Oggi quasi tutti utilizzano attivamente Internet. Ma la corrispondenza commerciale non ha cessato di essere rilevante e importante. È stato semplicemente trasferito su altri media. Come comporre e formattare una lettera commerciale, lo dirà la pubblicazione.
Cosa può contenere un messaggio commerciale?
Innanzitutto, la corrispondenza commerciale offre l'opportunità di scambiare opinioni o suggerimenti con dipendenti e partner commerciali. La lettera può contenere richieste, reclami e altri pensieri per eliminare incomprensioni tra le aziende. In generale, la corrispondenza commerciale è una sorta di corrispondenza ufficiale.
Differenze da altre lettere
Le principali differenze possono essere riassunte come segue.
- Stile di presentazione.
- La presenza della subordinazione.
- Vocabolario senza una forte espressione di emozioni.
- Di norma, la lettera non occupa più di una pagina.
- Il carattere in tutto il testo è lo stesso (né piccolo né grande).
- Di solito è redatto su carta intestata ufficiale dell'organizzazione.
Tipi di lettere commerciali
Lettere a cui rispondere:
- Richiesta.
- Petizione.
- Requisiti.
- Offerta.
- Appello.
Lettere che non richiedono risposta:
- Informativo.
- Notifica.
- Accompagnamento.
- Garanzia.
- Avvertimento.
- Promemoria.
Lettere commerciali. Di solito sono necessari durante il periodo del contratto o per concludere un accordo:
- Richiesta.
- Risposta a una richiesta.
- Promemoria.
- Reclamo.
- Offerta. Questa è un'offerta per concludere un contratto o fare un affare.
- Avviso sulla necessità di adempiere agli obblighi, risoluzione di accordi e così via.
Lettere non commerciali:
- Invito.
- Informazioni su qualcosa.
- Espressione di gratitudine.
- Raccomandazioni.
- Richiesta.
- Istruzioni.
- Lettera di accompagnamento.
- Un'espressione di cordoglio.
- Congratulazioni per ogni occasione.
- Lettera di garanzia.
- Conferma di ricezione della merce, fornitura di servizi e così via.
Classificazione delle lettere commerciali per struttura:
- Compilato secondo uno schema rigoroso.
- Scritto in forma libera.
Tipi a seconda del destinatario:
- Normale. Inviato a un destinatario.
- Collettivo. Inviato a una persona, ma da più persone.
- Circolare. Inviato a più destinatari.
La forma della lettera è la seguente:
- Inviato in normali buste postali.
- Consegnato di persona.
- inviato come fax.
- Inviato tramite e-mail.
Come puoi vedere, un messaggio aziendale può essere inquadrato in diversi modi e con diverse intenzioni. Ma vale la pena notare che in alcuni casi, per motivi etici, deve essere scritto a mano e non digitato su un computer. Questo vale per congratulazioni e condoglianze.
Parti di una lettera
Una buona lettera commerciale è sempre divisa in più parti. Questo è l'introduttivo, principale e finale. E sono collegati tra loro logicamente.
Di norma, la parte introduttiva contiene informazioni sulle circostanze che hanno portato alla stesura della lettera. Il testo principale è il contenuto stesso, l'essenza del messaggio. Nella parte finale riassumono i risultati, che possono esprimere rifiuto, consenso, richiesta e così via.
Principi di scrittura
Qualsiasi messaggio aziendale dovrebbe essere scritto in questo modo.
- Imparzialmente.
- Indirizzato (ovvero destinato a una persona specifica).
- Litigato.
- Affidabile.
- Il più completo.
- Tutte le informazioni nel testo devono essere aggiornate al momento della scrittura.
Caratteristiche stilistiche
Le regole per scrivere una lettera commerciale stabiliscono che è necessario aderire a uno stile rigoroso. È necessario utilizzare solo quei mezzi di parola tipici dei documenti ufficiali. Cioè, uno stile aziendale ufficiale sarà appropriato. La lingua deve avere le seguenti caratteristiche.
- Ufficialità.
- L'esattezza delle informazioni fornite.
- Obiettività.
- Strutturato.
- Informativo ma conciso.
L'essenza della questione dovrebbe essere espressa in semplici frasi brevi, con enfasi sui verbi. Non è necessario sovraccaricare il testo di aggettivi, utilizzare termini poco conosciuti e altamente specializzati che il destinatario potrebbe non comprendere. Ciò causerà solo negatività e rifiuto. È meglio cercare di spiegare con parole semplici e comprensibili, più fatti e specifiche. Lo stile aziendale non consente la presenza di testi non informativi e "acquosi".
La parte finale non va riassunta in inutili e lunghi giri di parole. Inoltre, proposte illogiche e incoerenti non funzioneranno. Pertanto, le frasi avverbiali e participie sono meglio escluse. Ogni paragrafo dovrebbe contenere solo un pensiero specifico. Dopo aver completato il testo, è meglio controllarlo più volte per errori leggendo la lettera ad alta voce.
Requisiti di forma
Secondo le regole di una lettera commerciale, è meglio redigerla su carta intestata dell'azienda. Ha i seguenti requisiti principali.
- Al centro del modulo è necessario inserire lo stemma della Federazione Russa se l'impresa è di proprietà statale.
- La lettera va posta su un foglio di formato A4.
- A sinistra lasciare il campo vuoto (almeno 3 centimetri). Questo è necessario perché dopo qualche tempo i materiali verranno archiviati con il resto dei documenti.
- Il carattere ottimale è lo standard "Times New Roman", dimensione 12 e interlinea 1,5-2. Si capisce meglio durante la lettura.
- Nell'intestazione della lettera è necessario indicare il nome dell'organizzazione, il suo indirizzo effettivo e legale, il numero di telefono e l'e-mail.
Caratteristiche del progetto
Se il design di una lettera commerciale ha richiesto diverse pagine, è necessario numerare, a partire dalla seconda. Si consiglia di utilizzare numeri arabi per questo. I punti accanto ai numeri non devono essere inseriti.
La lettera deve essere suddivisa in paragrafi e, se necessario, in sottotitoli. Il testo non dovrebbe apparire come un flusso continuo, poiché sarà percepito male. I paragrafi mostreranno dove finiscono e iniziano altri pensieri.
È importante notare che errori di battitura, cancellature ed eventuali correzioni sono inaccettabili per la corrispondenza commerciale. Testimonieranno l'analfabetismo e la frivolezza dell'avversario.
Dettagli usati
La lettera di solito contiene le seguenti informazioni.
- Il nome completo dell'azienda, non solo l'abbreviazione.
- Numero di telefono, numero di fax, conto bancario ed e-mail.
- Destinatario. Inoltre, il nome della società dovrebbe essere utilizzato nel caso dativo. Se è necessario specificare il cognome e la posizione, si consiglia di utilizzare dativo. Se il destinatario ha un rango o titolo accademico, allora deve essere indicato prima del nome della persona.
È importante notare che ogni attributo deve essere scritto con una lettera maiuscola e su una nuova riga.
Riferimenti in una lettera commerciale
Una comunicazione formale dovrebbe essere sempre in tono neutro. I ricorsi al destinatario dovrebbero avere la stessa forma. Frasi come "buon pomeriggio" sarebbero inappropriate. Se vuoi salutare, è meglio usare il formale "Ciao". Ma l'opzione più competente è considerata un appello per nome e patronimico. E non importa quanto dura la conoscenza del destinatario. In una lettera non è possibile utilizzare la forma abbreviata del nome (ad esempio Petya, Anya e così via).
Per mantenere una distanza interpersonale, per mostrare rispetto per una persona di età superiore o di posizione superiore, l'appello a "te" aiuterà. Tuttavia, vale la pena notare che in alcune aziende, al contrario, è consuetudine utilizzare "tu" quando si comunica, anche in una lettera.
Vale la pena notare che il titolo "Gentile Signore" non può essere utilizzato senza la successiva indicazione del nome di questa persona. Anche le abbreviazioni "Mr", "Mrs" dovrebbero essere evitate. Se devi rivolgerti a un gruppo di persone, è consentito non indicare i nomi. Quindi puoi scrivere brevemente: "Egregi Signori!" Secondo le regole, dopo aver indirizzato per nome, dovresti sempre mettere un punto esclamativo. Ad esempio, una frase simile in una lettera commerciale sarebbe simile a questa: "Caro Alexander Sergeevich!"
Nella parte finale, puoi usare varie opzioni. "CON Auguri"," Con rispetto "," Con la speranza di una collaborazione "e così via. Qui, gli appelli dovrebbero essere formali ma amichevoli.
Realizzazione della parte finale
È anche molto importante finire correttamente la lettera. Nella parte finale, è necessario riassumere quanto detto in precedenza. Tuttavia, non allungare le conclusioni per 10 frasi. Va ricordato che la concisione e la brevità sono apprezzate in uno stile aziendale. È meglio limitarsi frasi semplici. Ad esempio, verranno fornite diverse costruzioni appropriate nella parte finale della corrispondenza commerciale. Le lettere commerciali devono essere completate nel modo più corretto ed educato possibile.
- Grazie per il tuo aiuto o attenzione. "Permettimi di ringraziarti per..." "Grazie!"
- Assicurazione del destinatario in qualcosa. "Ci piacerebbe lavorare con te."
- Un'espressione di speranza per il futuro. "Speriamo di sentirti il prima possibile."
- Richiesta di qualcosa. "Vi saremmo grati se riferiste i risultati."
- Ci scusiamo per gli eventuali disagi causati. "Ci scusiamo per il ritardo nel pagamento."
Come dire addio al destinatario
Nonostante la corrispondenza sia commerciale, in una lettera commerciale puoi dire addio in modi diversi. Per fare ciò, usa le cosiddette frasi di chiusura.
Le seguenti opzioni sono esempi:
- Cordiali saluti.
- Cordiali saluti.
- Auguri.
- Ti auguro successo nel tuo lavoro.
- Speriamo di continuare la cooperazione.
- Siamo stati felici di essere al servizio.
Potrebbero esserci altre opzioni. Qui la scelta della frase finale è puramente una questione di gusto.
Firma
In fondo al foglio, il mittente deve apporre la sua firma. Ma è estremamente importante farlo bene in modo che il documento abbia un aspetto ufficiale.
È necessario indicare la posizione, le iniziali, il cognome e il contrario per apporre una firma. Inoltre, puoi specificare le informazioni di contatto (indirizzo e-mail personale o numero di telefono). Ciò dimostrerà al destinatario la volontà di comunicare e collaborare.
Caratteristiche di fallimento
È anche importante sapere come scrivere una lettera commerciale se devi rifiutare qualcosa. Dopotutto, anche un velato negativo o rifiuto non passerà inosservato e comporterà spiacevoli conseguenze. Dopo questo, non sarà possibile contare su un atteggiamento positivo o almeno neutrale nei confronti di se stessi. Quando scrivi una lettera, non devi soccombere alle emozioni. È meglio mantenersi nei limiti, anche se il destinatario è molto fastidioso. Le lettere di rifiuto vanno sempre rilette più volte, prestando particolare attenzione al tono del messaggio.
Il messaggio non dovrebbe iniziare con un "no" categorico, in qualunque forma venga espresso. Altrimenti, il destinatario avrà l'impressione di non essere interessante e di non avere importanza. Innanzitutto, è meglio esporre spiegazioni convincenti non inventate. Quando i motivi del rifiuto sono brevemente elencati, puoi passare agevolmente all'affermazione del fatto. Allo stesso tempo, secondo l'etichetta di una lettera commerciale, si consiglia di utilizzare il seguente tipo di formulazione.
- Purtroppo non siamo in grado di soddisfare la tua richiesta.
- Siamo sinceramente dispiaciuti, ma dobbiamo rifiutare la tua offerta.
- Siamo profondamente dispiaciuti, ma non possiamo soddisfare la tua richiesta per i seguenti motivi.
Idealmente, all'inizio della lettera, dovresti indicare brevemente la richiesta del destinatario. Quindi capirà che hanno davvero conosciuto la sua proposta e sicuramente lo apprezzerà.
Funzionalità di composizione di un'e-mail
Oggi le persone sono sempre più interessate a come viene scritta una lettera commerciale se deve essere inviata tramite e-mail. Per tale corrispondenza si applicano tutte le stesse regole menzionate in precedenza. Tuttavia, i messaggi commerciali elettronici hanno caratteristiche proprie.
- Il login deve essere solido e adeguato. Per esempio, [e-mail protetta]è una cattiva opzione [e-mail protetta]- Bene.
- Il campo "oggetto" è sempre importante da compilare. Chiarirà di cosa parlerà il messaggio. Se la lettera è destinata a uno sconosciuto, il titolo dovrebbe essere interessante. Ma è importante non esagerare. Argomenti come "Offerta unica proprio ora", "Urgente" provocheranno solo il rifiuto. Il titolo dovrebbe essere composto da 3-5 parole, mettendo in esse l'essenza del messaggio.
- Se la corrispondenza è con uno sconosciuto, quindi prima devi dirgli come hanno scoperto di lui e cosa fa l'azienda. Senza tale introduzione, il messaggio potrebbe essere considerato spam e immediatamente cancellato.
- I punti importanti nel testo sono meglio evidenziati in grassetto. In questo caso, è inaccettabile utilizzare colori diversi.
- Le maiuscole non devono essere utilizzate in un'e-mail aziendale. Anche i sottotitoli e il titolo dell'argomento non dovrebbero essere lettere maiuscole solide. Lo stesso vale per i segni di punteggiatura duplicati.
- È meglio dividere il testo in paragrafi, lasciando una riga vuota tra di loro.
- Più breve è il messaggio, più velocemente risponderanno.
- È richiesta la firma. Di solito è composto da diverse righe nelle e-mail, include il nome e la posizione del mittente, il nome dell'azienda, il numero di telefono e l'indirizzo del sito web.
- File di testo e immagini possono essere allegati alla lettera. È molto conveniente, perché Materiali aggiuntivi, commenti, spiegazioni e descrizioni dettagliate distraggono dall'essenza. Pertanto, è meglio inserirli non nel testo della lettera, ma nei file allegati.
- Se la corrispondenza commerciale va avanti da molto tempo ed è stata stabilita una calda relazione di fiducia, l'uso delle emoticon è consentito nell'e-mail. Aiuteranno a "ravvivare" un po 'e disinnescare la comunicazione. Ma non dovrebbero essere abusati e nelle lettere cartacee sono generalmente inaccettabili.
Istruzioni per scrivere una lettera
La scrittura di una lettera commerciale può essere suddivisa in più fasi.
1. Per prima cosa è necessario specificare il destinatario. Per fare ciò, nell'angolo in alto a destra del modulo, è necessario scrivere le iniziali, il cognome e la posizione del destinatario. Se il destinatario è un'organizzazione, deve essere indicato il suo indirizzo legale.
2. Appello al destinatario. Dovrebbe essere posizionato più in basso al centro del modulo. È già stato detto quali frasi possono essere usate. Di solito l'appello sembra: "Caro Igor Petrovich!"
3. Dichiarazione di intenti. Di seguito, su una nuova riga, è necessario scrivere i pensieri principali, l'intero punto, menzionando i motivi del ricorso. Se stiamo parlando di alcuni problemi, vale la pena offrire opzioni per risolverlo. Se questa è una proposta di cooperazione, allora devi spiegare come accadrà. Se la lettera riflette un reclamo, vale la pena chiedere un'azione specifica. In una parola, il destinatario del testo deve capire cosa vuole esattamente da lui.
4. Parte finale. E infine, da una nuova riga, devi inserire la frase finale e la firma.
Lettera di ringraziamento
Questo esempio mostra come può apparire una lettera di ringraziamento. Tuttavia, c'è un difetto in questo esempio. Al posto della riga “Alla compagnia ammiraglia” si poteva inserire una frase di saluto ei nomi dei destinatari della lettera.
Un'inchiesta
Questo è un esempio di lettera di richiesta commerciale. Non ci sono carenze in esso. Tutte le regole di redazione sono state seguite lettera ufficiale. Dal testo diventa chiaro quale problema è sorto e cosa bisogna fare per risolverlo. Il messaggio contiene anche tutti i dettagli di contatto, un messaggio di benvenuto, una frase di chiusura e una firma.
Quindi, la pubblicazione ha dimostrato come scrivere lettere destinate ai partner commerciali. Questo dovrebbe essere fatto correttamente e con competenza per non perdere la faccia. Dopotutto, il futuro dell'azienda dipende da questo. È anche importante rispondere tempestivamente a un messaggio commerciale. Questo può essere fatto entro tre o sette giorni dal ricevimento della lettera.
Secondo la British Direct Marketing Association, ogni sterlina investita nell'email marketing nel 2015 ha generato un ritorno di 38 sterline. Vuoi ottenere gli stessi risultati, ma non lo so come scrivere una lettera a un cliente?Quindi usa il megliolettere di esempio ai clientiche abbiamo raccolto per voi in questa recensione.
Come scrivere una lettera a un cliente
Pensi sempre ai clienti, ma non è reciproco. Per catturare la loro attenzione e anticipare i tuoi concorrenti, devi ricordarti regolarmente di te stesso. Le e-mail sono ottime per questo. Secondo gli autori del blog Pipedrive, ci sono alcuni trucchi che possono funzionare a tuo favore:
- Pazienza e ancora pazienza. Porta gradualmente il potenziale acquirente all'affare inviandolo regolarmente.
- Concordare una strategia nell'invio di lettere ai clienti con l'ufficio marketing, in modo da non essere troppo invadenti e non intasare la casella di posta del cliente con informazioni ripetute.
- Usa un sistema CRM. Semplificherà il lato tecnico della comunicazione con i clienti e accelererà il lavoro con la posta.
Un sistema CRM è un pratico programma che aiuta a tenere registri di clienti e transazioni, registra tutte le chiamate e aiuta anche a organizzare comodamente la corrispondenza con un cliente. Ad esempio, il programma si integra con il servizio di posta (è possibile collegare un numero illimitato di cassette postali) e consente di salvare lo storico della corrispondenza direttamente nella scheda di controparte. Se un nuovo cliente ti ha scritto, puoi creare una carta affare direttamente dalla lettera in arrivo.
E ora la cosa più interessante: per inviare una lettera a un cliente da CRM, non devi nemmeno digitare del testo. Con l'aiuto del designer di documenti, puoi creare una serie di lettere per tutte le occasioni e inviarle ai clienti in due clic. SalesapCRM stesso sostituirà nella lettera il nome e gli altri dati del cliente. Vuoi conoscere i dettagli? Quindi premere .
Lettere ai clienti: esempi e campioni già pronti
Abbiamo compilato una selezionelettere commerciali ai clientiche puoi prendere come campione. Tutto quello che devi fare è compilare i dettagli.
1. Stai scrivendo per la prima volta a un potenziale cliente? Invia questo breve messaggio:
Oggetto della lettera: Forse sei il nostro nuovo cliente
Ciao, [Nome].
Noi [brevi informazioni Circa la società].
Se sei interessato, sono pronto a discutere la possibilità di cooperazione. Facci sapere a che ora ti conviene chiamare.
[Firma]
2. Parla al potenziale cliente dell'esperienza di successo della cooperazione con i suoi concorrenti:
Oggetto della lettera: Tenere il passo con i concorrenti
Ciao, [Nome].
Abbiamo lavorato con successo con [concorrente X e Y] v [campo di attività] Già [così tanto tempo] e insieme abbiamo raggiunto buoni risultati. Puoi trovare informazioni dettagliate su di loro qui [link al caso/recensione].
Saremo lieti se ti unisci a noi.
[Firma]
3. Se hai ricevuto contatti di potenziali clienti durante un evento aziendale, invia lorolettera di offertacomecampione:
Oggetto della lettera: Maggiori informazioni sulla nostra azienda
Ciao, [Nome].
Spero sia piaciuto anche a te [evento] e vorrei ringraziarvi per il vostro interesse [Nome della ditta].
Allego informazioni più dettagliate sulla nostra azienda. Sarò lieto di discutere tutte le vostre domande per telefono.
[Firma]
Lettere di sollecito
4. Qualche tempo dopo l'invio lettere al cliente che offre servizi O Informazioni aggiuntive ricordati:
Oggetto della lettera: Vuoi discutere di qualcosa?
Ciao, [Nome].
Spero che tu abbia avuto l'opportunità di leggere la mia lettera precedente e saperne di più [Informazioni aggiuntive].
Hai domande o pensieri sulla mia proposta? Sarei felice di discuterne telefonicamente o di persona. Quando avrai tempo per questo?
[Firma]
5. Se puoi mostrare l'efficacia della tua proposta in numeri, allora condividili lettere ai clienti dell'azienda. I fatti convincono meglio.
Oggetto della lettera: Alcuni fatti che potresti non conoscere [Nome della ditta]
Ciao, [Nome].
Di recente ti ho inviato un'e-mail in merito [Nome della ditta] e penso che potremmo essere utili [la tua azienda].
I nostri clienti stanno registrando una crescita [specificare gli indicatori] quando usato [nome del prodotto e del servizio]. Offriamo anche [racconta promozioni] E [menziona altri grandi affari].
Se vuoi conoscere i dettagli, faccelo sapere e concorderemo le trattative telefonicamente o durante un incontro.
Non vedo l'ora di una risposta.
[Firma]
6. Offri ai clienti un periodo di prova o campioni gratuiti. Gli acquirenti sono più disposti a fare un affare se prima testano il prodotto.
Oggetto della lettera: Regalo per la tua azienda
Ciao, [Nome].
Qualche giorno fa ti ho inviato informazioni su [il nome del prodotto] e ora propongo di provarlo in azione.
Ho creato/allegato alcuni accessi ospite/campioni gratuiti/voucher che possono essere utilizzati per accedere/ricevere [prodotto o servizio]. Condividili con i tuoi colleghi. Sarebbe interessante sentire la loro opinione.
Sarei felice di discutere tutto in modo più dettagliato per telefono o di persona. Sono sicuro che possiamo davvero esserti utili [campo di attività].
[Firma]
7. Se non sei sicuro di corrispondere con un dipendente autorizzato a negoziare, chiedigli di aiutarti a raggiungere il decisore:
Oggetto della lettera: Spero che tu possa indirizzarmi alla persona giusta
Ciao, [Nome].
Qualche giorno fa ti ho inviato un'e-mail in merito [azienda o prodotto] e ora dubito di essermi rivolto all'indirizzo.
Sei tu che decidi sulla questione che mi interessa? In caso contrario, potresti aiutarmi a mettermi in contatto con la persona giusta nella tua azienda?
Aspettando la tua risposta.
8. Usa questo testo della lettera al cliente se, dopo averlo incontrato, vuoi chiedergli dei suoi progetti futuri:
Oggetto della lettera: i vostri piani
Ciao, [Nome].
Grazie per il tuo tempo. Ora vorrei sapere come vede l'ulteriore discussione del nostro problema.
Se sei ancora interessato, facci sapere i tuoi piani.
Aspettando la tua risposta.
[Firma]
9. Dopo aver incontrato il cliente, ricordagli le seguenti fasi di negoziazione:
Oggetto della lettera: Piano d'azione per il prossimo futuro
Ciao, [Nome].
Grazie per aver dedicato del tempo: l'incontro di oggi è stato molto produttivo. Vi ricordo brevemente come procederemo:
[Data di]: Ti invierò [contratto/serie completa di documenti].
[Data di]: Mi farai commenti e desideri.
[Data di]: Apporteremo tutte le modifiche finali e firmeremo l'accordo.
Se hai bisogno di discutere qualcosa prima di quella data, fammelo sapere.
10. Comporrecomelettera al clientese durante la riunione voleva ottenere ulteriori informazioni:
Oggetto della lettera: Informazioni sulla tua richiesta
Ciao, [Nome].
Siamo stati lieti di incontrare personalmente i rappresentanti della vostra organizzazione. Ho promesso di inviarti ulteriori informazioni su [domanda]- sono nel file allegato.
Pronto a rispondere a qualsiasi domanda. Sentiti libero di chiamarmi al numero [numero] in qualsiasi momento o di scrivere a questo indirizzo.
[Firma]
Se il cliente non contatta
11. Se il cliente non ha risposto a telefonata, utilizza il seguenteesempio di scrittura di lettere:
Oggetto della lettera: Impossibile contattarti
Ciao, [Nome].
Volevo discutere con te [domanda] ma probabilmente sei occupato. Per favore chiamami al [numero] Oppure fammi sapere quando ti conviene chiamarmi.
[Firma]
12. Non sei riuscito a contattare il cliente e gli hai lasciato un messaggio vocale? Completalo con la seguente lettera:
Oggetto della lettera: Non ti ho chiamato
Ciao, [Nome].
Ti ho chiamato di recente per discutere [domanda].
[Firma]
13. Se un cliente persiste nel non rispondere attraverso tutti i canali, potrebbe avere molto da fare. Usa questo modello: anche una persona molto impegnata può trovare un paio di secondi per una risposta:
Oggetto della lettera:È richiesta una risposta breve
Ciao, [Nome].
Purtroppo non riesco a contattarti. Credo che tu sia molto impegnato o non sia più interessato ai nostri servizi.
Si prega di indicare la risposta appropriata nella risposta:
- Per favore lasciami in pace!
- Troppo occupato, scrivimi di nuovo tra un mese, per favore.
- Ti contatterò io stesso.
[Firma]
14. Se vuoi ricordarti in modo discreto di te stesso, condividi le informazioni con il cliente che gli saranno utili:
Oggetto della lettera: Informazioni utili per la tua attività
15. Se un cliente è in ritardo con il pagamento, ricordaglielo:
Oggetto della lettera: Ritardo nel pagamento
Ciao, [Nome].
[Data di] Ti ho inviato una fattura via e-mail. Il pagamento non è ancora stato ricevuto, quindi chiedi se il tuo dipartimento finanziario ha ricevuto la nostra fattura. Se necessario, lo invierò di nuovo. Mi aspetto il pagamento da te entro una settimana.
Grazie per l'aiuto.
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La lettera al direttore dovrebbe essere breve e informativa. Non dovresti scrivere ripetizioni di più pagine. Un messaggio di esempio può essere scaricato gratuitamente dal link.
Lettera al direttore istituzioni possono essere di contenuto diverso. Gli appelli commerciali delle controparti, i messaggi locali dei dipendenti dell'organizzazione agli amministratori, che hanno una forma scritta, sono più efficaci di conversazioni telefoniche e conversazioni orali. La fonte delle informazioni su carta è archiviata sulle scrivanie degli amministratori, negli archivi delle società e un giorno diventa richiesta.Il modello di reclamo può essere scaricato gratuitamente tramite un collegamento diretto.
La lettera al direttore dovrebbe essere breve, chiara e informativa. Non dovresti scrivere testi voluminosi e rivisitazioni di più pagine. L'eccezione sono le affermazioni. Nessuno è interessato a offerte ordinarie e opuscoli regolari. L'appello al regista deve essere reso unico, enfatizzare l'essenza principale in poche righe. Dopo aver scritto il contenuto, preparati ulteriori sviluppi eventi. La persona interessata al testo farà molte domande. Risposte ponderate, preparate in anticipo, saranno una buona aggiunta alla presentazione e metteranno in risalto la competenza dell'autore nella domanda.
Paragrafi obbligatori della lettera al direttore
:- Nella parte in alto a destra è scritto il nome del destinatario con la specificazione della carica e il nome completo del capo;
- Di seguito sono registrati i propri dati e recapiti telefonici;
- Al centro del foglio, con frasi cortesi, si fa appello per nome e patronimico del regista;
- La parte introduttiva è composta da una o due righe;
- Dopo l'introduzione, bisogna passare subito alla narrazione;
- Ogni parola di contenuto deve essere pensata e verificata più volte;
- In basso la data di scrittura, firma e trascrizione;
"La cosa più difficile per una persona è dare ciò che non gli è dato."
M. Zhvanetsky
Probabilmente, tutti almeno una volta nella vita hanno dovuto fare i conti con il fatto che c'era un urgente bisogno di scrivere una lettera commerciale al capo società commerciale, partner, funzionario o, nel peggiore dei casi, nell'ufficio alloggi. Ma se ti consideri un uomo d'affari, anche un principiante, o hai intenzione di aprire un'attività in proprio, anche in un lontano futuro, devi imparare a scrivere lettere commerciali con competenza.
Quindi qual è la differenza tra una lettera semplice e una lettera commerciale?
Prima di tutto, l'assenza di componenti emotive e la predominanza della logica e pragmatico una dichiarazione razionale della tua richiesta o proposta. È improbabile che un uomo d'affari, titolare di un'azienda o capo di un'impresa grande e anche non molto grande, a differenza di un semplice "consumatore", sia interessato alla tua lettera emotiva e ispiratrice a lui con una richiesta sulla cooperazione, fornire assistenza o stabilire altre relazioni amichevoli.
Prima di tutto, devi capire che scrivere una lettera commerciale è come scriverla al punto! Molti ora diranno a se stessi cos'è un "gioco di parole", è chiaro che una lettera commerciale differisce dal resto per una chiara comprensione: "A chi", "Perché" e "Perché". Ho letto molte lettere e proposte e, purtroppo, in alcune lettere il significato è costantemente sfuggito, e alla fine della lettera non era affatto chiaro cosa volesse chiedere o offrire l'autore.
Pertanto, affinché il significato e l'idea della lettera non "si diffonda attraverso l'albero", devi rispondere tu stesso alle seguenti domande:
- A chi stai scrivendo una lettera, hai sbagliato il destinatario?
- Perché stai scrivendo una lettera, cosa vuoi offrire o chiedere? I tuoi argomenti sono chiari, stile di presentazione e sono convincenti le tue argomentazioni per il Destinatario? E quale beneficio otterrà dalla cooperazione con te?
- Perché stai facendo questo? Che risultato vuoi ottenere? Quali ulteriori azioni intendete "provocare" il Destinatario?
Per le lettere commerciali è stato sviluppato il corrispondente GOST R 6.30-2003, che descrive i requisiti di base per il contenuto e l'esecuzione dei documenti. Più in dettaglio, puoi familiarizzare con questo GOST acquistandolo in un negozio di libri aziendali e utilizzarlo in seguito nei tuoi documenti.
Ma, per alcuni punti importanti Desidero prestare particolare attenzione a:
- L'intestazione di una lettera commerciale dovrebbe contenere un appello al Destinatario. Viene rilasciato poco sotto il numero di registrazione: nell'angolo in alto a destra sono indicati la posizione e il nome completo. Destinatario. Di seguito è possibile specificare l'oggetto della lettera. Ancora più in basso, al centro, è redatto un Appello. Nell'appello, il rispetto dovrebbe essere espresso usando parole generalmente accettate: "Caro", "Sig.", "Signora" (le abbreviazioni non sono consentite). Il cappuccio è solitamente evidenziato in grassetto.
Per esempio:
Rif. N. 01 del 20/04/2012
in Vh. N. 01 - RiK del 01/01/1930
Direttore
LLC "Corna e zoccoli"
Bender O.I.
"Circa un lotto di corni difettosi,
consegnato il 01.01.1930"
Caro Ostap Ibrahimovich,
- Introduzione. Nell'introduzione è necessario definire brevemente l'essenza della lettera. Puoi iniziare tradizionalmente: "Porto alla tua attenzione ...", "Ti chiedo ...", "Al momento ...", ecc. - se la lettera è scritta in prima persona.
Se l'appello proviene da una persona giuridica, la narrazione proviene da una terza persona (ad esempio, "La nostra impresa offre ...").
Inoltre, sia nell'introduzione che nel testo successivo della lettera, il pronome tu e tutte le sue forme (tu, tu, tuo) vanno scritti con la maiuscola.
- Nella conclusione della lettera si riassumono i risultati di quanto scritto, spesso si scrive una richiesta o una proposta. Ad esempio: "Premesso quanto sopra, vi chiedo...".
- Il testo principale di una lettera commerciale termina tradizionalmente con la frase: "Rispettosamente, ..." - se è previsto un indirizzo neutro. Se conosci personalmente il destinatario, puoi terminare la lettera con la frase: "Cordiali saluti, ...".
Per esempio:
Cordiali saluti,
Milionario sotterraneo (firma) A.I. Koreiko
Posizione, nome completo (sono stampati nome e patronimico, e poi il cognome), la firma è apposta di proprio pugno.
- La lettera commerciale termina con le informazioni sul mittente, che dovrebbero contenere il suo nome completo. (preferibilmente in posizione completa) e numero di telefono di contatto. Ciò è necessario qualora sia necessario contattare il Destinatario o un suo rappresentante per ulteriori informazioni. Puoi anche indicare la persona responsabile (nome completo) e il suo numero di telefono di contatto. A proposito, non dimenticare di indicare il prefisso insieme al numero di telefono. Non costringere il Destinatario a dedicare tempo alla ricerca di queste informazioni.
Desidero inoltre richiamare la vostra attenzione su alcuni punti relativi alla presentazione della lettera stessa. Un tempo ho utilizzato varie opzioni per la presentazione della lettera, fino a prima dell'uso PNL, ma tutto questo ha dato poco uso pratico, poiché lo stile di una lettera commerciale è molto conservatore e le lettere lo sono non corrispondono questo stile, semplicemente non andavano oltre il "controllo doganale", rappresentato dal segretario dell'azienda. Pertanto, ho rifiutato dagli esperimenti e cominciò a scrivere, come richiesto dallo stile aziendale.
Ricorda, la tua lettera dovrebbe contenere tre sezioni principali, queste sono introduzione, ragionamento e conclusione. Molti autori della lettera si mettono subito al lavoro, senza introdurre l'interlocutore nel corso di questa vicenda. Naturalmente, se la lettera è abbastanza lunga, l'uomo d'affari può leggere o meno l'introduzione, ma andrà dritto al punto. Ma può anche tornare all'inizio della lettera se questa "essenza" lo interessa. In conclusione, devi scrivere cosa vuoi ricevere. Non dovrebbero esserci doppie interpretazioni nella lettera, solo un pensiero chiaro attraverso l'intera lettera. Per fare questo, sarebbe bello ricordare Aristotele, che, 300 anni prima della nostra era, considerava la logica delle proposizioni e formulava leggi logiche basate su di essa:
- La legge dell'identità - il concetto deve essere usato nello stesso significato nel corso del ragionamento;
- La legge della contraddizione - "non contraddirti";
- La legge del terzo escluso - "A" o "non-A" è vera, non esiste un terzo.
Secondo le regole di scrittura, la parte principale di una lettera commerciale dovrebbe logicamente divulgare il contenuto della richiesta o della proposta, rendendolo comprensibile al Destinatario. Tutti i paragrafi precedenti dovrebbero fluire logicamente nel successivo. Fornire fatti e cifre specifici secondo necessità. E non dimenticare che "la brevità è la sorella del talento". Ricorda che un testo troppo lungo può "stancare" il destinatario, potrebbe rimandare la tua lettera e non scoprire qual è lo scopo della tua offerta unica.
E solo dopo aver considerato che la tua lettera è finalmente scritta, assicurati di controllarla per l'ortografia e punteggiatura errori. Ricontrolla la sua sequenza logica e la leggibilità dell'intero testo (è meglio leggerlo ad alta voce).
Se inavvertitamente o in fretta commetti errori di ortografia, allora questo sarà imbarazzante. Come si può "fare affari" con un'azienda che distribuisce messaggi di errore? Stai attento!
In conclusione, vorrei dire che la tua lettera sarà accolta prima anche dai "vestiti", devi prestare particolare attenzione alla qualità della carta su cui è stampata la lettera, al design, se la lettera perderà il suo forma durante il trasporto, se vogliono prenderlo in mano. Se tutto va bene a questo proposito, allora un'essenza chiara, logicamente coerente, rivelatrice, una lettera commerciale ben scritta inclinerà il Destinatario a positivo decisione a tuo favore. Scrivere lettere!