Internet dnes aktívne využíva takmer každý. Obchodná korešpondencia však neprestala byť relevantná a dôležitá. Jednoducho sa to prenieslo do iných médií. Ako zostaviť a naformátovať obchodný list, povie publikácia.
Čo môže obsahovať obchodné oznámenie?
V prvom rade obchodná korešpondencia poskytuje príležitosť na výmenu názorov či podnetov so zamestnancami a obchodnými partnermi. List môže obsahovať požiadavky, nároky a iné myšlienky na odstránenie nedorozumení medzi spoločnosťami. Vo všeobecnosti je obchodná korešpondencia druh úradnej korešpondencie.
Rozdiely od ostatných písmen
Hlavné rozdiely možno zhrnúť nasledovne.
- Štýl prezentácie.
- Prítomnosť podriadenosti.
- Slovná zásoba bez výrazného prejavu emócií.
- List spravidla nezaberá viac ako jednu stranu.
- Písmo v celom texte je rovnaké (nie malé ani veľké).
- Zvyčajne sa vypisuje na oficiálnom hlavičkovom papieri organizácie.
Druhy obchodných listov
Listy na odpoveď:
- Žiadosť.
- Petícia.
- Požiadavka.
- Veta.
- Príťažlivosť.
Listy, ktoré nevyžadujú odpoveď:
- Informačné.
- Oznamovanie.
- Sprevádzajúci.
- Záruka.
- POZOR.
- Pripomenutie.
Obchodné listy. Zvyčajne sú potrebné počas trvania zmluvy alebo na uzavretie dohody:
- Žiadosť.
- Odpoveď na žiadosť.
- Pripomenutie.
- Nárokovať.
- Ponuka. Ide o ponuku na uzavretie zmluvy alebo uzatvorenie obchodu.
- Upozornenie na nutnosť plnenia záväzkov, ukončenie dohôd a pod.
Nekomerčné listy:
- Pozvánka.
- Informácie o niečom.
- Vyjadrenie vďačnosti.
- Odporúčania.
- Žiadosť.
- Inštrukcie.
- Prenosový list.
- Vyjadrenie sústrasti.
- Gratulujem pri každej príležitosti.
- Záručný list.
- Potvrdenie o prevzatí tovaru, poskytnutí služby a pod.
Klasifikácia obchodných listov podľa štruktúry:
- Zostavené podľa prísneho vzoru.
- Napísané vo voľnej forme.
Typy v závislosti od adresáta:
- Normálne. Odoslané jednému adresátovi.
- kolektívne. Odoslané jednej osobe, ale od viacerých osôb.
- Kruhový. Odoslané viacerým príjemcom.
Forma listu je nasledovná:
- Zasielané v bežných poštových obálkach.
- Osobne odovzdané.
- odoslaný ako fax.
- Zaslané emailom.
Ako vidíte, obchodné posolstvo môže byť zarámované rôznymi spôsobmi a s rôznymi zámermi. Je však potrebné poznamenať, že v niektorých prípadoch musí byť z etických dôvodov napísaný rukou a nie na počítači. Týka sa to blahoželania a kondolencie.
Časti listu
Dobrý obchodný list je vždy rozdelený na niekoľko častí. Toto je úvodné, hlavné a záverečné. A sú spolu logicky prepojené.
V úvodnej časti sú spravidla informácie o okolnostiach, ktoré viedli k napísaniu listu. Hlavným textom je samotný obsah, podstata správy. V záverečnej časti sumarizujú výsledky, ktoré môžu vyjadrovať odmietnutie, súhlas, žiadosť a pod.
Zásady písania
Každá obchodná správa by mala byť napísaná takto.
- Nestranne.
- Adresovaný (teda určený pre konkrétnu osobu).
- Pohádal sa.
- Spoľahlivo.
- Najkompletnejšie.
- Všetky informácie v texte musia byť aktuálne v čase písania.
Štylistické vlastnosti
Pravidlá písania obchodného listu uvádzajú, že je potrebné dodržiavať prísny štýl. Je potrebné používať len tie rečové prostriedky, ktoré sú typické pre úradné dokumenty. To znamená, že bude vhodný oficiálny obchodný štýl. Jazyk musí mať nasledujúce vlastnosti.
- Oficiálnosť.
- Presnosť poskytnutých informácií.
- Objektivita.
- Štruktúrovaný.
- Informatívne, ale stručné.
Podstata veci by mala byť vyjadrená jednoduchými krátkymi vetami s dôrazom na slovesá. Netreba text preťažovať prídavnými menami, používať málo známe a vysoko odborné výrazy, ktorým adresát nemusí rozumieť. To spôsobí iba negativitu a odmietnutie. Je lepšie pokúsiť sa vysvetliť jednoduchými, zrozumiteľnými slovami, viac faktov a špecifiká. Obchodný štýl neumožňuje prítomnosť neinformatívnych a „vodnatých“ textov.
Záverečná časť by nemala byť zhrnutá zbytočnými a dlhými obratmi reči. Taktiež nelogické a nekonzistentné návrhy nebudú fungovať. Preto je najlepšie vylúčiť príslovkové a participiálne slovné spojenia. Každý odsek by mal obsahovať iba jednu konkrétnu myšlienku. Po dokončení textu je lepšie ho niekoľkokrát skontrolovať na chyby prečítaním listu nahlas.
Požiadavky na formulár
Podľa pravidiel obchodného listu je lepšie ho vyhotoviť na hlavičkovom papieri spoločnosti. Má nasledujúce hlavné požiadavky.
- V strede formulára musíte vložiť štátny znak Ruskej federácie, ak je podnik vo vlastníctve štátu.
- List by mal byť umiestnený na liste formátu A4.
- Vľavo nechajte pole prázdne (aspoň 3 centimetre). Je to potrebné, pretože po určitom čase budú materiály uložené so zvyškom dokumentov.
- Najoptimálnejšie písmo je štandardné „Times New Roman“, veľkosť 12 a riadkovanie 1,5-2. Najlepšie sa to pochopí pri čítaní.
- V záhlaví listu musíte uviesť názov organizácie, jej skutočnú a legálnu adresu, telefónne číslo a e-mail.
Dizajnové prvky
Ak návrh obchodného listu trval niekoľko strán, musíte číslovať od druhej. Na tento účel sa odporúča používať arabské číslice. Bodky vedľa čísel nie je potrebné vkladať.
List je potrebné rozdeliť na odseky a v prípade potreby na podnadpisy. Text by nemal vyzerať ako súvislý prúd, pretože bude zle vnímaný. Odseky ukážu, kde končia a začínajú iné myšlienky.
Je dôležité poznamenať, že preklepy, vymazanie a akékoľvek opravy sú pre obchodnú korešpondenciu neprijateľné. Budú svedčiť o negramotnosti a ľahkomyseľnosti súpera.
Použité detaily
List zvyčajne obsahuje nasledujúce informácie.
- Celý názov spoločnosti, nie iba skratka.
- Telefónne číslo, faxové číslo, bankový účet a e-mail.
- Adresát. Okrem toho by sa v datívnom prípade mal použiť názov spoločnosti. Ak potrebujete zadať priezvisko a pozíciu, odporúča sa použiť datív. Ak má príjemca hodnosť resp akademický titul, potom sa musí uviesť pred menom osoby.
Je dôležité poznamenať, že každý atribút by mal byť napísaný veľkým písmenom a na novom riadku.
Referencie v obchodnom liste
Formálna komunikácia by mala byť vždy v neutrálnom tóne. Odvolanie adresátovi by malo mať rovnakú formu. Frázy ako „Dobré popoludnie“ by boli nevhodné. Ak chcete pozdraviť, je lepšie použiť formálne „Ahoj“. Za najkompetentnejšiu možnosť sa však považuje odvolanie podľa mena a patronymie. A je jedno, ako dlho zoznámenie s adresátom trvá. V liste nemôžete použiť skrátenú formu mena (napríklad Petya, Anya atď.).
Na udržanie medziľudského odstupu, na prejavenie úcty k človeku staršiemu alebo vyššiemu postaveniu pomôže apel na „vy“. Je však potrebné poznamenať, že v niektorých spoločnostiach je naopak zvykom používať pri komunikácii, dokonca aj v liste, slovo „vy“.
Stojí za zmienku, že titul „Vážený pane“ nemožno použiť bez následného uvedenia mena tejto osoby. Skratkám „pán“, „pani“ by ste sa tiež mali vyhýbať. Ak potrebujete osloviť skupinu ľudí, potom je dovolené neuvádzať mená. Potom môžete stručne napísať: "Vážení páni!" Podľa pravidiel by ste po oslovovaní menom mali vždy umiestniť výkričník. Napríklad podobná fráza v obchodnom liste by vyzerala takto: "Drahý Alexander Sergejevič!"
V záverečnej časti môžete použiť rôzne možnosti. "OD Všetko najlepšie“„S úctou“, „S nádejou na spoluprácu “a tak ďalej. Tu by odvolania mali byť formálne, ale priateľské.
Tvorba záverečnej časti
Je tiež veľmi dôležité správne dokončiť list. V záverečnej časti musíte zhrnúť to, čo bolo povedané skôr. Nenaťahujte však závery na 10 viet. Malo by sa pamätať na to, že v obchodnom štýle sa oceňuje stručnosť a stručnosť. Je lepšie obmedziť sa jednoduché frázy. Napríklad bude uvedených niekoľko konštrukcií, ktoré sú vhodné v záverečnej časti obchodnej korešpondencie. Obchodné listy by mali byť vyplnené čo najsprávnejšie a najslušnejšie.
- Ďakujeme za vašu pomoc alebo pozornosť. "Dovoľte mi poďakovať za..." "Ďakujem!"
- Istota adresáta v niečom. "Radi by sme s vami spolupracovali."
- Vyjadrenie nádeje do budúcnosti. "Dúfame, že sa nám ozveš čo najskôr."
- Žiadosť o niečo. "Boli by sme vďační, keby ste nám oznámili výsledky."
- Ospravedlňujeme sa za spôsobené nepríjemnosti. "Ospravedlňujeme sa za meškanie platby."
Ako sa rozlúčiť s adresátom
Napriek tomu, že korešpondencia je obchodná, v obchodnom liste sa môžete rozlúčiť rôznymi spôsobmi. Na to použite takzvané uzatváracie frázy.
Nasledujúce možnosti sú príklady:
- S úctou.
- S pozdravom
- Všetko najlepšie.
- Prajem vám veľa úspechov vo vašej práci.
- Dúfame, že spolupráca bude pokračovať.
- Boli sme radi, že môžeme slúžiť.
Môžu existovať aj iné možnosti. Tu je výber konečnej frázy čisto vecou vkusu.
Podpisovanie
Úplne dole na hárku musí odosielateľ uviesť svoj podpis. Je však mimoriadne dôležité urobiť to správne, aby dokument mal oficiálny vzhľad.
Je potrebné uviesť funkciu, iniciály, priezvisko a opačne uviesť podpis. Okrem toho môžete zadať kontaktné informácie (osobnú e-mailovú adresu alebo telefónne číslo). Príjemcovi to preukáže ochotu komunikovať a spolupracovať.
Funkcie zlyhania
Je tiež dôležité vedieť napísať obchodný list, ak potrebujete niečo odmietnuť. Koniec koncov, dokonca aj zahalený negatív alebo odmietnutie nezostane bez povšimnutia a bude mať nepríjemné následky. Potom už nebude možné počítať s pozitívnym alebo aspoň neutrálnym postojom k sebe samému. Pri písaní listu netreba podľahnúť emóciám. Je lepšie držať sa v medziach, aj keď je adresát veľmi nepríjemný. Listy o odmietnutí by ste si mali vždy prečítať niekoľkokrát, pričom osobitnú pozornosť venujte tónu správy.
Správa by nemala začínať kategorickým „nie“, v akejkoľvek forme je vyjadrená. V opačnom prípade nadobudne obdarovaný dojem, že je nezaujímavý a nevadí mu to. Po prvé, je lepšie položiť nevymyslené presvedčivé vysvetlenia. Keď sú stručne uvedené dôvody odmietnutia, môžete plynulo prejsť k konštatovaniu skutočnosti. Zároveň sa podľa etikety obchodného listu odporúča použiť nasledujúci typ formulácie.
- Žiaľ, nemôžeme splniť vašu požiadavku.
- Je nám to úprimne ľúto, ale vašu ponuku musíme odmietnuť.
- Je nám to veľmi ľúto, ale nemôžeme vyhovieť vašej žiadosti z nasledujúcich dôvodov.
Ideálne je na začiatku listu stručne uviesť požiadavku adresáta. Pochopí teda, že sa s jeho návrhom naozaj zoznámili a určite to ocení.
Funkcie písania e-mailu
Dnes sa ľudia čoraz viac zaujímajú o to, ako sa píše obchodný list, ak ho treba poslať e-mailom. Pre takúto korešpondenciu platia všetky rovnaké pravidlá, ktoré boli spomenuté vyššie. Elektronické obchodné oznámenia však majú svoje vlastné charakteristiky.
- Prihlasovacie meno musí byť pevné a primerané. Napríklad, [e-mail chránený] je zlá možnosť [e-mail chránený]- dobre.
- Pole „predmet“ je vždy dôležité vyplniť. Bude jasné, o čom bude posolstvo. Ak je list určený pre cudzinca, potom by mal byť zaujímavý nadpis. Ale je dôležité to nepreháňať. Témy ako „Jedinečná ponuka práve teraz“, „Urgentná“ spôsobia iba odmietnutie. Názov by mal pozostávať z 3 – 5 slov, ktoré by do nich vložili podstatu správy.
- Ak je korešpondencia s cudzinec, potom mu treba najprv povedať, ako sa o ňom dozvedeli a čo firma robí. Bez takéhoto úvodu môže byť správa považovaná za spam a okamžite vymazaná.
- Dôležité body v texte je najlepšie zvýrazniť tučným písmom. V tomto prípade je neprijateľné používať rôzne farby.
- V obchodnom e-maile by sa nemali používať veľké písmená. Ani podnadpisy a názov témy by nemali byť plné veľké písmená. To isté platí pre duplicitné interpunkčné znamienka.
- Je lepšie rozdeliť text na odseky a nechať medzi nimi prázdny riadok.
- Čím je správa kratšia, tým rýchlejšie na ňu odpovie.
- Vyžaduje sa podpis. Zvyčajne pozostáva z niekoľkých riadkov v e-mailoch, obsahuje meno a pozíciu odosielateľa, názov spoločnosti, telefónne číslo a adresu webovej stránky.
- K listu je možné pripojiť textové súbory a obrázky. Je to veľmi pohodlné, pretože Dodatočné materiály, komentáre, vysvetlenia a podrobné popisy odvádzajú pozornosť od podstaty. Preto je lepšie ich umiestniť nie do textu listu, ale do priložených súborov.
- Ak obchodná korešpondencia prebieha už dlho a bol vytvorený vrúcny vzťah založený na dôvere, potom je v e-maile povolené používanie emotikonov. Pomôžu trochu „oživiť“ a utlmiť komunikáciu. Nemali by sa však zneužívať a v papierových listoch sú vo všeobecnosti neprijateľné.
Návod na písanie listu
Písanie obchodného listu možno rozdeliť do niekoľkých etáp.
1. Najprv musíte určiť adresáta. Ak to chcete urobiť, v pravom hornom rohu formulára musíte napísať iniciály, priezvisko a pozíciu príjemcu. Ak je adresátom organizácia, mala by sa uviesť jej oficiálna adresa.
2. Apelujte na príjemcu. Mal by byť umiestnený nižšie v strede formulára. Už bolo povedané, aké frázy možno použiť. Zvyčajne výzva vyzerá takto: "Vážený Igor Petrovič!"
3. Vyhlásenie o účele. Nižšie, na novom riadku, musíte napísať hlavné myšlienky, celý bod a uviesť dôvody odvolania. Ak hovoríme o niektorých problémoch, potom stojí za to ponúknuť možnosti ich riešenia. Ak je to návrh na spoluprácu, potom musíte vysvetliť, ako k tomu dôjde. Ak list odráža sťažnosť, potom stojí za to požiadať o konkrétne kroky. Jedným slovom, príjemca z textu musí pochopiť, čo presne od neho chce.
4. Záverečná časť. A nakoniec, z nového riadku, musíte vložiť poslednú frázu a podpis.
Ďakovný list
Táto ukážka ukazuje, ako môže vyzerať ďakovný list. V tomto príklade je však jedna chyba. Namiesto riadku „To the Flagship Company“ bolo možné vložiť pozdrav a mená tých, ktorým bol list určený.
Dopyt
Toto je vzorový obchodný list so žiadosťou. Nie sú v ňom žiadne nedostatky. Boli dodržané všetky pravidlá prípravy oficiálny list. Z textu je zrejmé, aký problém vznikol a čo je potrebné urobiť na jeho vyriešenie. Správa tiež obsahuje všetky kontaktné údaje, uvítaciu správu, záverečnú frázu a podpis.
Publikácia teda ukázala, ako písať listy určené obchodným partnerom. Toto by sa malo robiť správne a kompetentne, aby ste nestratili tvár. Koniec koncov, závisí od toho budúcnosť spoločnosti. Dôležité je tiež včas reagovať na obchodnú správu. Toto je možné vykonať do troch až siedmich dní od prijatia listu.
Podľa British Direct Marketing Association, každá libra investovaná do e-mailového marketingu v roku 2015 priniesla návratnosť 38 libier. Chcete dosiahnuť rovnaké výsledky, ale neviete ako napísať list klientovi?Potom použite to najlepšievzorové listy klientomktoré sme pre vás zhromaždili v tejto recenzii.
Ako napísať list klientovi
Neustále myslíte na zákazníkov, ale nie je to vzájomné. Aby ste upútali ich pozornosť a predbehli svojich konkurentov, musíte sa pravidelne pripomínať. E-maily sú na to skvelé. Podľa autorov blogu Pipedrive existuje niekoľko trikov, ktoré môžu fungovať vo váš prospech:
- Trpezlivosť a viac trpezlivosti. Potenciálneho kupca priveďte k obchodu postupne pravidelným zasielaním .
- Dohodnite sa na stratégii pri zasielaní listov klientom s marketingovým oddelením, aby nebol príliš dotieravý a neupchával klientovu schránku opakovanými informáciami.
- Použite CRM systém. Zjednoduší technickú stránku komunikácie s klientmi a urýchli prácu s poštou.
CRM systém je šikovný program, ktorý pomáha viesť záznamy o klientoch a transakciách, zaznamenáva všetky hovory a tiež pomáha pohodlne organizovať korešpondenciu s klientom. Napríklad sa program integruje s poštovou službou (môžete pripojiť neobmedzený počet poštových schránok) a umožňuje uložiť históriu korešpondencie priamo na karte protistrany. Ak vám napísal nový klient, môžete si vytvoriť obchodnú kartu priamo z došlého listu.
A teraz to najzaujímavejšie: ak chcete poslať list klientovi z CRM, nemusíte ani písať text. Pomocou návrhára dokumentov môžete vytvoriť sadu listov pre všetky príležitosti a poslať ich klientom na dva kliknutia. SalesapCRM sám nahradí meno a ďalšie údaje klienta v liste. Chcete vedieť podrobnosti? Potom stlačte .
Listy klientom: príklady a hotové vzorky
Zostavili sme výberobchodné listy klientomktoré si môžete vziať ako vzorku. Stačí len vyplniť údaje.
1. Píšete potenciálnemu klientovi prvýkrát? Pošlite túto krátku správu:
Predmet listu: Možno ste náš nový klient
Ahoj, [Názov].
my [krátke informácie o spoločnosti].
V prípade záujmu som pripravený prediskutovať možnosť spolupráce. Dajte nám vedieť, kedy by vám bolo vhodné zavolať.
[Podpis]
2. Povedzte potenciálnemu klientovi o úspešnej spolupráci s jeho konkurentmi:
Predmet listu: Držte krok s konkurentmi
Ahoj, [Názov].
Úspešne sme spolupracovali s [súťažiaci X a Y] v [oblasť činnosti] už [toľko času] a spoločne sme dosiahli dobré výsledky. Podrobné informácie o nich nájdete tu [odkaz na prípad/recenziu].
Budeme radi, ak sa k nám pridáte.
[Podpis]
3. Ak ste dostali kontakty na potenciálnych klientov na obchodnej akcii, Pošlite ichponukatakývzorka:
Predmet listu: Viac o našej spoločnosti
Ahoj, [Názov].
Dúfam, že sa páčilo aj vám [udalosť] a chcel by som vám poďakovať za váš záujem [Meno spoločnosti].
Pripájam podrobnejšie informácie o našej spoločnosti. Všetky vaše otázky rád preberiem telefonicky.
[Podpis]
Pripomienkové listy
4. Nejaký čas po odoslaní listy klientovi ponúkajúcemu služby alebo Ďalšie informácie pripomeň si:
Predmet listu: Chcete o niečom diskutovať?
Ahoj, [Názov].
Dúfam, že ste mali príležitosť prečítať si môj predchádzajúci list a dozvedieť sa o ňom viac [Ďalšie informácie].
Máte nejaké otázky alebo myšlienky na môj návrh? Rád ich preberiem telefonicky alebo osobne. Kedy budeš mať na to čas?
[Podpis]
5. Ak viete ukázať efektivitu svojho návrhu v číslach, podeľte sa o ne listy firemným klientom. Fakty presvedčia lepšie.
Predmet listu: Pár faktov, o ktorých ste možno nevedeli [Meno spoločnosti]
Ahoj, [Názov].
Nedávno som vám poslal e-mail o [Meno spoločnosti] a myslím si, že by sme mohli byť užitoční [tvoja spoločnosť].
Naši klienti zaznamenávajú rast [uveďte ukazovatele] pri použití [názov produktu a služby]. Ponúkame tiež [povedz o akciách] a [uveďte ďalšie skvelé ponuky].
Ak chcete vedieť podrobnosti, dajte nám vedieť a dohodneme sa na rokovaní telefonicky alebo na stretnutí.
Teším sa na odpoveď.
[Podpis]
6. Ponúknite zákazníkom skúšobné obdobie alebo bezplatné vzorky. Kupujúci sú ochotnejší uzavrieť dohodu, ak produkt najskôr otestujú.
Predmet listu: Darček pre vašu spoločnosť
Ahoj, [Názov].
Pred pár dňami som vám poslal informácie o [názov produktu] a teraz navrhujem vyskúšať to v akcii.
Vytvoril som/pripojil som niekoľko prihlásení hostí/bezplatné vzorky/poukážky, ktoré možno použiť na prístup/prijímanie [produkt alebo služba]. Zdieľajte ich so svojimi kolegami. Bolo by zaujímavé počuť ich názor.
Všetko rád preberiem podrobnejšie telefonicky alebo osobne. Som si istý, že vám môžeme skutočne pomôcť [oblasť činnosti].
[Podpis]
7. Ak si nie ste istí, že si dopisujete so zamestnancom povereným vyjednávaním, požiadajte ho, aby vám pomohol spojiť sa s osobou s rozhodovacou právomocou:
Predmet listu: Dúfam, že ma nasmerujete na správnu osobu
Ahoj, [Názov].
Pred pár dňami som vám poslal e-mail o [spoločnosť alebo produkt] a teraz pochybujem, ze som sa obratil na adresu.
Ste to vy, kto rozhoduje o otázke, ktorá ma zaujíma? Ak nie, mohli by ste mi pomôcť skontaktovať sa so správnou osobou vo vašej spoločnosti?
Čaká na vašu odpoveď.
8. Tento text listu klientovi použite, ak sa ho po stretnutí s ním chcete opýtať na jeho budúce plány:
Predmet listu: svoje plány
Ahoj, [Názov].
Ďakujem za Tvoj čas. Teraz by ma zaujímalo, ako vidíte ďalšiu diskusiu o našom probléme.
Ak máte stále záujem, dajte nám vedieť o svojich plánoch.
Čaká na vašu odpoveď.
[Podpis]
9. Po stretnutí s klientom mu pripomeňte nasledujúce kroky vyjednávania:
Predmet listu: Akčný plán na najbližšie obdobie
Ahoj, [Názov].
Ďakujem, že ste si našli čas – dnešné stretnutie bolo veľmi produktívne. Dovoľte mi v krátkosti pripomenúť, ako budeme postupovať:
[Dátum]: Pošlem ti [zmluva/úplná sada dokumentov].
[Dátum]: Dáte mi pripomienky a želania.
[Dátum]: Urobíme všetky konečné zmeny a podpíšeme zmluvu.
Ak potrebujete niečo prediskutovať pred týmto dátumom, dajte mi vedieť.
10. Skladaťtakýlist klientoviak chcel na stretnutí získať ďalšie informácie:
Predmet listu: Informácie o vašej žiadosti
Ahoj, [Názov].
Radi sme sa osobne stretli so zástupcami Vašej organizácie. Sľúbil som, že vám pošlem ďalšie informácie o [otázka]- sú v priloženom súbore.
Pripravený odpovedať na akékoľvek otázky. Neváhajte mi kedykoľvek zavolať na [číslo] alebo napísať na túto adresu.
[Podpis]
Ak klient nekontaktuje
11. Ak klient nereagoval na hovor, použite nasledujúcevzor písania listu:
Predmet listu: Nepodarilo sa vás kontaktovať
Ahoj, [Názov].
Chcel som s tebou diskutovať [otázka] ale ty si asi zaneprázdnený. Zavolajte mi prosím na [číslo] Alebo mi dajte vedieť, kedy sa vám bude hodiť zavolať mi.
[Podpis]
12. Nedostali ste sa ku klientovi a nechali ste mu hlasovú správu? Doplňte ho nasledujúcim písmenom:
Predmet listu: Nevolal som ti
Ahoj, [Názov].
Nedávno som vám volal, aby som diskutoval [otázka].
[Podpis]
13. Ak klient naďalej neodpovedá cez všetky kanály, môže mať veľa práce. Použite túto šablónu – aj veľmi zaneprázdnený človek si nájde pár sekúnd na odpoveď:
Predmet listu: Vyžaduje sa krátka odpoveď
Ahoj, [Názov].
Bohužiaľ, nemôžem sa s vami spojiť. Verím, že ste veľmi zaneprázdnení alebo už nemáte záujem o naše služby.
Vo svojej odpovedi uveďte správnu odpoveď:
- Prosím nechaj ma osamote!
- Príliš zaneprázdnený, napíšte mi znova o mesiac, prosím.
- Sám sa Vám ozvem.
[Podpis]
14. Ak sa chcete nenápadne pripomenúť, podeľte sa s klientom o informácie, ktoré sa mu budú hodiť:
Predmet listu: Užitočná informácia pre vaše podnikanie
15. Ak klient mešká s platbou, upozornite ho na to:
Predmet listu: Oneskorenie platby
Ahoj, [Názov].
[Dátum] Poslal som Vám faktúru emailom. Platba ešte nebola prijatá, preto sa opýtajte, či vaše finančné oddelenie dostalo našu faktúru? V prípade potreby pošlem znova. Platbu od vás očakávam do týždňa.
Vďaka za vašu pomoc.
[Podpis]
Tieto šablóny vám ušetria čas na skutočnú komunikáciu s klientmi. A aby ste dosiahli väčší efekt, automatizujte vytváranie a distribúciu šablón prostredníctvom . práve teraz – je to zadarmo a trvá to len pár minút.
List riaditeľovi by mal byť krátky a informatívny. Nemali by ste písať viacstranové prerozprávania. Vzorovú správu si môžete bezplatne stiahnuť z odkazu.
List riaditeľovi inštitúcie môžu mať rôzny obsah. Obchodné výzvy protistrán, miestne správy od zamestnancov organizácie riaditeľom, ktoré majú písomnú formu, sú efektívnejšie ako telefonické rozhovory a ústne rozhovory. Zdroj informácií na papieri je uložený na stoloch riaditeľov, archívoch firiem a raz sa stane žiadaným.Vzor reklamácie si môžete bezplatne stiahnuť prostredníctvom priameho odkazu.
List riaditeľovi by mal byť krátky, jasný a zmysluplný. Nemali by ste písať objemné texty a viacstranové prerozprávania. Výnimkou sú reklamácie. Bežné ponuky a bežné booklety nikoho nezaujímajú. Apel na režiséra musí dostať jedinečnosť, zdôrazniť hlavnú podstatu v niekoľkých riadkoch. Po napísaní obsahu sa pripravte na ďalší vývoj diania. Záujemca o text bude klásť veľa otázok. Premyslené odpovede, pripravené vopred, budú dobrým doplnkom prezentácie a zdôraznia kompetenciu autora v otázke.
Povinné odseky listu riaditeľovi
:- V pravej hornej časti je napísané meno adresáta s uvedením funkcie a celým menom vedúceho;
- Nižšie sú zaznamenané ich vlastné údaje a kontaktné telefónne čísla;
- V strede listu sa pomocou zdvorilostných fráz odvoláva na meno a priezvisko režiséra;
- Úvodná časť pozostáva z jedného alebo dvoch riadkov;
- Po úvode musíte okamžite prejsť k rozprávaniu;
- Každé slovo obsahu treba premyslieť a niekoľkokrát skontrolovať;
- V spodnej časti je dátum zápisu, podpis a odpis;
"Najťažšie je pre človeka to, čo mu nie je dané."
M. Žvanecký
Pravdepodobne sa každý aspoň raz v živote musel vysporiadať so skutočnosťou, že existuje naliehavá potreba napísať obchodný list šéfovi obchodná spoločnosť, partner, úradník, alebo prinajhoršom na bytovom úrade. Ak sa však považujete za obchodníka, dokonca aj za začiatočníka, alebo sa chystáte otvoriť si vlastný podnik, dokonca aj vo vzdialenej budúcnosti, musíte sa naučiť písať obchodné listy kompetentne.
Aký je teda rozdiel medzi jednoduchým listom a obchodným listom?
V prvom rade absencia emocionálnych zložiek a prevaha logiky a pragmatický racionálne vyjadrenie vašej žiadosti alebo návrhu. Podnikateľ, majiteľ spoločnosti alebo vedúci veľkého, a dokonca aj nie príliš veľkého podniku, na rozdiel od „spotrebiteľa“, pravdepodobne nebude mať záujem o váš emocionálny a inšpiratívny list, ktorý mu pošlete so žiadosťou. o spolupráci, poskytnutie pomoci alebo nadviazanie akýchkoľvek iných priateľských vzťahov.
V prvom rade musíte pochopiť, že písanie obchodného listu je to, ako ho napíšete k veci! Mnohí si teraz povedia, čo je to slovná hračka, je jasné, že Obchodný list sa od ostatných líši v jasnom chápaní: „Komu“, „Prečo“ a „Prečo“. Čítal som veľa listov a návrhov a, žiaľ, v niektorých listoch sa význam neustále vytrácal a na konci listu nebolo vôbec jasné, čo sa chcel autor opýtať alebo ponúknuť.
Preto, aby sa význam a myšlienka listu „nešírila cez strom“, musíte si sami odpovedať na nasledujúce otázky:
- Komu píšete list, pomýlili ste sa s adresátom?
- Prečo píšete list, čo chcete ponúknuť alebo požiadať? Sú vaše argumenty jasné, štýl prezentácie a sú presvedčivé vaše argumenty pre adresáta? A aký prospech získa zo spolupráce s tebou?
- Prečo to robíš? Aký výsledok chcete dosiahnuť? Aké ďalšie kroky mienite adresáta „provokovať“?
Pre obchodné listy bol vyvinutý zodpovedajúci GOST R 6.30-2003, ktorý popisuje základné požiadavky na obsah a vyhotovenie dokumentov. Podrobnejšie sa s týmto GOST môžete zoznámiť tak, že si ho zakúpite v obchodnom kníhkupectve a neskôr ho použijete vo svojich papieroch.
Ale pre niektorých dôležité body Osobitnú pozornosť by som chcel venovať:
- Záhlavie obchodného listu by malo obsahovať výzvu adresátovi. Vydáva sa trochu pod registračným číslom: v pravom hornom rohu je uvedená pozícia a celé meno. Adresát. Nižšie môžete špecifikovať Predmet listu. Ešte nižšie, v strede, je vypracované Odvolanie. V odvolaní je potrebné vyjadriť úctu všeobecne akceptovanými slovami: „Vážený“, „Pán“, „Pani“ (skratky nie sú povolené). Čiapka je zvyčajne zvýraznená tučným písmom.
Napríklad:
Ref. č. 01 zo dňa 20.04.2012
na Vh. č.01 - RiK zo dňa 01.01.1930
riaditeľ
LLC "Rohy a kopytá"
Bender O.I.
"O sérii chybných klaksónov,
doručené 01.01.1930"
Vážený Ostap Ibrahimovič,
- Úvod. V úvode je potrebné stručne vymedziť podstatu listu. Môžete začať tradične: „Dávam vám do pozornosti ...“, „Pýtam sa vás ...“, „V súčasnosti ...“ atď. - ak je list napísaný v prvej osobe.
Ak odvolanie pochádza od právnickej osoby, rozprávanie pochádza od tretej osoby (napríklad „Náš podnik ponúka ...“).
Navyše, v úvode aj v nasledujúcom texte listu by sa zámeno vy a všetky jeho tvary (vy, vy, váš) malo písať s veľkým začiatočným písmenom.
- V závere listu sú zhrnuté výsledky napísaného, často sa píše žiadosť alebo návrh. Napríklad: „Vzhľadom na vyššie uvedené sa vás pýtam ...“.
- Hlavný text obchodného listu sa tradične končí frázou: „S úctou, ...“ - ak sa očakáva neutrálna adresa. Ak ste osobne oboznámení s adresátom, môžete list ukončiť frázou - "S úctou, ...".
Napríklad:
S úctou,
Podzemný milionár (podpis) A.I. Koreiko
Pozícia, celé meno (vytlačí sa krstné meno a priezvisko a potom priezvisko), podpis sa vloží vlastnou rukou.
- Obchodný list končí údajom o odosielateľovi, ktorý by mal obsahovať jeho celé meno. (najlepšie v plnej polohe) a kontaktné telefónne číslo. Je to potrebné, ak je potrebné kontaktovať adresáta alebo jeho zástupcu kvôli dodatočným informáciám. Môžete tiež uviesť zodpovednú osobu (celé meno) a jej kontaktné telefónne číslo. Mimochodom, nezabudnite uviesť predvoľbu spolu s telefónnym číslom. Nenúťte príjemcu tráviť čas hľadaním týchto informácií.
Chcem vás tiež upozorniť na niektoré body súvisiace s prezentáciou samotného listu. Svojho času som využíval rôzne možnosti prezentácie listu, až pred použitím NLP, ale toto všetko dalo málo praktické využitie, keďže štýl obchodného listu je veľmi konzervatívny a listy, ktoré nezhodujú tento štýl jednoducho neprekročili „colnú kontrolu“, ktorú reprezentoval tajomník spoločnosti. Preto som odmietol z experimentov a začal písať, ako to vyžadoval obchodný štýl.
Pamätajte, že váš list by mal obsahovať tri hlavné časti, ktorými sú úvod, odôvodnenie a záver. Mnohí autori listu sa okamžite pustili do práce bez toho, aby do priebehu tejto záležitosti uviedli partnera. Samozrejme, ak je list dostatočne dlhý, podnikateľ si môže, ale nemusí prečítať úvod, ale prejde rovno k veci. Ale môže sa vrátiť aj na začiatok listu, ak ho táto „esencia“ zaujme. Na záver treba napísať, čo chcete dostávať. V liste by nemali byť žiadne dvojité interpretácie, iba jedna jasná myšlienka v celom liste. K tomu by bolo pekné pripomenúť Aristotela, ktorý 300 rokov pred naším letopočtom uvažoval o logike výrokov a na jej základe formuloval logické zákony:
- Zákon identity – pojem musí byť v rámci uvažovania použitý v rovnakom význame;
- Zákon protirečenia – „neodporuj si“;
- Zákon vylúčeného stredu – „A“ alebo „nie-A“ je pravdivý, žiadna tretia neexistuje.
Podľa pravidiel písania by hlavná časť obchodného listu mala logicky odhaľovať obsah žiadosti alebo návrhu tak, aby bol pre adresáta zrozumiteľný. Všetky predchádzajúce odseky by mali logicky prechádzať do nasledujúcich. Podľa potreby uveďte konkrétne fakty a čísla. A nezabudnite, že „stručnosť je sestra Talentu“. Pamätajte, že príliš dlhý text môže Príjemcu „unaviť“, môže váš list odložiť a nezistí zmysel vašej jedinečnej ponuky.
A až potom, čo si uvedomíte, že váš list je konečne napísaný, nezabudnite ho skontrolovať na pravopis a interpunkcia chyby. Znova skontrolujte jeho logickú postupnosť a čitateľnosť celého textu (najlepšie nahlas).
Ak neúmyselne alebo v zhone urobíte pravopisné chyby, bude to trápne. Ako sa dá „obchodovať“ so spoločnosťou, ktorá distribuuje chybové hlásenia? Buď opatrný!
Na záver by som chcel povedať, že aj váš list privíta najskôr „oblečenie“, treba si dať pozor najmä na kvalitu papiera, na ktorom je list vytlačený, na dizajn, či list nestratí svoju tvar pri preprave, či ho chcú vziať do ruky. Ak je v tomto ohľade všetko v poriadku, potom úhľadný, logicky konzistentný, odhaľujúci podstatu, dobre napísaný obchodný list nakloní adresáta na pozitívne rozhodnutie vo váš prospech. Písať listy!