في أي منظمة، تشكل الرسائل غالبية الوثائق الواردة والصادرة. هناك أنواع عديدة من هذه الوثائق، ولكل منها عدد من القواعد للتنفيذ. وبما أن الحروف هي الأكثر في شكل جماعيوثائق الإدارة، من المهم للغاية معرفة كيفية تكوينها بشكل صحيح.
من هذه المقالة سوف تتعلم:
التنسيق الصحيح للرسائل هو نجاح الشركة بأكملها
تعتبر الرسائل التجارية (أو الرسمية) هي تلك التي تعمل على توصيل الشركة مع الهياكل الخارجية. علاوة على ذلك، حتى بعد التوصل إلى اتفاق شفهي بين رئيس المنظمة وشريك تجاري أو عميل، تنص قواعد الآداب على تأكيد هذا الاتفاق. وهذا بدوره يمكن اعتباره ضمانًا بالفعل.
أنواع الرسائل التجارية
1. إعلامية - تم إنشاؤها لنقل بعض المعلومات.
من خلال الوظائف المنجزة
1. المبادرة - تنقسم إلى تلك التي تتطلب إجابة وتلك التي لا تتطلب إجابة. أمثلة: طلب، شكوى، إشعار، تذكير، .
2. رسائل الرد.
بناء على المرسل إليه
1. عادي - يتم إرساله عادةً إلى مستلم واحد فقط.
2. التعميم - تلك التي يرسلها مرسل واحد إلى عدة مستلمين.
وفقا لشكل المغادرة
هيكل خطاب الخدمة
يتكون نص رسالة العمل المكتوبة جيدًا من: الاستئناف والأجزاء التمهيدية والرئيسية والخاتمة.
جاذبية.
هذا هو الجزء الأكثر أهمية لأغراض الاتصالات. وبالتالي، بفضل شكل العنوان المختار بشكل صحيح، لا يمكنك جذب انتباه المرسل إليه فحسب، بل يمكنك أيضًا ضبط النغمة العامة لمزيد من التواصل. إذا لم تكن الرسالة موجهة إلى شخص معين، فيمكن حذف العنوان، وفي حالات أخرى، من المعتاد استخدام صيغ اللغة القياسية - على سبيل المثال، "عزيزي سيرجي إيفانوفيتش!"، "السيد رئيس الحكومة!" النداء مكتوب في منتصف السطر.
الجزء التمهيدي.
في بداية الرسالة، من الضروري الإشارة إلى أسباب وأسباب إعدادها، وغالبا ما يكون من الضروري تأكيد المعلومات مع الإشارة إلى وثائق وحقائق الطرف الثالث. وإذا كانت هناك حاجة إلى الإشارة إلى المراجع فينبغي أن يتم ذلك بالتسلسل التالي: عنوان العمل، المؤلف، التاريخ، رقم التسجيل، العنوان.
الجزء الرئيسي.
في الجزء الرئيسي يشيرون الهدف الرئيسيحروف. يصف هذا الجزء الأحداث الضرورية بالتفصيل ويقدم الأدلة أو يحلل الموقف.
خاتمة.
في الختام، من المعتاد استخلاص استنتاجات في شكل طلبات أو مقترحات أو رفض أو آراء. من المعتقد أن خطاب الخدمة يمكن أن يحتوي على جزء أخير واحد فقط. كقاعدة عامة، تنتهي بالتعبيرات القياسية - على سبيل المثال، "أتمنى المزيد من التعاون"، "مع". أطيب التمنيات" توضع صيغة المداراة قبل خاصية "التوقيع"، ويتم فصلها عن الموضع بفاصلة.
عند التقديم للمؤلف من المهم أن تأخذ في الاعتبار جوانب مثل:
- درجة التعارف وطبيعة العلاقة مع المرسل إليه؛
- الموقف العام للمرسل إليه وعلاقته بموقف المؤلف؛
- الوضع الذي يتم فيه الاتصال - شكليته أو غير الرسمية؛
- الآداب والمعايير المعتمدة في شركة معينة.
تنسيق الرسالة، عينة:
تنسيق الحروف حسب GOST
يجب إصدار خطابات الخدمة على نماذج خاصة بتنسيق A4 أو A5 حسب حجم النص. لا يجوز استخدام النماذج إلا في الحالات التي يكون فيها المؤلفون عدة شركات في نفس الوقت.
وترد في متطلبات نماذج الرسائل، وكذلك تكوين التفاصيل وقواعد التصميم GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق."
بشكل عام، يحق للشركات تطوير نماذج الرسائل بشكل مستقل، نظرًا لأن GOST المحددة ذات طبيعة استشارية، إلا أن تنفيذ أحكامها يشير إلى ثقافة عالية في العمل مع المستندات في المنظمة. بالنسبة لبعض المنظمات، يعد GOST R 6.30-2003 إلزاميًا: على سبيل المثال، يجب على السلطات التنفيذية الفيدرالية الرجوع دائمًا إلى هذا المعيار.
01 - شعار الدولة للاتحاد الروسي؛
02 - شعار النبالة لأحد الكيانات المكونة للاتحاد الروسي؛
03 - شعار المنظمة أو العلامة التجارية (علامة الخدمة)؛
04 - رمز المنظمة؛
05 - رقم تسجيل الدولة الرئيسي (OGRN) للكيان القانوني؛
06 - رقم تعريف دافع الضرائب/رمز سبب التسجيل (TIN/KPP)؛
07 - رمز النموذج؛
08 - اسم الشركة؛
09 - معلومات مرجعية عن المنظمة؛
10 - اسم نوع الوثيقة؛
11 - تاريخ؛
12 - رقم التسجيل؛
14 - مكان التجميع أو النشر؛
15 - المرسل إليه؛
16 - ختم الموافقة؛
17 - دقة؛
18 - عنوان النص؛
19 - علامة التحكم؛
20 - نص الوثيقة؛
21 - وضع علامة على وجود التطبيق.
22 - إمضاء؛
23 - ختم الموافقة؛
24 - الموافقة على التأشيرة؛
25 - بصمة الختم؛
26 - وضع علامة على التصديق على النسخة؛
27 - مارك عن المؤدي؛
28 - مذكرة بشأن تنفيذ الوثيقة وإرسالها إلى الملف؛
29 - مذكرة بشأن استلام الوثيقة من قبل المنظمة؛
30 - معرف النسخة الإلكترونية.
تنسيق الرسالة وفقًا لـ GOST، عينة:
تنسيق رسالة مع مرفق، عينة:
قواعد كتابة المراسلات التجارية
تتضمن المراسلات التجارية استخدام أسلوب العمل الرسمي للتواصل. تكمن خصوصيتها في حقيقة أن المشاركين عادة ما يكونون كذلك الكيانات القانونية، الذي يجب أن يلتزم بقواعد الاتصال الصارمة إلى حد ما المعتمدة في المنظمة (أو عدة منظمات).
هناك العديد من المتطلبات التي تنطبق على هذا النوع من الاتصالات.
توحيد العرض.يوجد اليوم العديد من المصطلحات والعبارات والصيغ الخاصة الخاصة بالمراسلات التجارية. يتيح لك استخدامها تقليل وقت التحضير بشكل كبير، وتساعدك التصميمات الجاهزة على تجنب إضاعة الوقت في البحث عن مصطلحات مناسبة لموقف معين. يسهل التوحيد بشكل كبير إدراك أي نصوص ويحسن عملية تدفق المستندات بأكملها.
لهجة محايدة.ضبط النفس والصرامة عند كتابة الرسائل هو القاعدة في الاتصالات الرسمية. تشير النغمة المحايدة إلى الغياب شبه الكامل للكلمات المعبرة أو المشحونة عاطفياً. المعلومات ذات طبيعة رسمية بحتة؛ ولهذا السبب، من الضروري استبعاد الكلمات ذات اللواحق أو المداخلات الصغيرة من النص، على سبيل المثال. قد يكون النص الفرعي العاطفي موجودا، ولكن يجب أن يكون مخفيا وراء نغمة العرض المحايدة.
دقة الصياغة وعدم غموضها. يجب على المتلقي أن يفهم ويفسر بوضوح معنى المادة الموجهة إليه. تعتمد دقة النص، كقاعدة عامة، بشكل مباشر على البنية التركيبية المبنية بشكل صحيح وغياب الأخطاء المنطقية. يجب التفكير بوضوح في خطاب الخدمة.
الإيجاز. بفضل هذا المطلب، سيتمكن المؤلف من تقليل طول المستند بأكمله بشكل كبير. إن إيجاز العرض هو في المقام الأول القضاء على تكرار الكلام، والاستخدام الاقتصادي للوسائل اللغوية، وغياب التكرار غير الضروري والمعلومات الإضافية.
تطبيق الصيغ اللغوية.تعد القوالب المستخدمة على نطاق واسع في المراسلات التجارية جزءًا لا يتجزأ منها. ومن ثم، لتشجيع العمل، غالبا ما تستخدم الصيغ التالية: "نطلب منكم النظر في المسألة..."، "تأكيدا لاتفاقنا...". في كثير من الأحيان، تعد الصيغ اللغوية عناصر مهمة من الناحية القانونية للنص، والتي بدونها لن يكون لها القوة اللازمة. على سبيل المثال: "نحن نضمن استرداد مبلغ..."، "تم تعيين التحكم في إكمال المهمة إلى...".
استخدام المصطلحات والاختصارات المعجمية والرسومية.بفضل استخدام المصطلحات في المراسلات، يمكن للمؤلف تحقيق فهم واضح للنص، وهو أمر بالغ الأهمية ميزة مهمة علاقات عمل. يتم تنظيم المصطلحات التي يمكن ويجب استخدامها في مجال دعم التوثيق للإدارة بواسطة GOST R 51141-98 "العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعاريف"
غلبة الجمل الشائعة البسيطة. يعتمد الاتصال الرسمي، كقاعدة عامة، على استخدام جمل مشتركة بسيطة من جزء واحد أو جزأين، مما يبسط إلى حد كبير عملية إدراك النص.
دليل لكتابة رسالة تجارية
|
ورق |
يجب أن تكون مطبوعة على الورق أبيضأو الألوان الفاتحة الأخرى. تنسيق الورقة - A4 (210 × 297 مم) أو A5 (148 × 210 مم). |
|
مجالات |
يجب أن تحتوي الورقة على حقول على الأقل: 20 ملم - اليسار؛ 10 ملم - يمين؛ 20 ملم - أعلى؛ 20 ملم - أقل. |
|
تاريخ |
ويعتبر تاريخ الرسالة هو تاريخ توقيعها. وهو مكتوب بالأرقام العربية بالتسلسل: اليوم، الشهر، السنة. على سبيل المثال، "02/10/2017". يُسمح أيضًا باستخدام الطريقة اللفظية الرقمية لتنسيق التاريخ. على سبيل المثال، "10 شباط (فبراير) 2017" |
|
رقم الصادر |
يتكون الرقم الصادر من رقم تسلسلي يمكن استكماله بفهرس. يتكون رقم المستند الذي تم تجميعه بشكل مشترك من قبل قسمين أو أكثر من أرقام تسجيل الحروف لكل قسم من هذه الأقسام، مفصولة بشرطة مائلة. |
|
وجهة |
يمكن أن يكون المرسل إليه إما الشركة أو تابعة لها الوحدات الهيكليةأو الموظفين الأفراد. من المهم أن تتذكر أنه في الحالة الأخيرة، تتم الإشارة دائمًا إلى الأحرف الأولى قبل اللقب. يُشار دائمًا إلى اسم الشركة المرسل إليه حالة اسمية. ووفقا للقواعد، لا ينبغي أن تكون موجهة لأكثر من أربعة مستلمين. أيضًا، قد تتضمن هذه التفاصيل عنوانًا بريديًا، وتشير أولاً إلى اسم المنظمة، ثم العنوان البريدي. |
|
نص الرسالة |
يمكن تنسيق النص نفسه كجدول أو نص أو مجموعة من عدة بنيات. عند تصميم الجداول، من المهم استدعاء أسماء الأعمدة والصفوف في الحالة الاسمية. إذا استمر الجدول في الصفحة التالية، فسيتم ترقيم الأعمدة والأسطر عليه أيضًا. يجب أن يتكون النص من جزأين: السبب/الغرض/سبب كتابة الرسالة والاستنتاجات/الاقتراحات/التوصيات. أيضا، يمكن أن يحتوي النص على جزء أخير واحد فقط - على سبيل المثال، طلب بدون تفسير. إذا كانت الرسالة تشير إلى أعمال منظمات أخرى، فاذكر تفاصيلها: عنوان المستند واسم المنظمة والتاريخ ورقم التسجيل والعنوان. |
|
طلب |
يجب تنسيق خطاب العمل مع المرفق على النحو التالي: التطبيق: لمدة 2 لتر. في نسختين. إذا لم يتم الإشارة إلى التطبيق في النص، فمن الضروري الإشارة إلى اسمه وعدد الأوراق والنسخ. على سبيل المثال: الملحق: اتفاقية البيع والشراء لمدة 3 لتر. في نسختين. في حالة إرفاق مستند به مرفق، يتم تنسيق العلامة على النحو التالي: المرفق: رسالة من FSS بتاريخ 12 أكتوبر 2017 رقم 03-2/923 وملحق لها، إجمالي 7 صفحات. |
|
إمضاء |
يتطلب التوقيع الإشارة إلى منصب الموظف الذي وقع الرسالة ونسخة من هذا التوقيع. إذا قام عدة موظفين بالتوقيع، يتم ترتيب التوقيعات بالتسلسل المطابق للمنصب الذي يشغله. إذا كانت المواقف متساوية، فيجب أن تكون التوقيعات موجودة على نفس المستوى. |
|
ختم |
يشهد الختم على صحة توقيعات المسؤولين على المستندات المتعلقة بالأصول المالية أو على المستندات الأخرى التي تنص على التصديق على التوقيع الأصلي. |
|
المنفذ |
إذا لزم الأمر، قم بالإشارة إلى الأحرف الأولى من اسم الفنان ولقبه ورقم هاتفه. عادةً ما يتم وضع العلامة على مقدمة أو خلف الورقة الأخيرة في الزاوية اليسرى السفلية. |
اليوم، يتم تجميع الرسائل الرسمية في أي شركة بالكامل وفقًا لذلك قضايا مختلفةالمتعلقة بأنشطة كل من الأفراد والإدارات بأكملها. قد يكون موضوع الرسائل طلبًا أو إخطارًا أو اتفاقية أو مطالبة أو إلغاء أو تغيير وما إلى ذلك. في الوقت نفسه، تشير قواعد النموذج الجيد إلى أنه سيتم إعداد أي وثيقة وفقًا لجميع المتطلبات المذكورة أعلاه. بفضل هذا، ستصبح الرسالة (بغض النظر عن الشكل الذي يتم إرسالها به) أداة فعالة في عمل كل موظف وإدارة الشركة ككل.
اختبر نفسك
1. ما نوع الرسالة التي تسمى بالحرف الدائري؟
- رسالة يرسلها مرسل إليه واحد إلى عدة مرسلين
- رسالة يرسلها مرسل إليه إلى مرسل إليه واحد
- رسالة لم يتم إرسالها لعدة أسباب
2. كيف ينبغي تنسيق مرفق خطاب العمل بشكل صحيح؟
- التطبيق: لمدة 2 لتر. في نسختين.
- التطبيق في نسختين على ورقتين
- ورقتان للتطبيق في نسختين
3. كم عدد المراحل اللازمة لإعداد وكتابة خطاب العمل؟
4. ماذا يعني اشتراط أسلوب محايد في المراسلات التجارية؟
- استخدام المصطلحات والاختصارات المعجمية والرسومية
- الغياب شبه الكامل للكلمات المعبرة أو المشحونة عاطفياً في الرسالة
- الاستخدام الواسع للقوالب
5. ما هي الأجزاء التي تتكون منها رسالة العمل؟
- الاستئناف والأجزاء التمهيدية والرئيسية والخاتمة
- الجزء الرئيسي، الاستنتاج
- الاستئناف، الاستنتاج
ستجد في هذه المقالة معلومات حول التعامل مع الحروف الصعبة التي غالبًا ما توجد في التفاعلات التجارية، وستشاهد أيضًا نماذج من الرسائل التجارية. هذه هي الرسائل التي تنشأ الحاجة إلى كتابتها في حالة انتهاك المصالح التجارية: خطاب طلب وخطاب مطالبة.
نظرًا لأن الوضع في حد ذاته صعب للغاية، فإن كتابة خطاب في مثل هذا الموقف يعد أمرًا مهمًا للغاية، حيث من المهم أن يكون المؤلف مختصًا ومهذبًا وصحيحًا وفي نفس الوقت قادرًا على الدفاع بقوة عن عمله الإهتمامات.
ساعد في حل تعقيدات الحروف "الصعبة" بنجاح:
- الموقف المختص في التفاعل: موقف حازم ولكن صحيح تجاه الشراكة
- اختيار أسلوب الكتابة المناسب (الأعمال الرسمية أو الأعمال السرية
- التعامل بكفاءة ومنطقية مع الحقائق
نماذج من الرسائل التجارية.
(الموقف – الشراكة، الأسلوب – العمل الرسمي، التعامل المقنع مع الحقائق)
زملائي الأعزاء!
من أجل اتخاذ التدابير اللازمة لضمان جودة وموثوقية جهاز KIP-12 في ظل ظروف التشغيل، الذي ينتجه معهد البصريات منذ عام 1992، نوجه إليكم الطلب التالي: النظر في إمكانية تزويد معهد البصريات بمعلومات عن التشغيل معلمات الجهاز في ظروف حقيقيةالعملية (التفاصيل في المرفق). ستسمح البيانات التي ترسلها للمعهد بجمع المعلومات اللازمة للتحليلات وإجراء المراقبة وستساهم في إيجاد حل سريع لقضايا تحسين جودة وموثوقية جهاز KIP-12.
يرجى إبلاغنا في خطاب الرد الخاص بك بقرارك لمساعدتنا. اذا كان ضروري معلومات إضافية، والذي تحتاج إلى اتخاذ قرار فيه، يرجى أيضًا إبلاغنا به في خطاب الرد الخاص بك.
بإخلاص،
فريق المكتب الفني
معهد البصريات
خطاب عمل. رسالة طلب عينة(الموقف - الشراكة، الأسلوب - السري والعملي، التعامل المقنع مع الحقائق)
زملائي الأعزاء!
نحن مهتمون للغاية بتحسين جودة وموثوقية جهاز KIP-12، الذي ننتجه منذ عام 1992 والذي تم استخدامه بقوة في عمل شركتك منذ عام 1995. ولذلك نتوجه إليكم بهذا الطلب.
لتحسين جودة وموثوقية جهاز KIP-12، نحتاج إلى بيانات مفصلة عن تشغيل هذا الجهاز في ظل ظروف التشغيل. وفي تنفيذ هذه المهمة، نحن نعتمد حقًا على مساعدتكم ومشاركتكم المباشرة. بالنظر إلى التعاون الإيجابي وطويل الأمد بين شركاتنا، فإننا نتوجه إليك بطلب - عرض: لمساعدتنا في جمع وتوفير معلومات إحصائية عن تشغيل الجهاز. سنكون ممتنين إذا وجدت فرصة لجمع إحصائيات لنا حول المعلمات المحددة (التفاصيل في التطبيق). سيسمح لنا ذلك بمراقبة كفاءة الجهاز واتخاذ التدابير بسرعة لتحسين جودة وموثوقية تشغيله.
يرجى إعلامنا إذا كنت على استعداد لمساعدتنا من حيث المبدأ. إذا كنت بحاجة إلى تعليقات إضافية أو لديك أسئلة لاتخاذ قرار، فنحن على استعداد للإجابة عليها.
سنكون ممتنين لردكم.
بإخلاص،
إيفان إيفانوف
رئيس المكتب الفني
معهد البصريات
خطاب عمل. نموذج خطاب الطلب ونموذج خطاب المطالبة.
|
رسالة - طلب (الموقف - الشراكة؛ الأسلوب - السري والعملي؛ التعامل المقنع مع الحقائق) |
رسالة - شكوى (الموقف – الشراكة – الأسلوب – العمل الرسمي – التعامل المقنع مع الحقائق) |
| عزيزي أندريه إيفانوفيتش! نناشدكم بطلب حل الموقف الذي نشأ مع تنفيذ مشروع ABS. حتى الآن، لم نواجه أي مشاكل في التعامل مع شركتك، وقد تم الالتزام بجميع الاتفاقيات المحددة في العقد. ونحن على ثقة من أنه لا يزال من الممكن تصحيح الوضع الحالي. إن نجاح مشروع ABS مهم للغاية بالنسبة لشركتنا. لذلك نطلب منكم مهلة حتى 08/06/2010م. تقديم معلومات حول إرسال عينات المراقبة. نأمل أن يؤدي ردكم إلى توضيح الوضع وتخفيف مخاوفنا بشأن نجاح المشروع. بإخلاص، |
عزيزي أندريه إيفانوفيتش! نيابة عن إدارة Rosstans OJSC، أكتب إليكم فيما يتعلق بالحاجة إلى حل الموقف الذي نشأ عند تنفيذ مشروع ABS. أجد نفسي مجبراً على الإبلاغ بأن هذا الوضع يسبب لنا قلقاً بالغاً. وفقاً لشروط العقد رقم أ-122 بتاريخ 2010/07/02. البند 4.3. قبل 60 يومًا من بدء التسليم المخطط للمنتجات، يجب على Star LLC إرسال عينات مراقبة من المنتجات إلى Rosstance OJSC، لإخطار Rosstance OJSC بحقيقة الشحن. وفقاً للجدول الزمني (الاتفاقية الإضافية رقم 1 بتاريخ 2010/11/03 للعقد رقم أ-122 بتاريخ 2010/07/02) فإن تاريخ بدء التوريد المخطط للمنتجات هو 2010/01/10. الموعد النهائي لإرسال عينات المراقبة لا يتجاوز 08/02/2010. اليوم – 08/04/2010. في الوقت الحالي، لم نتلق معلومات حول إرسال عينات المراقبة. في هذه الحالة، تثير قدرة شركة Star LLC على الوفاء بالتزاماتها مخاوف جدية لشركة Rosstance OJSC وتجبرها على التفكير في تطبيق العقوبات المنصوص عليها في البند 7.2. العقد رقم أ-122 بتاريخ 2010/07/08. ولمنع ذلك نقدم لكم حتى 08/06/2010. أبلغنا بالموقف من خلال إرسال عينات مراقبة من المنتجات. بإخلاص، |
لاحظ معلوماتنا ونحن على يقين من أن مسألة كتابة "الرسائل الصعبة" ستكون أقل كثافة في العمل بالنسبة لك.
تمارا فوروتينتسيفا
انتبه إلى برامجنا التدريبية حول المراسلات التجارية:
تقريبًا أي شركة أو شركة أو منظمة تواجه، عاجلاً أم آجلاً، الحاجة إلى الكتابة خطاب عمل. إذا تم تكليفك بهذه المهمة، فقد تكون المعلومات التالية أدناه مفيدة لك.
لكتابة خطاب عمل بشكل صحيح، عليك أولا تحديد المجموعة التي يجب تصنيفها فيها. دعنا ننتقل إلى التصنيف الكلاسيكي. تتميز الرسائل التجارية حسب الموضوع والغرض الوظيفي وعدد المستلمين والتكوين والهيكل وشكل الإرسال. تتضمن قائمة الرسائل التجارية، مقسمة حسب الموضوع، رسائل تجارية وغير تجارية. الأول يشتمل على عرض وخطاب طلب وشكوى والثاني يتضمن خطاب شكر وضمانة وخطاب إعلام بالإضافة إلى خطاب تذكير وتأكيد وتهنئة ودعوة وطلب وتعزية ورسالة تغطية . وفقا للخصائص الوظيفية، يمكن تجميع الرسائل إلى تلك التي تتطلب الرد وتلك التي لا تتطلب الرد. وإذا نظرنا إليها من وجهة نظر المتلقي، هناك رسائل عادية، وحروف دائرية، وحروف جماعية. العادية موجهة إلى شخص واحد، والتعميمية موجهة إلى عدد من المؤسسات، والجماعية موجهة من عدة أشخاص إلى عنوان محدد. وأما السمة التركيبية فينبغي التمييز بين الحروف ذات الجانب الواحد والحروف المتعددة الجوانب. في الأولى يتم النظر في مسألة واحدة، وفي الثانية يتم النظر في عدة مسائل. وفقا للهيكل، يمكن تنظيم الرسائل التجارية (تم وضعها في شكل محدد) وغير منظمة (تم وضعها في شكل حر). اعتمادا على طريقة الإرسال، هناك رسائل المغلف والبريد الإلكتروني والفاكس. نظرًا لوجود العديد من الخيارات والأغراض لكتابة الرسائل التجارية، فلنلقِ نظرة على الطرق الأكثر شيوعًا لكتابة خطابات الأعمال. لنبدأ بالعرض. إنه اقتراح للتعاون مع وصف لشروط الصفقة وله الهيكل التالي:- غطاء يشير إلى المنصب واللقب والاسم الأول والعائلي للمستلم واسم المنظمة ؛
- رقم وتاريخ تسجيل الرسالة؛
- عنوان؛
- نص؛
- توقيع المرسل.
ويحدد نص العرض مقترح التعاون وشروطه.
على موقعنا.
يشبه خطاب الطلب العرض من حيث المحتوى، لكنه لا يشير إلى شروط الصفقة. يتم إصداره على ورق الشركة. يجب أن يشير النص إلى الغرض من الرسالة أو السؤال أو الطلب، وأن يعبر عن الأمل في التعاون، والامتنان للرد المستقبلي.
حمل هنا.
خطابات الشكر والضمان لها هيكل قياسي. يمكن إعداد خطاب الضمان باستخدام العبارات التالية: "نحن نضمن بهذه الرسالة"، "نضمن الدفع الكامل وفي الوقت المناسب"، وما إلى ذلك. لغة مثل هذا المستند هي لغة تجارية حصرية. عادةً ما تتم كتابة رسالة الشكر بطريقة أكثر دفئًا من رسائل العمل الأخرى وتحتوي على لغة مثل "نعرب عن خالص امتناننا لك...". يمكن العثور على نماذج لكتابة مثل هذه الرسائل أدناه. تحتوي رسالة التذكير على إشارات إلى بنود العقد، وطلب الوفاء بشروط العقد، والإجراءات التي سيتم اتخاذها في حالة عدم الوفاء بالالتزامات. يمكن أن تكون مثل هذه الرسالة بمثابة تذكير بالدفع والديون وما إلى ذلك.
لكتابة خطاب عمل، عليك أن تفهم بوضوح الغرض الذي تسعى إليه، واختيار نوع الرسالة، والتفكير في البنية والمحتوى وفقًا للنوع.
سيرجي فلاديميروفيتش 18/02/2016 الساعة 19:05
نطلب منك أن تفهم بشكل موضوعي وأن تجري فحصًا داخليًا لهذه الحقيقة وتقديم ضباط شرطة المرور هؤلاء إلى العدالة بموجب القانون، والتحقق من كيفية قيام رئيس شرطة المرور، فرولوف أ.إي.، بإجراء عمليات تفتيش داخلية فعليًا بحثًا عن انتهاكات مماثلة ومماثلة من قبل حركة المرور ضباط الشرطة في مدينة بياتيغورسك، وما إذا كانت البروتوكولات المذكورة أعلاه صالحة. لقد قدمنا العديد من المناشدات إلى هياكل مختلفة تابعة لوزارة الشؤون الداخلية، ولكن لا توجد نتيجة لأن زوجة رئيس شرطة المرور أ.إي.فرولوف تعمل كقاضية فيدرالية في مدينة يسينتوكي بإقليم ستافروبول! إذا أمكن، ارفعوا هذا الموضوع إلى المجلس العام والتلفزيون! نريد أن تعمل شرطة المرور في بياتيغورسك وفقًا للقانون ودون أي محسوبية! نأمل في دعمكم!!!
سيرجي فلاديميروفيتش 22/04/2016 الساعة 18:24
نطلب منك النظر في تصرفات ضباط شرطة المرور في مدينة بياتيغورسك، إقليم ستافروبول. لذلك، في 26 أبريل 2015، في حوالي الساعة 11:40 مساءً في شارع كيروف، مقابل المنزل رقم 67 في مدينة بياتيغورسك، لاحظت أنا وصديقي لحظة مثل سيارة دورية شرطة المرور، هيونداي سولاريس، لوحة التسجيل U 40 -0326 أوقفت سيارة أودي A7 لوحة تسجيل M002AE-26 سوداء اللون كانت مغلفة بفيلم دائري. نزل سائق غير معروف لنا وجلس في سيارة الدورية، وبعد حوالي 5-7 دقائق نزل من سيارة الدورية وركب سيارته وانطلق بسرعة عالية. وبعد ذلك مرت حوالي 5 دقائق ونزل ضابط مرور برتبة رائد من سيارة الدورية واتجه إلى أقرب سلة مهملات وألقى الأوراق المجعدة هناك ثم غادر المكان. بعد مغادرته، اقتربنا من سلة المهملات هذه وشاهدنا نموذجين للبروتوكول هناك؛
1) بروتوكول حظر التشغيل البري عربة، رقم 26 ШШ 004565؛
2) بروتوكول احتجاز مركبة رقم 26 PZ 004690؛ ليس من الواضح أنه مكتوب، ومع نسخ البروتوكولات، وكما يقولون ضباط شرطة المرور، نماذج الإبلاغ الصارمة، ولكن بناء على تصرفات هذا الموظف، أعتقد أنه لا يوجد ويرون انتهاكا من القانون.
وقد حدثت حالات مماثلة من قبل، حيث تم حرق نسخ من البروتوكولات، ونسخ من القرارات التي كان يجب أن يحصل عليها السائقون الذين انتهكوا قواعد المرور، وحيث توجد تسجيلات فيديو كدليل.
وفي حالات مماثلة أيضًا، لجأنا إلى رئيس شرطة المرور، المقدم في شرطة مدينة بياتيغورسك، ألكسندر إيفجينيفيتش فرولوف، لكنه أجابنا "بالكلمات" بأنه يتم إجراء فحوصات رسمية وسيتم بالتأكيد فحص هؤلاء الموظفين يعاقب، ولكن كل شيء يستمر كما كان من قبل ودائما لا توجد أي تغييرات في مجال عمل شرطة المرور، ورئيس شرطة المرور أ.إي.فرولوف، على علم بجميع انتهاكات القانون التي يرتكبها ضباط شرطة المرور، ولكن لم يتم اتخاذ أي تدابير من قبلهم.
كما طرحنا نفس السؤال على نائب رئيس شرطة المرور في مدينة بياتيغورسك، المقدم في الشرطة فلاديمير فلاديميروفيتش خوروغروف، لكنه أجابنا: تعامل مع مشاكلك بنفسك ورافقنا إلى خارج مبنى شرطة المرور قسم مدينة بياتيغورسك.
أرسلنا البروتوكولات المذكورة أعلاه إلى مكتب المدعي العام للاتحاد الروسي. مدينة موسكو لفحص وتحديد الانتهاكات في تصرفات ضابط شرطة المرور وما إذا كانت بيانات البروتوكول التي انتهت في نهاية المطاف في سلة المهملات حقيقية.
نعتقد أن هذه انتهاكات لقانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي، وقانون الشرطة، وحيث يوجد عنصر فساد في تصرفات ضباط شرطة المرور، وكذلك ممارسة سيطرة ضعيفة على العمل من شرطة المرور من قبل رئيس شرطة المرور أ.إي.فرولوف ونائب رئيس شرطة المرور في.في.خوروغروف.
نطلب منك أن تفهم بشكل موضوعي وأن تجري فحصًا داخليًا لهذه الحقيقة وتقديم ضباط شرطة المرور هؤلاء إلى العدالة بموجب القانون، والتحقق من كيفية قيام رئيس شرطة المرور، فرولوف أ.إي.، بإجراء عمليات تفتيش داخلية فعليًا بحثًا عن انتهاكات مماثلة ومماثلة من قبل حركة المرور ضباط الشرطة في مدينة بياتيغورسك، وما إذا كانت البروتوكولات المذكورة أعلاه صالحة. لقد قدمنا العديد من المناشدات إلى هياكل مختلفة تابعة لوزارة الشؤون الداخلية، ولكن لا توجد نتيجة لأن زوجة رئيس شرطة المرور أ.إي.فرولوف تعمل كقاضية فيدرالية في مدينة يسينتوكي بإقليم ستافروبول! إذا أمكن، ارفعوا هذا الموضوع إلى المجلس العام والتلفزيون! نريد أن تعمل شرطة المرور في بياتيغورسك وفقًا للقانون ودون أي محسوبية! نأمل في دعمكم!!!
تعد الكتابة التجارية إحدى أدوات الاتصال الرئيسية في أي عمل تجاري. سيساعد خطاب العمل المكتوب جيدًا في خلق انطباع إيجابي عن الشركة. ورسالة واحدة مكتوبة بشكل غير متقن يمكن أن تدمر سمعتك بأكملها. لقد كتبنا بالفعل عن قواعد المراسلات التجارية، والآن دعونا نلقي نظرة عليها أمثلة محددةالرسائل التجارية.
نماذج من الرسائل التجارية
هناك أنواع عديدة من رسائل الأعمال - مقترحات الأعمال، رسائل المطالبة، رسائل الشكر، رسائل الرفض، تغطي الرسائلوخطابات الضمان والمعلومات وما إلى ذلك. مبادئ تجميعها لا تختلف عمليا عن بعضها البعض. ألق نظرة مرة أخرى لتجنب الأخطاء.
أمثلة على رسائل الشكر
مثال على خطاب الضمان
نموذج رسالة الرد
وهذا مثال واضح لما يمكن أن تكون عليه الرسالة المهذبة التي تحتوي على الرفض:
مثال على النشرة الإخبارية
مثال على خطاب الشكوى
أمثلة على الحروف باللغة الإنجليزية في المراسلات التجارية
لسوء الحظ، ليس كل شخص لديه مستوى عال من إتقان اللغة الإنجليزية. وغالبًا ما يضيع المديرون إلى حد ما عندما يحتاجون إلى كتابة خطاب عمل إليهم اللغة الإنجليزية. إذا كان حتى في الشعب الروسي لا يستطيع دائمًا فهم بعضهم البعض في المراسلات، فماذا يمكننا أن نقول عنه لغة اجنبية؟ أفضل طريقة للخروج من هذه الحالة هي البحث عن أحرف مماثلة واستخدام العبارات المناسبة منها في رسالتك. فيما يلي ثلاثة أمثلة لرسائل الأعمال باللغة الإنجليزية: خطاب شكر للعميل، وخطاب يوضح شروط الصفقة، وخطاب الرد على عرض الشراء. يحتوي كل ملف على نسخة من الرسالة باللغة الإنجليزية وترجمتها إلى اللغة الروسية.
تحميل رسالة شكر للعميل باللغة الانجليزية.
قم بتنزيل الرسالة التي تحتوي على شروط الصفقة باللغة الإنجليزية.
قم بتنزيل خطاب الرد على عرض الشراء باللغة الإنجليزية.
هيكل الرسالة التجارية
يعد الهيكل الواضح سمة أساسية لرسالة العمل. وسوف يساعد المتلقي على فهم معنى ما هو مكتوب بسرعة وتقليل الوقت الذي يستغرقه لقراءته. تتكون الرسالة التجارية من الأجزاء الرئيسية التالية:
1. العنوان (موضوع الرسالة).يجب أن يتضمن عنوان الرسالة ما يلي: هدف قصيرأو الجوهر. لا يمكنك استخدام أي عبارات مجردة هنا. يجب أن يكون واضحًا للمستلم موضوع الرسالة بناءً على العنوان وحده. على سبيل المثال، "حول التغيرات في أسعار توريد المنتجات" أو "مقترح عمل للتعاون التجاري مع الشركة XXX."
2. تحية.تعتبر التحية "عزيزي + الاسم الأول واسم العائلة!" تقليدية في رسائل العمل. ومع ذلك، ليس من الضروري استخدام الاسم. يمكنك أيضًا مخاطبة المرسل إليه من خلال موقفه: "عزيزي السيد المدير!" ومع ذلك، ضع في اعتبارك أن الاتصال بالاسم يقلل إلى حد ما من المسافة النفسية ويؤكد على الراسخة علاقات عمل. إذا كانت الرسالة موجهة إلى مجموعة من الأشخاص، فمن المقبول أن تكتب "أعزائي السيدات والسادة!"، "أعزائي الشركاء!". وما إلى ذلك وهلم جرا. إن استخدام الاختصارات السيد أو السيدة أو الأحرف الأولى من الاسم يُنظر إليه على أنه عدم احترام، لذا حاول تجنبه.
3. بيان الغرض من كتابة الرسالة وجوهرها وفكرتها الرئيسية.هذا هو الجزء الرئيسي من الرسالة. هنا تكتب مباشرة عن سبب كتابة الرسالة.
4. مقترحاتكم لحل هذه المشكلة، توصيات، طلبات، شكاوى.تتطلب رسائل العمل دائمًا رد فعل معين من المرسل إليه (باستثناء الرسائل الإعلامية البحتة). لذلك، من المهم وصف ليس فقط المشكلة نفسها، ولكن أيضًا تقديم خياراتك الخاصة لحلها. إذا كتبت شكوى، فاطلب اتخاذ التدابير المناسبة؛ وإذا قدمت عرضًا للتعاون، فقم بوصف ذلك الخيارات الممكنة. باختصار، يجب على متلقي رسالتك ألا يفهم "ماذا" تريده منه فحسب، بل يجب أن يفهم أيضًا "كيف" تقترح تنفيذه. بعد ذلك سيكون خطاب عمل حقيقي.
5. ملخص موجزوالاستنتاجات.وفي النهاية يمكننا تلخيص كل ما سبق. ومع ذلك، ليس من الممكن دائمًا القيام بذلك لفترة وجيزة جدًا. في هذه الحالة، لا يستحق الأمر أن تكتب في عدة جمل ما وصفته بالفعل في الفقرتين الأوليين. تذكر ذلك أفضل صديقخطاب العمل يدور حول الإيجاز. لذلك، يكفي في معظم الحالات أن نقتصر على عبارات "آمل التعاون الناجح"، "أنا في انتظار إجابتك على" هذه المسألة" وما إلى ذلك وهلم جرا.
6. التوقيع.يتم توقيع خطاب العمل مع المنصب والاسم الأول والأخير للمرسل مع العبارة التقليدية "مع الاحترام". هناك خيارات أخرى ممكنة أيضًا: "أطيب التمنيات"، "مع خالص التقدير" وما إلى ذلك، اعتمادًا على مدى قرب اتصالك بالمستلم. عبارة "مع الاحترام" هي الأكثر عالمية، لذلك إذا كنت تشك في كيفية الاشتراك بشكل أكثر ملاءمة، فاستخدم هذه العبارة ولن تفوتك بالتأكيد.
سيكون من الجيد أيضًا إضافة خيارات للاتصال بك في توقيعك: عناوين البريد الإلكتروني الأخرى، وأرقام هواتف العمل، وSkype. لا تكمن فائدة ذلك في أن المستلم، إذا رغب في ذلك، سيكون قادرًا على الاتصال بك بسرعة بطريقة مناسبة له، ولكن أيضًا بهذه الطريقة ستُظهر انفتاحك واستعدادك للتواصل مع المستلم.
ولا تنس أن الرسالة الرسمية هي في المقام الأول وثيقة. لذلك، من خلال إهمال قواعد إعدادها، فإنك تدمر بشكل لا رجعة فيه سمعة شركتك ونفسك كمتخصص.