize bildirin.
[İmza]
2. Potansiyel müşteriye rakipleriyle başarılı bir işbirliği deneyiminden bahsedin:
Mektup konusu: Rakiplere ayak uydurun
Merhaba, [İsim].
ile başarılı bir şekilde çalışıyoruz [rakip X ve Y] V [aktivite alanı]çoktan [çok fazla zaman] ve birlikte başardık iyi sonuçlar. Onlar hakkında detaylı bilgiye buradan ulaşabilirsiniz. [vaka/inceleme bağlantısı].
Bize katılırsanız seviniriz.
[İmza]
3. Bir iş etkinliğinde potansiyel müşterilerin bağlantılarını aldıysanız, onları gönderteklif mektubuçokörnek:
Mektup konusu:Şirketimiz hakkında daha fazla bilgi
Merhaba, [İsim].
umarım sen de beğenmişsindir [etkinlik] ve ilginiz için teşekkür etmek istiyorum [Firma Adı].
Şirketimiz hakkında daha detaylı bilgileri ekliyorum. Tüm sorularınızı telefonla görüşmekten memnuniyet duyacağım.
[İmza]
Hatırlatma mektupları
4. Gönderdikten bir süre sonra hizmet sunan müşteriye mektuplar veya Ek Bilgiler kendine hatırlat:
Mektup konusu: Bir şey tartışmak ister misin?
Merhaba, [İsim].
Umarım önceki mektubumu okuma ve hakkında daha fazla bilgi edinme fırsatınız olmuştur. [Ek Bilgiler].
Önerim hakkında herhangi bir sorunuz veya düşünceniz var mı? Bunları telefonla veya yüz yüze görüşmekten memnuniyet duyarım. Bunun için ne zaman vaktin olacak?
[İmza]
5. Teklifinizin etkinliğini rakamlarla gösterebiliyorsanız, bunları paylaşın şirket müşterilerine mektuplar. Gerçekler daha iyi ikna eder.
Mektup konusu: Bilmediğiniz birkaç gerçek [Firma Adı]
Merhaba, [İsim].
Geçenlerde size bir e-posta gönderdim [Firma Adı] ve yararlı olabileceğimizi düşünüyorum [şirketin].
Müşterilerimiz büyüme görüyor [göstergeleri belirtin] kullanıldığında [ürün ve hizmetin adı]. biz de sunuyoruz [promosyonlardan bahset] Ve [diğer harika fırsatlardan bahsedin].
Ayrıntıları öğrenmek istiyorsanız, lütfen bize bildirin, telefonla veya bir toplantıda müzakerelerde anlaşalım.
Bir cevap bekliyorum.
[İmza]
6. Müşterilere bir deneme süresi veya ücretsiz numune sunun. Alıcılar önce ürünü test ederlerse anlaşma yapmaya daha isteklidirler.
Mektup konusu:Şirketiniz için hediye
Merhaba, [İsim].
Birkaç gün önce size bilgi gönderdim [ürünün adı] ve şimdi bunu eylem halinde denemeyi öneriyorum.
Erişmek/almak için kullanılabilecek bazı misafir girişleri/ücretsiz örnekler/kuponlar oluşturdum/ekledim [Ürün veya hizmet]. Bunları iş arkadaşlarınızla paylaşın. Fikirlerini duymak ilginç olurdu.
Her şeyi telefonla veya yüz yüze daha ayrıntılı olarak tartışmaktan memnuniyet duyarım. Size gerçekten hizmet edebileceğimize eminim. [aktivite alanı].
[İmza]
7. Pazarlık yapmaya yetkili bir çalışanla yazıştığınızdan emin değilseniz, karar vericiye ulaşmanıza yardımcı olmasını isteyin:
Mektup konusu: Umarım beni doğru kişiye yönlendirebilirsin
Merhaba, [İsim].
Birkaç gün önce size bir e-posta gönderdim. [şirket veya ürün] ve şimdi adrese döndüğümden şüpheliyim.
Beni ilgilendiren konuya sen mi karar veriyorsun? Değilse, şirketinizdeki doğru kişiyle iletişime geçmeme yardımcı olur musunuz?
Cevabını bekliyorum.
8. Müşteriyle görüştükten sonra ona gelecek planları hakkında soru sormak istiyorsanız, bu mektubu müşteriye yazın:
Mektup konusu: planların
Merhaba, [İsim].
Zaman ayırdığın için teşekkürler. Şimdi, konumuzun daha fazla tartışılmasını nasıl gördüğünüzü bilmek istiyorum.
Hâlâ ilgileniyorsanız, lütfen planlarınız hakkında bize bilgi verin.
Cevabını bekliyorum.
[İmza]
9. Müşteri ile görüştükten sonra ona aşağıdaki müzakere adımlarını hatırlatın:
Mektup konusu: Yakın gelecek için eylem planı
Merhaba, [İsim].
Zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz - bugünkü toplantı çok verimli geçti. Nasıl ilerleyeceğimizi kısaca hatırlatayım:
[Tarihi]: Sana göndereceğim [sözleşme/tüm belgeler].
[Tarihi]: Bana yorum ve dileklerinizi ileteceksiniz.
[Tarihi]: Tüm son değişiklikleri yapacağız ve sözleşmeyi imzalayacağız.
Bu tarihten önce herhangi bir konuyu görüşmeniz gerekirse, bana bildirin.
10. Oluşturçokmüşteriye mektuptoplantıda ek bilgi almak isterse:
Mektup konusu: Talebiniz hakkında bilgi
Merhaba, [İsim].
Kuruluşunuzun temsilcileriyle şahsen tanışmaktan memnuniyet duyduk. Size hakkında ek bilgi göndereceğime söz verdim. [soru]- Ekli dosyadadır.
Herhangi bir soruyu cevaplamaya hazır. Beni istediğiniz zaman [numara] numaralı telefondan arayabilir veya bu adrese yazabilirsiniz.
[İmza]
Müşteri iletişime geçmezse
11. Müşteri cevap vermediyse telefon görüşmesi, aşağıdakileri kullanınmektup yazma örneği:
Mektup konusu: sizinle iletişim kurulamadı
Merhaba, [İsim].
seninle tartışmak istedim [soru] ama muhtemelen meşgulsün. Lütfen beni ara [sayı] Veya beni aramanız uygun olduğunda bana haber verin.
[İmza]
12. Müşteriye ulaşıp ona sesli mesaj bırakmadınız mı? Aşağıdaki harfle tamamlayın:
Mektup konusu: seni aramadım
Merhaba, [İsim].
Geçenlerde seni konuşmak için aradım [soru].
[İmza]
13. Bir müşteri tüm kanallardan yanıt vermemekte ısrar ederse, yapacak çok işi olabilir. Bu şablonu kullanın - çok meşgul bir kişi bile yanıt için birkaç saniye bulabilir:
Mektup konusu: Kısa cevap gerekli
Merhaba, [İsim].
Maalesef sizinle iletişim kuramıyorum. Çok meşgul olduğunuza veya hizmetlerimizle artık ilgilenmediğinize inanıyorum.
Lütfen yanıtınızda uygun yanıtı belirtiniz:
- Lütfen beni yalnız bırak!
- Çok meşgulüm, bir ay sonra bana tekrar mesaj at lütfen.
- Seninle kendim iletişime geçeceğim.
[İmza]
14. Kendinize dikkat çekmeden kendinizi hatırlatmak istiyorsanız, danışanla onun için yararlı olacak bilgileri paylaşın:
Mektup konusu: Yardımcı bilgi işiniz için
15. Bir müşteri ödemede gecikirse, ona şunu hatırlatın:
Mektup konusu:ödeme gecikmesi
Merhaba, [İsim].
[Tarihi] Size e-posta ile bir fatura gönderdim. Ödeme henüz alınmadı, lütfen finans departmanınızın faturamızı alıp almadığını sorun. Gerekirse tekrar gönderirim. Sizden bir hafta içinde ödeme bekliyorum.
Yardımlarınız için teşekkür ederim.
[İmza]
Bu şablonlar, müşterilerle gerçek iletişim için size zaman kazandıracak. Daha fazla etki elde etmek için şablonların oluşturulmasını ve dağıtılmasını . şu anda - ücretsiz ve yalnızca birkaç dakika sürüyor.
Yönetmene yazılan mektup kısa ve bilgilendirici olmalıdır. Çok sayfalı anlatımlar yazmamalısınız. Örnek bir mesaj bağlantıdan ücretsiz olarak indirilebilir.
yönetmene mektup kurumlar farklı içerikte olabilir. Karşı tarafların ticari çağrıları, kuruluş çalışanlarından yöneticilere yazılı olan yerel mesajlar, daha etkilidir. telefon konuşmaları ve sözlü konuşmalar. Kağıt üzerindeki bilgi kaynağı, yöneticilerin masalarında, şirketlerin arşivlerinde saklanır ve bir gün talep edilir.Talep şablonu, doğrudan bir bağlantı aracılığıyla ücretsiz olarak indirilebilir.
Yönetmene yazılan mektup kısa, net ve bilgilendirici olmalıdır. Hacimli metinler ve çok sayfalı anlatımlar yazmamalısınız. İstisna iddialardır. Sıradan teklifler ve düzenli kitapçıklarla kimse ilgilenmez. Yönetmene yapılan itiraz benzersiz olmalı, ana özü birkaç satırda vurgulamalıdır. İçeriği yazdıktan sonra hazırlanın Daha fazla gelişme olaylar. Metinle ilgilenen kişi birçok soru soracaktır. Önceden hazırlanmış düşünceli cevaplar, sunuma iyi bir katkı olacak ve yazarın sorudaki yetkinliğini vurgulayacaktır.
Müdüre yazılan mektubun zorunlu paragrafları
:- Sağ üst kısımda muhatabın adı, makamın belirtilmesi ve başın tam adı yazılır;
- Aşağıda kendi bilgileri ve iletişim telefon numaraları kayıtlıdır;
- Sayfanın ortasında kibar ifadeler kullanılarak yönetmenin adı ve soyadı ile bir itiraz yapılır;
- Giriş kısmı bir veya iki satırdan oluşur;
- Tanıtımdan sonra hemen anlatıma geçmeniz gerekiyor;
- İçeriğin her kelimesi üzerinde düşünülmeli ve birkaç kez kontrol edilmelidir;
- Altta yazı tarihi, imza ve transkript;
"İnsana en zor gelen şey, kendisine verilmeyen verilir."
M. Zhvanetsky
Muhtemelen, hayatında en az bir kez herkes, kafasına acil bir iş mektubu yazma ihtiyacı olduğu gerçeğiyle uğraşmak zorunda kaldı. Ticari şirket, ortak, memur veya en kötü ihtimalle konut ofisinde. Ancak kendinizi bir işadamı, hatta yeni başlayan biri olarak görüyorsanız veya uzak gelecekte bile kendi işinizi kuracaksanız, yetkin bir şekilde iş mektupları yazmayı öğrenmelisiniz.
Peki basit bir mektup ile bir iş mektubu arasındaki fark nedir?
Her şeyden önce, duygusal bileşenlerin yokluğu ve mantığın baskınlığı ve pragmatik talebinizin veya teklifinizin rasyonel bir ifadesi. Bir işadamı, şirket sahibi veya büyük ve hatta çok büyük olmayan bir işletmenin başkanı, yalnızca bir "tüketici" nin aksine, ona bir istekle gönderdiğiniz duygusal ve ilham verici mektubunuzla ilgilenmesi pek olası değildir. işbirliği hakkında, yardım sağlamak veya başka herhangi bir dostane ilişki kurmak.
Her şeyden önce, bir iş mektubu yazmanın onu tam anlamıyla nasıl yazdığınızı anlamalısınız! Birçoğu artık kendilerine "kelime oyunu" nun ne olduğunu söyleyecek, bir İş mektubunun diğerlerinden net bir anlayışla ayrıldığı açıktır: "Kime", "Neden" ve "Neden". Pek çok mektup ve teklif okudum ve maalesef bazı mektuplarda anlam sürekli kayıp gitti ve mektubun sonunda yazarın ne sormak veya teklif etmek istediği hiç net değildi.
Bu nedenle, mektubun anlamı ve fikrinin "ağaca yayılmaması" için aşağıdaki soruları kendiniz yanıtlamalısınız:
- Kime mektup yazıyorsun, muhatapta hata mı yaptın?
- Neden mektup yazıyorsun, ne teklif etmek veya sormak istiyorsun? Argümanlarınız açık mı, sunum tarzı ve ikna ediciler mi Muhatap için argümanlarınız? Ve ne fayda elde edecek işbirliğinden seninle?
- Bunu neden yapıyorsun? Nasıl bir sonuç elde etmek istiyorsun? Muhatap'ı "kışkırtmak" için başka hangi eylemleri yapmayı düşünüyorsunuz?
İş mektupları için, belgelerin içeriği ve yürütülmesi için temel gereksinimleri açıklayan ilgili GOST R 6.30-2003 geliştirilmiştir. Daha ayrıntılı olarak, bu GOST'u bir ticari kitapçıdan satın alarak tanıyabilir ve daha sonra evrak işlerinizde kullanabilirsiniz.
Ama bazıları için önemli noktalarŞuna özellikle dikkat etmek istiyorum:
- Bir iş mektubunun başlığı, Alıcıya bir itiraz içermelidir. Kayıt numarasının biraz altında verilir: sağ üst köşede pozisyon ve tam ad belirtilir. muhatap. Aşağıda mektubun Konusunu belirleyebilirsiniz. Daha da aşağıda, merkezde bir İtiraz düzenlenir. Temyizde, saygı genel kabul görmüş kelimeler kullanılarak ifade edilmelidir: "Sevgili", "Bay", "Madam" (kısaltmalara izin verilmez). Kapak genellikle kalın olarak vurgulanır.
Örneğin:
Ref. 04/20/2012 tarihli 01 sayılı
Vh'de 01 - 01/01/1930 tarihli RiK
Müdür
LLC "Boynuzlar ve Toynakları"
Bender OI
"Bir grup arızalı korna hakkında,
01.01.1930 tarihinde teslim edildi"
Sevgili Ostap İbrahimoviç,
- Giriiş. Girişte, mektubun özünü kısaca tanımlamak gerekir. Geleneksel olarak başlayabilirsiniz: "Dikkatinizi çekiyorum ...", "Size soruyorum ...", "Şu anda ..." vb. - mektup birinci tekil şahıs ağzından yazılmışsa.
İtiraz bir tüzel kişiden geliyorsa, anlatım üçüncü bir kişiden gelir (Örneğin, “İşletmemiz teklif eder ...”).
Ayrıca mektubun hem girişinde hem de devamındaki metinde sen zamiri ve tüm biçimleri (sen, sen, senin) büyük harfle yazılmalıdır.
- Mektubun sonuç bölümünde ise yazılanların sonuçları özetlenir; genellikle bir istek veya teklif yazılır. Örneğin: "Yukarıdakiler göz önüne alındığında, size soruyorum ...".
- Bir iş mektubunun ana metni geleneksel olarak şu ifadeyle biter: "Saygılarımla, ..." - eğer tarafsız bir adres amaçlanıyorsa. Muhatap ile şahsen tanışıyorsanız, mektubu "Saygılarımla, ..." ifadesiyle bitirebilirsiniz.
Örneğin:
Saygılarımla,
Yeraltı milyoneri (imza) A.I. Koreiko
Pozisyon, tam ad (adı ve soyadı basılır, ardından soyadı basılır), imza kişinin kendi eline atılır.
- İş mektubu, gönderen hakkında tam adını içermesi gereken bilgilerle sona erer. (tercihen tam) pozisyonu ve irtibat telefon numarası. Ek bilgi için Muhatap veya temsilcisiyle iletişime geçilmesi gerekiyorsa bu gereklidir. Sorumlu kişiyi (tam adı) ve irtibat telefon numarasını da belirtebilirsiniz. Bu arada telefon numarası ile birlikte alan kodunu da belirtmeyi unutmayınız. Alıcıyı bu bilgileri aramak için zaman harcamaya zorlamayın.
Mektubun sunumuyla ilgili bazı noktalara da dikkatinizi çekmek istiyorum. Bir zamanlar mektubun sunumu için çeşitli seçenekler kullandım. kullanmadan önce NLP, ama bütün bunlar çok az şey verdi pratik kullanım, çünkü bir iş mektubunun tarzı çok muhafazakar ve mektuplar eşleşmiyor bu tarz, şirket sekreteri tarafından temsil edilen "gümrük kontrolünün" ötesine geçmediler. bu yüzden reddettim deneylerden ve iş hayatının gereği olarak yazmaya başladı.
Unutmayın, mektubunuz üç ana bölümden oluşmalıdır, bunlar giriş, akıl yürütme ve sonuç bölümleridir. Mektubun birçok yazarı, muhatabı bu konunun gidişatına dahil etmeden hemen işe koyulur. Tabii ki, mektup yeterince uzunsa, işadamı girişi okuyabilir veya okumayabilir, ancak doğrudan konuya atlayacaktır. Ama bu "öz" onu ilgilendiriyorsa, mektubun başına da dönebilir. Sonuç olarak, ne almak istediğinizi yazmanız gerekir. Mektupta herhangi bir çifte yorum olmamalı, tüm mektubunuz boyunca yalnızca bir net düşünce olmalıdır. Bunu yapmak için, çağımızdan 300 yıl önce önermelerin mantığını ele alan ve buna dayanarak mantıksal yasalar formüle eden Aristoteles'i hatırlamak güzel olurdu:
- Özdeşlik yasası - kavram, akıl yürütme sürecinde aynı anlamda kullanılmalıdır;
- Çelişki yasası - "kendinle çelişme";
- Dışlanan orta kanun - "A" veya "A olmayan" doğrudur, üçüncüsü yoktur.
Yazım kurallarına göre, bir iş mektubunun ana bölümü, istek veya teklifin içeriğini mantıksal olarak açıklamalı ve Muhatap tarafından anlaşılır hale getirilmelidir. Önceki tüm paragraflar mantıksal olarak bir sonrakine akmalıdır. Gerektiğinde belirli gerçekleri ve rakamları sağlayın. Ve unutmayın ki "Kısalık, Yeteneğin kız kardeşidir". Çok uzun metnin Alıcıyı "yorabileceğini", mektubunuzu erteleyebileceğini ve benzersiz teklifinizin amacının ne olduğunu öğrenemeyebileceğini unutmayın.
Ve ancak mektubunuzun nihayet yazıldığını düşündükten sonra, yazım denetimi yaptığınızdan emin olun. ve noktalama işaretleri hatalar. Mantıksal sırasını ve tüm metnin okunabilirliğini tekrar kontrol edin (yüksek sesle okumak en iyisidir).
Yanlışlıkla veya aceleyle yazım hataları yaparsanız, bu bir utanç olacaktır. Hata mesajları dağıtan bir şirketle nasıl "iş yapılabilir"? Dikkatli ol!
Sonuç olarak, mektubunuzun da ilk olarak “kıyafet” tarafından karşılanacağını söylemek isterim, mektubun basıldığı kağıdın kalitesine, tasarımına, mektubun orijinalliğini kaybedip kaybetmeyeceğine özellikle dikkat etmeniz gerekiyor. taşıma sırasında şekil verip, ister ellerine alsınlar. Bu konuda her şey yolundaysa, o zaman düzgün, mantıksal olarak tutarlı, özü açıklayıcı, iyi yazılmış bir iş mektubu, Muhatabın ilgisini çekecektir. pozitife lehinize karar Mektup yazmak!