اليوم ، يستخدم الجميع تقريبًا الإنترنت بنشاط. لكن المراسلات التجارية لم تتوقف عن كونها ذات صلة وهامة. تم نقله ببساطة إلى وسائل الإعلام الأخرى. كيف تؤلف وتنسيق خطاب عمل ، سيقول المنشور.
ما الذي يمكن أن تحتويه رسالة العمل؟
بادئ ذي بدء ، توفر المراسلات التجارية فرصة لتبادل أي آراء أو اقتراحات مع الموظفين وشركاء الأعمال. يمكن أن تحتوي الرسالة على طلبات ومطالبات وأفكار أخرى لإزالة سوء التفاهم بين الشركات. بشكل عام ، المراسلات التجارية هي نوع من المراسلات الرسمية.
الاختلافات عن الحروف الأخرى
يمكن تلخيص الاختلافات الرئيسية على النحو التالي.
- أسلوب العرض.
- وجود التبعية.
- مفردات بدون تعبير قوي عن المشاعر.
- كقاعدة عامة ، لا تأخذ الرسالة أكثر من صفحة واحدة.
- الخط في النص هو نفسه (ليس صغيرًا وليس كبيرًا).
- عادة ما يتم وضعها على الورق الرسمي الخاص بالمنظمة.
أنواع خطابات العمل
الرسائل المراد الرد عليها:
- طلب.
- التماس.
- متطلبات.
- يعرض.
- جاذبية.
رسائل لا تتطلب الرد:
- معلوماتية.
- إعلام.
- مصاحب.
- ضمان.
- تحذير.
- تذكير.
خطابات تجارية. عادة ما تكون مطلوبة خلال فترة العقد أو لإبرام اتفاق:
- طلب.
- الاستجابة لطلب.
- تذكير.
- مطالبة.
- يعرض. هذا عرض لإبرام عقد أو عقد صفقة.
- التحذير من ضرورة الوفاء بالالتزامات وإنهاء الاتفاقيات وما إلى ذلك.
خطابات غير تجارية:
- دعوة.
- معلومات عن شيء ما.
- التعبير عن الامتنان.
- التوصيات.
- طلب.
- تعليمات.
- تغطية الحرف.
- تعبيرا عن العزاء.
- مبروك في أي مناسبة.
- خطاب الضمان.
- تأكيد استلام البضائع وتقديم الخدمات وما إلى ذلك.
تصنيف خطابات الأعمال حسب الهيكل:
- تم تجميعها وفقًا لنمط صارم.
- مكتوبة في شكل حر.
أنواع حسب المرسل إليه:
- طبيعي. أرسلت إلى المرسل إليه.
- جماعي. أرسل إلى شخص واحد ، ولكن من عدة أشخاص.
- دائري. أرسلت إلى عدة مستلمين.
شكل الخطاب كالتالي:
- يتم إرسالها في مظاريف بريدية عادية.
- سلمت شخصيا.
- تم إرسالها كفاكس.
- أرسلت عن طريق البريد الإلكتروني.
كما ترى ، يمكن تأطير رسالة العمل بطرق مختلفة وبنوايا مختلفة. لكن تجدر الإشارة إلى أنه في بعض الحالات ، لأسباب أخلاقية ، يجب كتابتها بخط اليد ، وليس كتابتها على الكمبيوتر. وهذا ينطبق على التهنئة والتعزية.
أجزاء من الرسالة
ينقسم خطاب العمل الجيد دائمًا إلى عدة أجزاء. هذا هو التمهيدي والرئيسي والنهائي. وهم مرتبطون ببعضهم البعض بشكل منطقي.
كقاعدة عامة ، يحتوي الجزء التمهيدي على معلومات حول الظروف التي أدت إلى كتابة الرسالة. النص الرئيسي هو المحتوى نفسه ، جوهر الرسالة. في الجزء الأخير ، يلخصون النتائج ، والتي يمكن أن تعبر عن الرفض والموافقة والطلب وما إلى ذلك.
مبادئ الكتابة
يجب كتابة أي رسالة عمل بهذا الشكل.
- بشكل حيادي.
- موجهة (أي مخصصة لشخص معين).
- جادل.
- بثقة.
- الأكثر اكتمالا.
- يجب أن تكون جميع المعلومات الواردة في النص حديثة وقت كتابة هذا التقرير.
الميزات الأسلوبية
تنص قواعد كتابة خطاب العمل على أنه من الضروري الالتزام بأسلوب صارم. من الضروري استخدام وسائل الكلام التي تعتبر نموذجية للوثائق الرسمية فقط. أي أن أسلوب العمل الرسمي سيكون مناسبًا. يجب أن تحتوي اللغة على الميزات التالية.
- الرسمية.
- دقة المعلومات المقدمة.
- الموضوعية.
- منظم.
- غنية بالمعلومات ولكنها موجزة.
يجب ذكر جوهر الأمر في جمل قصيرة بسيطة ، مع التركيز على الأفعال. ليست هناك حاجة لزيادة تحميل النص بالصفات ، واستخدام مصطلحات غير معروفة ومتخصصة للغاية قد لا يفهمها المرسل إليه. هذا لن يؤدي إلا إلى السلبية والرفض. من الأفضل محاولة الشرح بكلمات بسيطة ومفهومة ، مزيد من الحقائقوتفاصيل. لا يسمح أسلوب العمل بوجود نصوص غير إعلامية و "مائية".
لا ينبغي تلخيص الجزء الأخير من خلال دورات الكلام الطويلة غير الضرورية. كما أن المقترحات غير المنطقية وغير المتسقة لن تنجح. لذلك ، من الأفضل استبعاد العبارات الظرفية والمشاركة. يجب أن تحتوي كل فقرة على فكرة واحدة محددة فقط. بعد الانتهاء من النص ، من الأفضل التحقق من وجود أخطاء عدة مرات من خلال قراءة الحرف بصوت عالٍ.
متطلبات النموذج
وفقًا لقواعد خطاب العمل ، من الأفضل وضعه على ترويسة الشركة. لديها المتطلبات الرئيسية التالية.
- في منتصف النموذج ، تحتاج إلى إدخال شعار الاتحاد الروسي إذا كانت المؤسسة مملوكة للدولة.
- يجب وضع الخطاب على ورقة بحجم A4.
- على اليسار ، اترك الحقل فارغًا (3 سم على الأقل). هذا ضروري لأنه بعد مرور بعض الوقت سيتم حفظ المواد مع بقية المستندات.
- أفضل خط هو "Times New Roman" القياسي ، الحجم 12 وتباعد الأسطر 1.5-2. من الأفضل فهمه عند القراءة.
- في رأس الرسالة ، تحتاج إلى الإشارة إلى اسم المنظمة وعنوانها الفعلي والقانوني ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني.
ميزات التصميم
إذا استغرق تصميم خطاب العمل عدة صفحات ، فأنت بحاجة إلى ترقيم ، بدءًا من الثانية. يوصى باستخدام الأرقام العربية لهذا الغرض. لا يلزم وضع النقاط الموجودة بجانب الأرقام.
يجب تقسيم الرسالة إلى فقرات ، وإذا لزم الأمر ، إلى عناوين فرعية. يجب ألا يبدو النص كتيار مستمر ، حيث سيتم إدراكه بشكل سيئ. ستظهر الفقرات أين تنتهي الأفكار الأخرى وتبدأ.
من المهم ملاحظة أن الأخطاء المطبعية وعمليات المسح وأي تصحيحات غير مقبولة للمراسلات التجارية. سوف يشهدون على أمية وعبث الخصم.
التفاصيل المستخدمة
تحتوي الرسالة عادة على المعلومات التالية.
- الاسم الكامل للشركة وليس الاختصار فقط.
- رقم الهاتف ورقم الفاكس والحساب المصرفي والبريد الإلكتروني.
- المرسل إليه. علاوة على ذلك ، يجب استخدام اسم الشركة في حالة الجر. إذا كنت بحاجة إلى تحديد الاسم الأخير والمنصب ، فمن المستحسن استخدام dative. إذا كان المتلقي له رتبة أو درجة أكاديمية، ثم يجب الإشارة إليه قبل اسم الشخص.
من المهم ملاحظة أنه يجب كتابة كل سمة بحرف كبير وعلى سطر جديد.
المراجع في خطاب العمل
يجب أن يكون الاتصال الرسمي دائمًا بنبرة محايدة. يجب أن يكون للنداءات الموجهة إلى المرسل إليه نفس النموذج. عبارات مثل "مساء الخير" لن تكون مناسبة. إذا كنت تريد إلقاء التحية ، فمن الأفضل استخدام كلمة "مرحبًا" الرسمية. لكن الخيار الأكثر كفاءة يعتبر الاستئناف بالاسم والعائلة. ولا يهم كم من الوقت يستمر التعارف مع المرسل إليه. في الرسالة ، لا يمكنك استخدام الشكل المختصر للاسم (على سبيل المثال ، Petya و Anya وما إلى ذلك).
وللحفاظ على مسافة بين الأشخاص ، ولإظهار الاحترام لشخص أكبر سنًا أو أعلى في المنصب ، فإن مناشدة "أنت" ستساعدك. ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أنه في بعض الشركات ، على العكس من ذلك ، من المعتاد استخدام "أنت" عند التواصل ، حتى في رسالة.
وتجدر الإشارة إلى أن لقب "سيدي العزيز" لا يمكن استخدامه دون الإشارة لاحقًا إلى اسم هذا الشخص. يجب أيضًا تجنب الاختصارات "السيد" و "السيدة". إذا كنت بحاجة إلى مخاطبة مجموعة من الأشخاص ، فيُسمح لك بعدم الإشارة إلى الأسماء. ثم يمكنك أن تكتب بإيجاز: "أيها السادة الأعزاء!" وفقًا للقواعد ، بعد العنونة بالاسم ، يجب دائمًا وضع علامة تعجب. على سبيل المثال ، قد تبدو عبارة مماثلة في خطاب العمل كما يلي: "عزيزي الكسندر سيرجيفيتش!"
في الجزء الأخير ، يمكنك استخدام خيارات مختلفة. "مع أطيب التمنيات"،" مع الاحترام "،" على أمل التعاون "وهلم جرا. هنا ، يجب أن تكون النداءات رسمية ولكن ودية.
صنع الجزء الأخير
من المهم أيضًا إنهاء الحرف بشكل صحيح. في الجزء الأخير ، تحتاج إلى تلخيص ما قيل سابقًا. ومع ذلك ، لا تمدد الاستنتاجات لعشر جمل. يجب أن نتذكر أن الإيجاز والإيجاز يتم تقييمهما في أسلوب العمل. من الأفضل أن تحد نفسك عبارات بسيطة. على سبيل المثال ، سيتم إعطاء العديد من الإنشاءات المناسبة في الجزء الأخير من المراسلات التجارية. يجب إكمال خطابات العمل بشكل صحيح وأدب قدر الإمكان.
- شكرا لمساعدتك أو انتباهك. "اسمحوا لي أن أشكركم على ..." "شكرًا لك!"
- تأكيد المرسل إليه في شيء. "نحن نحب العمل معك."
- تعبير عن الأمل في المستقبل. "نأمل أن نسمع منك في أقرب وقت ممكن".
- طلب شيء. "سنكون ممتنين إذا أبلغت عن النتائج."
- تسببت الاعتذار عن أي إزعاج. "نعتذر عن التأخير في السداد".
كيف نقول وداعا للمرسل إليه
على الرغم من حقيقة أن المراسلات تجارية ، يمكنك في خطاب العمل أن تقول وداعًا بطرق مختلفة. للقيام بذلك ، استخدم ما يسمى بعبارات الإغلاق.
الخيارات التالية أمثلة:
- تفضلوا بقبول فائق الاحترام.
- بإخلاص.
- أطيب التمنيات.
- أتمنى لك التوفيق في عملك.
- نأمل في مواصلة التعاون.
- كنا سعداء لتقديم الخدمة.
قد تكون هناك خيارات أخرى. هنا اختيار العبارة الأخيرة هو محض مسألة ذوق.
التوقيع
في الجزء السفلي من الورقة ، يجب على المرسل وضع توقيعه. لكن من المهم للغاية القيام بذلك بشكل صحيح حتى يكون للوثيقة مظهر رسمي.
من الضروري الإشارة إلى الموضع والأحرف الأولى واللقب والعكس لوضع التوقيع. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تحديد معلومات الاتصال (عنوان البريد الإلكتروني الشخصي أو رقم الهاتف). سيظهر هذا للمتلقي استعداده للتواصل والتعاون.
ميزات الفشل
من المهم أيضًا معرفة كيفية كتابة خطاب عمل إذا كنت بحاجة إلى رفض شيء ما. بعد كل شيء ، حتى السلبية المحجبة أو الرفض لن يمر مرور الكرام وسيترتب عليه عواقب غير سارة. بعد ذلك ، لن يكون من الممكن الاعتماد على موقف إيجابي أو على الأقل محايد تجاه الذات. عند كتابة خطاب ، لا تحتاج إلى الخضوع للعواطف. من الأفضل أن تبقى ضمن الحدود ، حتى لو كان المرسل إليه مزعجًا للغاية. يجب دائمًا إعادة قراءة رسائل الرفض عدة مرات ، مع إيلاء اهتمام خاص لنبرة الرسالة.
لا ينبغي أن تبدأ الرسالة بعلامة "لا" قاطعة ، بأي شكل يتم التعبير عنه. خلاف ذلك ، سيحصل المستلم على انطباع بأنه غير مهتم ولا يهم. أولاً ، من الأفضل وضع تفسيرات مقنعة غير مدروسة. عندما يتم سرد أسباب الرفض بإيجاز ، يمكنك الانتقال بسلاسة إلى توضيح الحقيقة. في الوقت نفسه ، وفقًا لآداب خطاب العمل ، يوصى باستخدام النوع التالي من الصياغة.
- للأسف ، لا يمكننا تلبية طلبك.
- نحن نأسف بصدق ، ولكن علينا رفض عرضك.
- نأسف بشدة ، لكن لا يمكننا تلبية طلبك للأسباب التالية.
من الناحية المثالية ، في بداية الخطاب ، يجب أن تذكر بإيجاز طلب المرسل إليه. لذلك سوف يفهم أنهم تعرفوا حقًا على اقتراحه ، وبالتأكيد سيقدره.
ميزات إنشاء بريد إلكتروني
اليوم ، يهتم الناس بشكل متزايد بكيفية كتابة خطاب العمل إذا كان يجب إرساله عن طريق البريد الإلكتروني. بالنسبة لمثل هذه المراسلات ، تنطبق جميع القواعد نفسها التي تم ذكرها سابقًا. ومع ذلك ، فإن رسائل الأعمال الإلكترونية لها خصائصها الخاصة.
- يجب أن يكون تسجيل الدخول قويًا وكافيًا. على سبيل المثال، [بريد إلكتروني محمي]هو خيار سيء [بريد إلكتروني محمي]- جيد.
- من المهم دائمًا ملء حقل "الموضوع". ستوضح ما ستكون الرسالة حوله. إذا كانت الرسالة موجهة لشخص غريب ، فيجب أن يكون العنوان مثيرًا للاهتمام. لكن من المهم عدم المبالغة في ذلك. موضوعات مثل "عرض فريد الآن" ، "عاجل" لن يؤدي إلا إلى الرفض. يجب أن يتكون العنوان من 3-5 كلمات ، مع وضع جوهر الرسالة فيه.
- إذا كانت المراسلات مع غريب، فأنت بحاجة أولاً إلى إخباره بكيفية اكتشافهم له وماذا تفعل الشركة. بدون هذه المقدمة ، يمكن اعتبار الرسالة بريدًا عشوائيًا ويتم حذفها على الفور.
- من الأفضل تمييز النقاط المهمة في النص بالخط العريض. في هذه الحالة ، من غير المقبول استخدام ألوان مختلفة.
- لا ينبغي استخدام الأحرف الكبيرة في البريد الإلكتروني للأعمال. حتى العناوين الفرعية وعنوان الموضوع يجب ألا يكونا بأحرف كبيرة. الشيء نفسه ينطبق على علامات الترقيم المكررة.
- من الأفضل تقسيم النص إلى فقرات ، مع ترك سطر فارغ بينهما.
- كلما كانت الرسالة أقصر ، زادت سرعة الرد عليها.
- التوقيع مطلوب. يتكون عادةً من عدة سطور في رسائل البريد الإلكتروني ، بما في ذلك اسم المرسل وموقعه واسم الشركة ورقم الهاتف وعنوان موقع الويب.
- يمكن إرفاق الملفات النصية والصور بالحرف. إنها مريحة للغاية ، لأن مواد إضافيةوالتعليقات والتفسيرات والأوصاف التفصيلية يصرف الانتباه عن الجوهر. لذلك ، من الأفضل وضعها ليس في نص الرسالة ، ولكن في الملفات المرفقة.
- إذا استمرت المراسلات التجارية لفترة طويلة وتم إنشاء علاقة ثقة دافئة ، فيُسمح باستخدام الرموز التعبيرية في البريد الإلكتروني. سوف يساعدون على "إحياء" القليل من التواصل ونزع فتيله. لكن لا ينبغي إساءة معاملتهم ، وهي غير مقبولة بشكل عام في الأحرف الورقية.
تعليمات لكتابة خطاب
يمكن تقسيم كتابة خطاب العمل إلى عدة مراحل.
1. أولا تحتاج إلى تحديد المرسل إليه. للقيام بذلك ، في الزاوية اليمنى العليا من النموذج ، تحتاج إلى كتابة الأحرف الأولى واللقب وموضع المستلم. إذا كان المرسل إليه منظمة ، فيجب الإشارة إلى عنوانها القانوني.
2. مناشدة المتلقي. يجب وضعه في منتصف النموذج. لقد قيل بالفعل ما هي العبارات التي يمكن استخدامها. عادة ما يبدو الاستئناف مثل: "عزيزي إيغور بتروفيتش!"
3. بيان الغرض. أدناه ، في سطر جديد ، تحتاج إلى كتابة الأفكار الرئيسية ، والفكرة بأكملها ، مع ذكر أسباب الاستئناف. إذا كنا نتحدث عن بعض المشاكل ، فإن الأمر يستحق تقديم خيارات لحلها. إذا كان هذا اقتراحًا للتعاون ، فأنت بحاجة إلى شرح كيف سيحدث. إذا كانت الرسالة تعكس شكوى ، فمن الجدير طلب إجراء محدد. باختصار ، يجب أن يفهم المستلم من النص ما يريده منه بالضبط.
4. الجزء الأخير. وأخيرًا ، من سطر جديد ، تحتاج إلى إدخال العبارة النهائية والتوقيع.
شكرا لك رسالة
يوضح هذا النموذج كيف يمكن أن تبدو رسالة الشكر. ومع ذلك ، هناك عيب واحد في هذا المثال. بدلاً من السطر "To the Flagship Company" ، يمكن إدراج عبارة ترحيب وأسماء أولئك الذين تم إرسال الرسالة إليهم.
استفسار
هذا نموذج لخطاب طلب عمل. لا توجد عيوب فيه. تم اتباع جميع قواعد الصياغة رسالة رسمية. يتضح من النص ما هي المشكلة التي نشأت وما يجب القيام به لحلها. تحتوي الرسالة أيضًا على جميع تفاصيل الاتصال ورسالة ترحيب وعبارة ختامية وتوقيع.
لذلك ، أظهر المنشور كيفية كتابة الرسائل الموجهة لشركاء الأعمال. يجب أن يتم ذلك بشكل صحيح وكفء حتى لا يفقد ماء الوجه. بعد كل شيء ، فإن مستقبل الشركة يعتمد عليها. من المهم أيضًا الرد على رسالة العمل في الوقت المناسب. يمكن القيام بذلك في غضون ثلاثة إلى سبعة أيام من استلام الرسالة.
وفقًا لجمعية التسويق المباشر البريطانية ، حقق كل جنيه تم استثماره في التسويق عبر البريد الإلكتروني في عام 2015 عائدًا قدره 38 جنيهًا إسترلينيًا. تريد تحقيق نفس النتائج ولكن لا تعرف كيف تكتب رسالة للعميل؟ثم استخدم الأفضلرسائل عينة للعملاءالتي جمعناها لك في هذه المراجعة.
كيف تكتب رسالة إلى العميل
أنت تفكر في العملاء طوال الوقت ، لكنها ليست متبادلة. لجذب انتباههم والتقدم على منافسيك ، تحتاج إلى تذكير نفسك بانتظام. رسائل البريد الإلكتروني رائعة لهذا الغرض. وفقًا لمؤلفي مدونة Pipedrive ، هناك بعض الحيل التي يمكن أن تعمل لصالحك:
- الصبر والمزيد من الصبر.قم بإحضار المشتري المحتمل إلى الصفقة تدريجياً عن طريق إرساله بانتظام.
- اتفق على استراتيجيةفي إرسال الرسائل إلى العملاء مع قسم التسويق ، حتى لا تكون متطفلاً للغاية ولا تسد صندوق بريد العميل بالمعلومات المتكررة.
- استخدم نظام CRM.سوف يبسط الجانب التقني للتواصل مع العملاء ويسرع العمل مع البريد.
نظام CRM هو برنامج مفيد يساعد في الاحتفاظ بسجلات العملاء والمعاملات ، ويسجل جميع المكالمات ، ويساعد أيضًا في تنظيم المراسلات مع العميل بسهولة. على سبيل المثال ، يتكامل البرنامج مع خدمة البريد (يمكنك توصيل عدد غير محدود من ملفات علب البريد) ويسمح لك بحفظ تاريخ المراسلات مباشرة في بطاقة الطرف المقابل. إذا كتب لك عميل جديد ، فيمكنك إنشاء بطاقة صفقة مباشرة من الرسالة الواردة.
والآن الشيء الأكثر إثارة للاهتمام: لإرسال رسالة إلى عميل من CRM ، لا يتعين عليك حتى كتابة نص.بمساعدة مصمم المستندات ، يمكنك إنشاء مجموعة من الرسائل لجميع المناسبات وإرسالها إلى العملاء بنقرتين. سوف يقوم SalesapCRM نفسه باستبدال الاسم والبيانات الأخرى للعميل في الرسالة. تريد أن تعرف التفاصيل؟ ثم اضغط .
رسائل للعملاء: أمثلة وعينات جاهزة
قمنا بتجميع مجموعة مختارةخطابات الأعمال للعملاءالتي يمكنك أخذها كعينة. كل ما عليك فعله هو ملء التفاصيل.
1. هل تكتب إلى عميل محتمل لأول مرة؟ أرسل هذه الرسالة القصيرة:
موضوع الرسالة:ربما أنت عميلنا الجديد
مرحبًا، [اسم].
نحن [معلومات مختصرةعن الشركة].
إذا كنت مهتمًا ، فأنا مستعد لمناقشة إمكانية التعاون. أخبرنا بالوقت المناسب لك للاتصال.
[إمضاء]
2. أخبر العميل المحتمل بالتجربة الناجحة للتعاون مع منافسيه:
موضوع الرسالة:مواكبة المنافسين
مرحبًا، [اسم].
لقد عملنا بنجاح مع [المنافس X و Y]الخامس [مجال النشاط]بالفعل [الكثير من الوقت]ومعا حققنا نتائج جيدة. يمكنك العثور على معلومات مفصلة عنها هنا [رابط إلى الحالة / المراجعة].
سنكون سعداء إذا انضممت إلينا.
[إمضاء]
3. إذا تلقيت جهات اتصال لعملاء محتملين في حدث تجاري ، ارسلهمرسالة عرضهذهعينة:
موضوع الرسالة:المزيد عن شركتنا
مرحبًا، [اسم].
أتمنى أن تكون قد أحببت ذلك أيضًا [حدث]وأود أن أشكرك على اهتمامك به [اسم الشركة].
أرفق معلومات أكثر تفصيلاً عن شركتنا. سأكون سعيدًا لمناقشة جميع أسئلتك عبر الهاتف.
[إمضاء]
رسائل تذكير
4. بعض الوقت بعد الإرسال رسائل إلى العميل الذي يقدم الخدماتأو معلومات إضافيةذكر نفسك:
موضوع الرسالة:هل تريد مناقشة شيء ما؟
مرحبًا، [اسم].
أتمنى أن تكون قد أتيحت لك الفرصة لقراءة رسالتي السابقة ومعرفة المزيد عنها [معلومات إضافية].
هل لديك أي أسئلة أو أفكار حول اقتراحي؟ سأكون سعيدًا لمناقشتها عبر الهاتف أو شخصيًا. متى سيكون لديك وقت لهذا؟
[إمضاء]
5. إذا كان بإمكانك إظهار فعالية اقتراحك بالأرقام ، فقم بمشاركتها خطابات لعملاء الشركة. الحقائق تقنع بشكل أفضل.
موضوع الرسالة:بعض الحقائق التي قد لا تعرف عنها [اسم الشركة]
مرحبًا، [اسم].
لقد أرسلت لك مؤخرًا بريدًا إلكترونيًا عن [اسم الشركة]وأعتقد أننا يمكن أن نكون مفيدين [شركتك].
عملاؤنا يشهدون نموا [حدد المؤشرات]عند استخدامها [اسم المنتج والخدمة]. كما نقدم [أخبر عن الترقيات]و [اذكر الصفقات الرائعة الأخرى].
إذا كنت تريد معرفة التفاصيل ، فيرجى إخبارنا ، وسنتفق على المفاوضات عبر الهاتف أو في اجتماع.
إنني أتطلع إلى إجابة.
[إمضاء]
6. منح العملاء فترة تجريبية أو عينات مجانية. يكون المشترون أكثر استعدادًا لعقد صفقة إذا اختبروا المنتج أولاً.
موضوع الرسالة:هدية لشركتك
مرحبًا، [اسم].
قبل أيام قليلة أرسلت لك معلومات عن [اسم المنتج]والآن أقترح تجربته عمليًا.
لقد قمت بإنشاء / إرفاق بعض عمليات تسجيل دخول الضيف / العينات المجانية / القسائم التي يمكن استخدامها للوصول / الاستلام [المنتج أو الخدمة]. شاركها مع زملائك. سيكون من الممتع سماع رأيهم.
سأكون سعيدًا لمناقشة كل شيء بمزيد من التفصيل عبر الهاتف أو شخصيًا. أنا متأكد من أنه يمكننا حقًا أن نكون في خدمتك في [مجال النشاط].
[إمضاء]
7. إذا لم تكن متأكدًا من أنك تتواصل مع موظف مخول بالتفاوض ، فاطلب منه مساعدتك في الوصول إلى صانع القرار:
موضوع الرسالة:آمل أن تتمكن من توجيهي إلى الشخص المناسب
مرحبًا، [اسم].
قبل أيام قليلة أرسلت لك بريدًا إلكترونيًا حول [شركة أو منتج]والآن أشك في أنني التفت إلى العنوان.
هل أنت من يقرر الموضوع الذي يهمني؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فهل يمكنك مساعدتي في الاتصال بالشخص المناسب في شركتك؟
في أنتظار ردك.
8. استخدم نص الرسالة هذا إلى العميل إذا كنت تريد ، بعد مقابلته ، سؤاله عن خططه المستقبلية:
موضوع الرسالة:خططك
مرحبًا، [اسم].
شكرا لك على وقتك. الآن أود أن أعرف كيف ترى المزيد من المناقشة لقضيتنا.
إذا كنت لا تزال مهتمًا ، فيرجى إخبارنا بخططك.
في أنتظار ردك.
[إمضاء]
9. بعد الاجتماع مع العميل ، ذكره بخطوات التفاوض التالية:
موضوع الرسالة:خطة عمل للمستقبل القريب
مرحبًا، [اسم].
شكرًا لك على الوقت الذي قضيته - كان اجتماع اليوم مثمرًا للغاية. اسمحوا لي أن أذكرك بإيجاز كيف سنتابع:
[تاريخ]: سأرسل لك [عقد / مجموعة كاملة من المستندات].
[تاريخ]: ستعطيني التعليقات والرغبات.
[تاريخ]: سنجري جميع التغييرات النهائية ونوقع الاتفاقية.
إذا كنت بحاجة إلى مناقشة أي شيء قبل هذا التاريخ ، فيرجى إبلاغي بذلك.
10. ماكياجهذهرسالة إلى العميلإذا أراد في الاجتماع الحصول على معلومات إضافية:
موضوع الرسالة:معلومات عن طلبك
مرحبًا، [اسم].
كنا سعداء للقاء شخصيًا مع ممثلي منظمتك. لقد وعدت بإرسال معلومات إضافية حول [سؤال]- هم في الملف المرفق.
جاهز للإجابة على أي أسئلة. لا تتردد في الاتصال بي على [رقم] في أي وقت أو الكتابة إلى هذا العنوان.
[إمضاء]
إذا كان العميل لا يتصل
11. إذا لم يستجب العميل مكالمة هاتفية، استخدم ما يليعينة كتابة الرسالة:
موضوع الرسالة:تعذر الاتصال بك
مرحبًا، [اسم].
أردت أن أناقش معك [سؤال]لكن من المحتمل أنك مشغول. الرجاء الاتصال بي في [رقم]أو إعلامي عندما يكون من المناسب لك الاتصال بي.
[إمضاء]
12. ألم تصل للعميل وتركت له رسالة صوتية؟ أكمله بالحرف التالي:
موضوع الرسالة:لم يتصل بك
مرحبًا، [اسم].
لقد اتصلت بك مؤخرا للمناقشة [سؤال].
[إمضاء]
13. إذا استمر العميل في عدم الاستجابة من خلال جميع القنوات ، فقد يكون لديه الكثير ليفعله. استخدم هذا النموذج - حتى الشخص المشغول جدًا يمكنه العثور على بضع ثوانٍ للحصول على إجابة:
موضوع الرسالة:مطلوب إجابة قصيرة
مرحبًا، [اسم].
لسوء الحظ ، لا يمكنني الاتصال بك. أعتقد أنك مشغول جدًا أو لم تعد مهتمًا بخدماتنا.
يرجى الإشارة إلى الإجابة المناسبة في ردكم:
- أرجوك دعني وشأني!
- مشغول جدا ، راسلني مرة أخرى في غضون شهر من فضلك.
- سوف اتصل بك بنفسي.
[إمضاء]
14. إذا كنت تريد تذكير نفسك بنفسك بشكل غير ملحوظ ، فشارك المعلومات مع العميل التي ستكون مفيدة له:
موضوع الرسالة: معلومات مفيدةلعملك
15. إذا تأخر العميل في السداد ، ذكره بذلك:
موضوع الرسالة:تأخير السداد
مرحبًا، [اسم].
[تاريخ]لقد أرسلت لك فاتورة عبر البريد الإلكتروني. لم يتم استلام الدفعة بعد ، لذا يرجى الاستفسار عما إذا كان قسم الشؤون المالية لديك قد استلم فاتورتنا؟ إذا لزم الأمر ، سأرسله مرة أخرى. أتوقع الدفع منك في غضون أسبوع.
شكرا لك على مساعدتك.
[إمضاء]
ستوفر لك هذه القوالب الوقت للتواصل الحقيقي مع العملاء. ولتحقيق تأثير أكبر ، أتمتة إنشاء النماذج وتوزيعها من خلال. الآن - إنه مجاني ويستغرق دقيقتين فقط.
يجب أن تكون الرسالة الموجهة إلى المخرج قصيرة وغنية بالمعلومات. لا يجب أن تكتب روايات متعددة الصفحات. يمكن تنزيل نموذج للرسالة مجانًا من الرابط.
رسالة إلى المخرجيمكن أن تكون المؤسسات ذات محتوى مختلف. تعتبر نداءات العمل للأطراف المقابلة ، والرسائل المحلية من موظفي المنظمة إلى المديرين ، والتي تحتوي على نموذج مكتوب ، أكثر فاعلية من محادثات هاتفيةوالمحادثات الشفوية. يتم تخزين مصدر المعلومات على الورق في مكاتب المديرين وأرشيف الشركات ويصبح مطلوبًا يومًا ما.يمكن تنزيل نموذج المطالبة مجانًا عبر رابط مباشر.
يجب أن تكون الرسالة الموجهة إلى المخرج قصيرة وواضحة وغنية بالمعلومات. يجب ألا تكتب نصوصًا ضخمة وسردًا متعدد الصفحات. الاستثناء هو المطالبات. لا أحد يهتم بالعروض العادية والكتيبات العادية. يجب إعطاء النداء إلى المخرج التفرد ، والتأكيد على الجوهر الرئيسي في بضعة أسطر. بعد كتابة المحتوى ، استعد لـ مزيد من التطويرالأحداث. سيطرح الشخص المهتم بالنص الكثير من الأسئلة. ستكون الإجابات المدروسة ، المعدة مسبقًا ، إضافة جيدة للعرض التقديمي وتؤكد على كفاءة المؤلف في السؤال.
فقرات إلزامية من الرسالة إلى المخرج
:- في الجزء الأيمن العلوي ، يتم كتابة اسم المرسل إليه مع تحديد المنصب والاسم الكامل للرأس ؛
- يتم تسجيل التفاصيل الخاصة بهم وأرقام هواتف الاتصال أدناه ؛
- في منتصف الورقة ، باستخدام عبارات مهذبة ، يتم تقديم استئناف من خلال اسم المخرج واسم عائلته ؛
- يتكون الجزء التمهيدي من سطر أو سطرين ؛
- بعد المقدمة ، تحتاج إلى الانتقال فورًا إلى السرد ؛
- يجب التفكير في كل كلمة من المحتوى والتحقق منها عدة مرات ؛
- يوجد في الجزء السفلي تاريخ الكتابة والتوقيع والنسخة ؛
"أصعب شيء على الإنسان هو ما لا يعطى له".
M. Zhvanetsky
ربما ، كان على كل شخص مرة واحدة على الأقل في حياته التعامل مع حقيقة أن هناك حاجة ملحة لكتابة خطاب عمل إلى الرأس شركة تجارية، شريك ، مسؤول ، أو في أسوأ الأحوال في مكتب الإسكان. ولكن إذا كنت تعتبر نفسك رجل أعمال ، أو حتى مبتدئًا ، أو ستفتح عملك الخاص ، حتى في المستقبل البعيد ، فيجب أن تتعلم كيفية كتابة خطابات العمل بكفاءة.
إذن ما هو الفرق بين الحرف البسيط وخطاب العمل؟
بادئ ذي بدء ، غياب المكونات العاطفية ، وهيمنة المنطق وواقعيبيان منطقي لطلبك أو اقتراحك. من غير المرجح أن يهتم رجل الأعمال أو صاحب الشركة أو رئيس شركة كبيرة ، وحتى ليست كبيرة جدًا ، على عكس مجرد "المستهلك" ، برسالتك العاطفية والملهمة التي ترسلها إليه مع طلب حول التعاون ،تقديم المساعدة أو إقامة أي علاقات ودية أخرى.
بادئ ذي بدء ، يجب أن تفهم أن كتابة خطاب العمل هو كيف تكتبه في صميم الموضوع! سيقول الكثير لأنفسهم الآن ما هو "التورية" ، فمن الواضح أن خطاب العمل يختلف عن البقية في فهم واضح: "إلى من" و "لماذا" و "لماذا". قرأت العديد من الرسائل والمقترحات ، ولسوء الحظ ، تلاشى المعنى باستمرار في بعض الحروف ، وفي نهاية الرسالة لم يكن واضحًا على الإطلاق ما الذي يريد المؤلف طرحه أو تقديمه.
لذلك ، حتى لا ينتشر معنى وفكرة الحرف في الشجرة ، يجب أن تجيب بنفسك على الأسئلة التالية:
- لمن تكتب رسالة هل أخطأت مع المرسل إليه؟
- لماذا تكتب رسالة ، ماذا تريد أن تعرض أو تسأل؟ هل حججك واضحة وأسلوب العرض وهل هم مقنعونحججك عن المرسل إليه؟ وما الفائدة التي سيحصل عليها من التعاونمعك؟
- لماذا تفعل هذا؟ ما النتيجة التي تريد الحصول عليها؟ ما هي الإجراءات الأخرى التي تنوي "استفزاز" المرسل إليه؟
بالنسبة لخطابات العمل ، تم تطوير GOST R 6.30-2003 المقابل ، والذي يصف المتطلبات الأساسية لمحتوى المستندات وتنفيذها. بمزيد من التفاصيل ، يمكنك التعرف على GOST هذا من خلال شرائه من متجر كتب الأعمال ، واستخدامه لاحقًا في أوراقك.
لكن بالنسبة للبعض نقاط مهمةأود أن أهتم بشكل خاص بما يلي:
- يجب أن يحتوي عنوان خطاب العمل على استئناف إلى المرسل إليه. يتم إصداره أقل بقليل من رقم التسجيل: في الزاوية اليمنى العليا ، يشار إلى الوظيفة والاسم الكامل. المرسل إليه. أدناه يمكنك تحديد موضوع الرسالة. حتى أقل من ذلك ، في الوسط ، يتم وضع استئناف. في الاستئناف ، يجب التعبير عن الاحترام باستخدام الكلمات المقبولة عمومًا: "عزيزي" ، "السيد" ، "سيدتي" (لا يُسمح بالاختصارات). عادة ما يتم تمييز الغطاء بالخط العريض.
على سبيل المثال:
المرجع. رقم 01 بتاريخ 2012/4/20
على Vh. رقم 01 - ريك بتاريخ 01/01/1930
مخرج
LLC "الأبواق والحوافر"
بندر أوي.
"حول مجموعة من الأبواق المعيبة ،
تم التسليم في 01.01.1930 "
عزيزي أوستاب إبراهيموفيتش ،
- مقدمة. في المقدمة ، من الضروري تحديد جوهر الرسالة بإيجاز. يمكنك أن تبدأ تقليديًا: "ألفت انتباهك ..." ، "أطلب منك ..." ، "حاليًا ..." ، إلخ. - إذا كانت الرسالة مكتوبة بضمير المتكلم.
إذا جاء الاستئناف من كيان قانوني ، فإن السرد يأتي من شخص ثالث (على سبيل المثال ، "مشروعنا يقدم ...").
علاوة على ذلك ، في كل من المقدمة وفي النص التالي للرسالة ، يجب كتابة الضمير أنت وجميع أشكاله (أنت ، أنت ، الخاص بك) بحرف كبير.
- في ختام الخطاب ، يتم تلخيص نتائج ما تم كتابته ؛ غالبًا ما يتم كتابة طلب أو اقتراح. على سبيل المثال: "بالنظر إلى ما سبق ، أسألك ...".
- عادةً ما ينتهي النص الرئيسي لرسالة العمل بالعبارة: "مع الاحترام ، ..." - إذا كان من المتوقع وجود عنوان محايد. إذا كنت تعرف المرسل إليه شخصيًا ، فيمكنك إنهاء الرسالة بعبارة - "مع خالص التقدير لك ، ...".
على سبيل المثال:
تفضلوا بقبول فائق الاحترام،
مليونير تحت الأرض (توقيع) A.I. كوريكو
المنصب ، الاسم الكامل (تتم طباعة الاسم الأول واسم الأب ، ثم اللقب) ، يتم وضع التوقيع بيد الشخص.
- ينتهي خطاب العمل بمعلومات عن المرسل ، والتي يجب أن تحتوي على اسمه الكامل. (يفضل أن تكون كاملة) ، ورقم هاتف الاتصال. يعد ذلك ضروريًا إذا كان المرسل إليه أو ممثله بحاجة إلى الاتصال للحصول على معلومات إضافية. يمكنك أيضًا تحديد الشخص المسؤول (الاسم الكامل) ورقم هاتف الاتصال الخاص به. بالمناسبة ، لا تنس الإشارة إلى رمز المنطقة مع رقم الهاتف. لا تجبر المستلم على قضاء الوقت في البحث عن هذه المعلومات.
أود أيضًا أن ألفت انتباهكم إلى بعض النقاط المتعلقة بتقديم الرسالة نفسها. في وقت من الأوقات ، استخدمت خيارات مختلفة لعرض الخطاب ، حتى قبل الاستعمالالبرمجة اللغوية العصبية ، لكن كل هذا أعطى القليل الاستخدام العملي، لأن أسلوب خطاب العمل متحفظ للغاية ، والحروف كذلك لا تتطابقوبهذا الأسلوب ، فإنهم ببساطة لم يتجاوزوا "رقابة الجمارك" التي يمثلها سكرتير الشركة. لذلك رفضت من التجاربوبدأت في الكتابة حسب ما يقتضيه أسلوب العمل.
تذكر أن رسالتك يجب أن تحتوي على ثلاثة أقسام رئيسية ، وهي المقدمة والاستدلال والاستنتاج. ينطلق العديد من مؤلفي الرسالة على الفور إلى العمل ، دون تقديم المحاور إلى مسار هذه المسألة. بالطبع ، إذا كانت الرسالة طويلة بما فيه الكفاية ، فقد يقرأ رجل الأعمال المقدمة أو لا يقرأها ، لكنه سيقفز مباشرة إلى النقطة المهمة. لكن يمكنه أيضًا العودة إلى بداية الرسالة إذا كان هذا "الجوهر" يثير اهتمامه. في الختام ، عليك أن تكتب ما تريد أن تحصل عليه. لا ينبغي أن يكون هناك أي تفسيرات مزدوجة في الرسالة ، فقط فكر واحد واضح في رسالتك بأكملها. للقيام بذلك ، سيكون من اللطيف أن نتذكر أرسطو ، الذي ، قبل 300 عام من عصرنا ، فكر في منطق الافتراضات وصاغ القوانين المنطقية بناءً عليه:
- قانون الهوية - يجب استخدام المفهوم بنفس المعنى في سياق التفكير ؛
- قانون التناقض - "لا تناقض نفسك" ؛
- قانون الوسط المستبعد - "أ" أو "ليس أ" صحيح ، لا يوجد ثالث.
وفقًا لقواعد الكتابة ، يجب أن يكشف الجزء الرئيسي من خطاب العمل منطقياً عن محتوى الطلب أو الاقتراح ، مما يجعله مفهومًا للمرسل إليه. يجب أن تتدفق جميع الفقرات السابقة بشكل منطقي إلى التالية. قدم حقائق وأرقام محددة حسب الحاجة. ولا تنس أن "الإيجاز هي أخت الموهبة". تذكر أن النص الطويل جدًا يمكن أن "يتعب" المستلم ، وقد يؤجل رسالتك ، ولا يكتشف الهدف من عرضك الفريد.
وفقط بعد أن تعتبر أن رسالتك قد تمت كتابتها أخيرًا ، تأكد من فحصها من أجل التدقيق الإملائي وعلامات الترقيمأخطاء. تحقق مرة أخرى من تسلسله المنطقي وإمكانية قراءة النص بأكمله (من الأفضل قراءته بصوت عالٍ).
إذا ارتكبت أخطاء إملائية عن غير قصد أو في عجلة من أمرك ، فسيكون هذا أمرًا محرجًا. كيف يمكن "التعامل" مع شركة توزع رسائل الخطأ؟ كن حذرا!
في الختام ، أود أن أقول إن رسالتك سيتم الترحيب بها أيضًا أولاً بـ "الملابس" ، يجب أن تولي اهتمامًا خاصًا لجودة الورق الذي تتم طباعة الحرف عليه ، والتصميم ، وما إذا كان الحرف سيفقده الشكل أثناء النقل ، سواء كانوا يريدون أخذها في متناول اليد. إذا كان كل شيء على ما يرام في هذا الصدد ، فإن خطاب العمل الأنيق والمتسق منطقيًا والكشف عن الجوهر والمكتوب جيدًا سوف يميل المرسل إليه الى ايجابيالقرار لصالحك. اكتب رسائل!