Per certificare l'autenticità del documento, su di esso viene apposto un timbro. Le istituzioni moderne utilizzano due tipi di sigilli: ufficiali o semplici. Il sigillo ufficiale si distingue per una forma rotonda, al centro della quale si trova l'immagine dello stemma della Russia, e attorno al cerchio è indicato il nome completo dell'istituzione. Tuttavia, dobbiamo ricordare che il suo utilizzo è regolato dalla legge costituzionale federale della Federazione Russa “Sull'emblema dello Stato Federazione Russa».
Requisiti di stampa di base
Forma, dimensioni e requisiti tecnici al sigillo ufficiale sono determinati e stabiliti dalla redazione di GOST. A lei caratteristiche distintive possono essere attribuiti:
- Assicurati di avere una forma rotonda.
- Posizione al centro dello stemma della Federazione Russa.
- Attorno al sigillo è indicato il nome completo dell'azienda. Se i documenti costitutivi della società indicano un nome abbreviato, lo stesso nome verrà indicato sul sigillo. Il nome può essere indicato anche su lingua straniera, se ciò è nuovamente affermato nei documenti costitutivi.
Chi può usarlo?
Viene utilizzato il sigillo ufficiale agenzie governative e organi potere statale, nonché società investite di tali poteri, ad esempio notai o studi legali. Questo sigillo può essere utilizzato istituzioni educative, che hanno superato l'accreditamento statale e rilasciano documenti rilasciati dallo stato sull'istruzione ricevuta.
Per quanto riguarda le organizzazioni commerciali, utilizzano un sigillo vicino al timbro. Si distingue per la presenza di un logo, stemma aziendale o semplicemente la scritta dell'azienda. Il sigillo indica il numero di identificazione della persona giuridica e il numero del certificato di registrazione statale.
Dove puoi mettere il sigillo ufficiale?
Come già accennato, questo tipo di sigillo viene utilizzato da enti governativi e aziende con poteri governativi. Molto spesso, il sigillo ufficiale viene apposto:
- sugli atti, ad esempio, sugli esami o sulla riconciliazione dei debiti),
- sulle procure,
- sulle applicazioni, ad esempio, quando si riceve valuta,
- al momento della presentazione delle domande,
- quando si concludono contratti con i capi delle agenzie del governo federale,
- sui certificati di viaggio,
- su campioni di impronte di sigilli, firme di dipendenti che hanno il diritto di effettuare transazioni finanziarie e commerciali,
- su certificati d'onore e premi,
- sugli ordini (tesoreria, pensione, pagamento, bancari),
- sui documenti d'identità ufficiali,
- negli statuti delle aziende statali e delle istituzioni federali.
Solo le organizzazioni che dispongono dei permessi necessari possono utilizzare tale sigillo. Devono essere conservati sotto stretto controllo in armadi o casseforti ignifughe.
Offriamo la produzione di timbri
Offerte di Ryazan Tax Consultation LLC vasta gamma servizi contabili e legali, nonché produzione di sigilli, compresi timbri. Disponiamo di tutte le licenze necessarie che ci consentono di creare tali prodotti. Contattandoci avrete la garanzia di ricevere un approccio responsabile e attento alla creazione di sigilli ufficiali, come implica il loro status alto grado protezione dalla contraffazione e dalle lavorazioni di precisione.
Realizziamo il sigillo ufficiale utilizzando una gomma speciale, sulla quale vengono applicate le informazioni sulla vostra azienda mediante incisione laser utilizzando attrezzature moderne e di alta precisione. Grazie a questo metodo i prodotti sono affidabili e protetti. Nel catalogo potete trovare campioni delle guarnizioni da noi realizzate. Da noi puoi ordinare la produzione di timbri per timbri di due tipi di attrezzature: manuale in plastica o metallo o automatica con corpo rinforzato. I sigilli che creiamo soddisfano i moderni requisiti dello standard statale:
- La stampa viene eseguita solo in forma rotonda.
- Il cerchio superiore ha uno spessore di 1,3 mm con un microtesto alto non più di 0,8 mm.
- Il diametro dei prodotti è di 40 mm o 45 mm.
- I sigilli automatici sono dotati di una copertura protettiva.
Per ordinare un sigillo con timbro, è necessario fornirci un estratto dello statuto, che indicherà il nome completo della società, nonché uno schizzo chiaro del sigillo. Lavoriamo in modo rapido ed efficiente: valuta ora le nostre competenze.
- — ordini (di bilancio, bancari, pensionistici, consolidati e di pagamento);
- — istanze e istanze, caratteristiche, premi e certificazioni;
- — registri (ordinanze di bilancio, assegni, documenti presentati alla banca);
- - stima dei costi;
- — accordi e contratti firmati per conto dell'istituzione;
- — istruzioni e ordini;
- - certificati;
- — certificati dei dipendenti dell'istituzione;
- - orario del personale dell'istituzione;
- — certificati di laurea;
- — affari personali di alunni e studenti;
- — certificati d'onore e diplomi;
- — istruzioni da seguire;
- — libri di lavoro lavoratori;
- - in una bella rivista.
Dopo aver esaminato l'elenco sopra, puoi scoprire esattamente quali documenti sono certificati con il sigillo ufficiale.
Quali documenti sono timbrati con il sigillo ufficiale?
I sigilli ufficiali vengono utilizzati negli enti statali, negli enti governativi e nelle organizzazioni investite di poteri governativi (ad esempio negli studi notarili privati). Il sigillo ufficiale è apposto sui documenti che richiedono una speciale conferma di autenticità, in particolare su contratti, libri di lavoro, diplomi, certificati, documenti di servizio, diplomi.
Il sigillo conferisce valore legale al documento e conferma l'autenticità della firma del funzionario che lo ha vistato. È richiesto un sigillo ufficiale sugli originali Documenti importanti, in particolare, l'identificazione, le qualifiche e l'esperienza lavorativa.
Quali documenti sono apposti con il sigillo ufficiale dell'istituzione?
Per prima cosa devi determinare l'elenco dei documenti aziendali sui quali ti verrà richiesto di apporre un timbro. Quindi è necessario redigere le istruzioni per l'uso dei francobolli, in cui scrivere quando viene apposto un francobollo equivalente a un francobollo e quando viene apposto uno semplice e come vengono utilizzati i francobolli, se l'organizzazione li possiede.
Specificare separatamente dove verrà conservato il sigillo e chi è nominato responsabile della sua conservazione (questa questione viene solitamente decisa dal capo dell'organizzazione). Si consiglia di allegare queste istruzioni all'elenco in appendice istruzioni generali sulla gestione dei documenti della tua azienda e, se non ce n'è, un documento indipendente o un'aggiunta allo statuto.
In futuro, se è necessario certificare un documento con un sigillo non specificato nell'atto locale, il capo dell'organizzazione emette un ordine speciale al riguardo. L'elenco dei documenti certificati dal sigillo potrà essere integrato nel tempo.
Sono stabilite regole di utilizzo per l'impronta di ciascun sigillo autorizzato secondo il seguente schema approssimativo: Impronta del timbro del servizio dell'istituto scolastico prescolare Nome del documento Posizione del dipendente che appone l'impronta Impronta del sigillo ufficiale Nome del documento Posizione del dipendente chi appone l'impronta La base delle istruzioni è un elenco di documenti certificati dal sigillo ufficiale. Può indicare: - orario del personale; — campioni di firme per l'apertura di conti, ecc.
Attenzione
Modifiche e integrazioni all'elenco sono consentite solo su indicazione del responsabile dell'organizzazione. L'uso dei sigilli nell'organizzazione è consentito solo ai dipendenti appositamente nominati per ordine del responsabile.
Il diritto di utilizzare il sigillo ufficiale è concesso ai primi dirigenti, funzionari tra i dipendenti del servizio di istruzione prescolare o del servizio finanziario.
Dove posso mettere il timbro “per documenti”?
Le istruzioni per l'uso dei sigilli devono specificare la procedura per la distruzione dei sigilli obsoleti nel libro di lavoro. Separatamente, è necessario menzionare l'impronta del sigillo nel libro di lavoro del dipendente. La procedura per compilare i libri di lavoro è chiaramente indicata in due regolamenti— Regole per la tenuta e la conservazione dei libri di lavoro* e Istruzioni per la compilazione dei libri di lavoro**, che devono essere rigorosamente seguite.
Dopo aver studiato questi documenti, concludiamo: ci sono solo tre casi in cui il sigillo di un'organizzazione o di un servizio del personale viene inserito nel libro di lavoro di un dipendente (è possibile utilizzarne uno qualsiasi): - quando si registra il libro per la prima volta - sul frontespizio; - quando si modificano i dati personali del dipendente - su dentro copertina; - in caso di licenziamento - dopo aver registrato il licenziamento nella sezione "Informazioni sul lavoro".* Approvato con decreto del Governo della Federazione Russa del 16 aprile 2003.
7. utilizzo dell'impronta del sigillo nella preparazione dei documenti
L'impronta del sigillo sulla ricevuta dell'ordine di ricevuta di cassa dovrebbe coprire anche quella parte del documento che rimane nella tua organizzazione. È inaccettabile apporre un timbro sopra una firma personale. E infine, è severamente vietato apporre sigilli su fogli bianchi e moduli vuoti, perché
Questa è una vera provocazione per gli abusi e una minaccia alla sicurezza. Come timbrare?
- Quando “stampate” i documenti, soprattutto quelli di pagamento, cercate di assicurarvi che la stampa non risulti opaca o sfocata. Un'impronta di sigillo scarsamente leggibile o parzialmente stampata può costituire motivo per cui un notaio si rifiuti di certificare una copia di un documento o che una banca si rifiuti di accettare ordine di pagamento per l'esecuzione. Pertanto, sostituire (riempire) il tampone di inchiostro in modo tempestivo.
- Dopo aver sostituito o ricaricato il tampone di inchiostro, prima di apporre un timbro sul documento, effettuare un'impronta di controllo sulla bozza.
Ancora una volta sulla stampa
A volte la stampa deve essere asciugata dall'inchiostro in eccesso per evitare che la stampa venga sbiadita o macchiata.
- Quando ti prepari a “timbrare” un documento, assicurati che non ci sia nulla sotto. Una graffetta, fogli piegati in modo non uniforme di un documento di più pagine o altro corpo estraneo, che si trova sotto una pila di documenti, potrebbe interferire con la stampa.
Di conseguenza, ne otterrai la metà o una stampa macchiata.
Prendersi cura del sigillo Come risultato dell'uso, il cliché di gomma si intasa di sporco, le lettere diventano come macchie. Un sigillo trascurato sui documenti non solo non fa bella figura all'organizzazione, ma è anche motivo di rifiuto di accettare determinati documenti, come ad esempio gli ordini di pagamento.
Puoi mantenere il sigillo nella forma corretta utilizzando un normale spazzolino da denti, che può pulire delicatamente il cliché senza danneggiare il disegno applicato.
Informazioni
Il sigillo certifica non solo i documenti del personale, ma anche le scritture contabili (ordini, registri, preventivi), nonché documenti costitutivi organizzazioni, contratto collettivo, accordi vari. I documenti non menzionati in questo elenco non necessitano di certificazione con sigillo.
Le lettere scritte sui moduli (ad eccezione delle garanzie) non devono essere certificate con un sigillo. Quali documenti devono essere timbrati? Certifichiamo i documenti secondo le regole Naturalmente, non accadrà nulla di male se metti un timbro per errore su un ordine del personale o lettera. Ma se non si certifica un documento che ne ha realmente bisogno (ad esempio un contratto), le conseguenze possono essere molto disastrose.
Tale accordo non avrà valore legale e molto probabilmente il tribunale non lo considererà come prova. Per evitare tali problemi, ti consigliamo di definire chiaramente la procedura per l'utilizzo del sigillo a livello locale.
Alcuni documenti non possono essere timbrati con un timbro
Il centro del sigillo contiene un'immagine dello stemma della Federazione Russa e il suo cerchio implica informazioni sul nome di una specifica persona giuridica (in conformità con i documenti costitutivi). Una versione abbreviata del nome è consentita solo se è specificata nei documenti costitutivi.
Di solito si applica dopo quello principale e tra parentesi. Se questo nome è in una lingua straniera, la versione principale è inizialmente scritta in russo e poi in una lingua straniera. Non dimenticarlo società per azioni vengono presentati i requisiti di un altro atto legislativo, vale a dire la clausola n. 6, articolo n. 2 della legge federale "sulle società per azioni". Presentano alcune differenze, ma nella produzione rispettiamo esattamente le stesse regole e requisiti. Ora ci sono molte aziende o individui inaffidabili che forniscono questo tipo di servizio indipendentemente dalle conseguenze.
- Certificati (relativi allo stipendio, al pagamento dell'assicurazione, al limite, ecc.);
- atti di esecuzione;
- Specifiche;
- Dichiarazioni (in particolare rifiuto di accettazione);
- Tassi di consumo;
- Carte delle organizzazioni;
Puntelli 25 “Impronta del sigillo”. Attualmente, nel lavoro d'ufficio russo, per certificare l'autenticità dei documenti e certificare le copie dei documenti in un'organizzazione, vengono utilizzati due tipi di sigilli:
· casa (francobollo O marchiato ) foca,
· semplice stampe di unità strutturali (10).
Il sigillo principale dell'organizzazione viene utilizzato per certificare le firme del capo, dei suoi delegati, dei capi del servizio finanziario, del capo contabile, del suo vice, nonché di altri funzionari a cui sono stati conferiti i poteri appropriati da una procura o per ordine del capo.
Il diritto di raffigurare l'emblema dello Stato della Federazione Russa sul sigillo dell'organizzazione è stabilito dall'art. 4 della legge costituzionale federale del 25 dicembre 2000 n. 2-FZ “Sull'emblema dello Stato della Federazione Russa”. Le regole per l'emissione del sigillo ufficiale sono stabilite in GOST R 51511-2001. Sigilli con riproduzione dello stemma dello Stato della Federazione Russa. Forma, dimensioni e requisiti tecnici (come modificato n. 1 del 26 dicembre 2002).
L'elemento principale francobollo Il sigillo è l'immagine di un'aquila a due teste. Il sigillo ufficiale certifica le firme del capo, dei suoi vice, dei capi del servizio finanziario, del capo contabile, del suo vice, nonché di altri funzionari a cui sono stati conferiti i poteri appropriati.
I sigilli ufficiali vengono apposti sui documenti che richiedono un'identificazione speciale: quelli relativi alla ricezione di denaro o beni materiali, sui documenti di identità, sulle lettere di garanzia e sui contratti.
Il sigillo ufficiale viene utilizzato anche per certificare copie di una serie di documenti, ad esempio: copie di regolamenti, statuti inviati a organizzazioni statali, copie delle decisioni giudiziarie e alcuni altri documenti. Esiste un elenco dei documenti su cui è apposto il timbro ufficiale.
Utilizzato nelle organizzazioni non governative marchiato un sigillo che equivale a un timbro. Al centro del sigillo è posto l'emblema dell'organizzazione o un'abbreviazione del suo nome e attorno al cerchio sono indicati il nome completo dell'organizzazione e il suo numero. registrazione statale(OGRN).
La posizione dell'impronta del sigillo principale in relazione al titolo della posizione e alla firma personale del funzionario è determinata nelle Istruzioni standard per il lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali (approvate dall'Ordine del Ministero della Cultura e delle Comunicazioni di massa della Russia Federazione Russa dell'8 novembre 2005 n. 536 e registrata presso il Ministero della Giustizia della Federazione Russa il 27 gennaio 2006 n. 418). L'impronta del sigillo deve essere chiaramente leggibile e includere solo la fine del nome del funzionario che ha firmato il documento. Imporre un sigillo su una firma personale è inaccettabile (11).
Timbri semplici utilizzato per la documentazione interna dell'istituzione, su duplicati di documenti amministrativi, su certificati, abbonamenti, quando si sigillano pacchi e pacchi. Potrebbero esserci diversi sigilli semplici in un'istituzione, organizzazione o impresa. In questo caso, sul sigillo vengono riprodotti due nomi: l'organizzazione e l'unità strutturale: "segreteria", "ufficio", "amministrazione", "dipartimento del personale", "settore del protocollo", "dipartimento amministrativo", ecc. A differenza dei sigilli con timbro, che hanno forma rotonda e dimensioni standard, i sigilli semplici possono essere di varie dimensioni e forma: non solo rotondi, ma anche quadrati, triangolari, ovali, ecc.
In base alla natura dei materiali di cui sono realizzate le guarnizioni, queste si dividono in gomma e metallo.
Per contrassegnare la ricezione, la registrazione, il passaggio e l'esecuzione dei documenti, nonché altri segni di riferimento, l'appropriato timbri di mastice .
18.5. Segni sui documenti come riflesso delle fasi
il loro passaggio ed esecuzione
Requisito 26 “Copia marchio di certificazione” utilizzato per certificare che una copia di un documento corrisponde al suo originale. Il marchio è posizionato sotto l'attributo "Firma" dal margine sinistro del documento. I dettagli consistono in un'iscrizione di certificazione Giusto(Con lettera maiuscola, senza virgolette), la qualifica professionale della persona che ha autenticato la copia; firma personale, trascrizione della firma (iniziali, cognome), data di certificazione.
Le copie dei documenti sono autenticate dal capo dell'organizzazione o dai funzionari da lui autorizzati (vice, capo dei servizi del personale, direzione dell'ufficio, ecc.).
Capo del settore protocollo Firma personale L. I. Ivanov
Sulla copia della lettera in uscita che rimane negli affari dell'impresa, non può essere indicata la data della sua certificazione e il nome della posizione della persona che ha autenticato la copia.
Quando si invia una copia ad altre organizzazioni, la copia di certificazione è certificata con il sigillo dell'organizzazione. Quando si inviano documenti a organizzazioni subordinate, le loro copie sono certificate con il sigillo del dipartimento (settore) in cui è archiviato il documento originale. Su tali copie, nel luogo in cui è apposta la firma del dirigente, è apposto il timbro dell'amministrazione, dell'ufficio, del settore protocollo, ecc.
Oggetti di scena 27 « Nota sull'esecutore" indica la persona che ha redatto il documento. GOST R 6.30-2003 consiglia solo un modo per progettare oggetti di scena: le iniziali e il cognome dell'esecutore, il suo numero di telefono:
V.A. Petrov
I dettagli sono destinati ad una tempestiva comunicazione telefonica con l'appaltatore al fine di ottenere delucidazioni e chiarimenti sulle questioni sollevate nel documento. L'etichetta aziendale prescrive di rivolgersi a un funzionario sconosciuto per nome e patronimico o per cognome in combinazione con la parola "Mr". Il metodo di registrazione dei dettagli proposto da GOST esclude la possibilità della prima opzione di indirizzo (le iniziali non portano le informazioni necessarie). La seconda opzione di indirizzo (solo per cognome) non è sempre conveniente, soprattutto se il cognome dell'artista non viene rifiutato (Chernykh, Lominago, Shevchenko, ecc.). Pertanto, negli oggetti di scena è consentito indicare il nome completo e il patronimico dell'esecutore al posto delle iniziali (12).
Un segno sull'esecutore è posto sul lato anteriore dell'ultimo foglio del documento nell'angolo in basso a sinistra. Il numero di telefono è indicato da tre gruppi di numeri senza trattini tra di loro.
Nelle lettere di risposta è possibile indicare non solo un numero di telefono, ma anche un numero di ufficio, se il destinatario della lettera esprime il desiderio di incontrare personalmente la persona che ha preparato il documento. Nelle lettere interurbane il prefisso della città è indicato tra parentesi prima del numero di telefono dell'ufficio.
Requisito 28 “Nota sull'esecuzione dell'atto e sulla trasmissione al fascicolo” apposto su documenti eseguiti soggetti a cancellazione per successiva conservazione e utilizzo a scopo di riferimento.
Il voto di esecuzione è posto sul primo foglio del documento sotto il voto dell'esecutore. I dettagli includono i seguenti dati: un riferimento alla data e al numero del documento che ne indica l'esecuzione e, in assenza di tale documento - brevi informazioni sulla performance, così come sulle parole Nel caso n. indicando il numero della pratica in cui verrà conservato il documento; firma dell'esecutore e data di apposizione del marchio.
Gli esiti dell'esecuzione possono essere formulati come segue: “Risposta inviata, data, N.”; “È stata data una risposta orale”; “Tenere conto nella preparazione della domanda”; "Il problema è stato risolto telefonicamente", ecc.
Requisito 29 “Timbro al ricevimento del documento da parte dell’organizzazione” apposto a mano o mediante apposita numerazione nella parte inferiore destra della facciata anteriore del primo foglio dei documenti in arrivo. È possibile apporre un segno sul retro del foglio.
I dettagli sono costituiti dal nome dell'organizzazione (o unità strutturale) presso la quale è stato ricevuto il documento; la data di ricezione e il numero di registrazione in arrivo. La marca temporale di arrivo potrà eventualmente contenere l'indicazione delle ore e dei minuti. Il nome dell'organizzazione è solitamente indicato in forma abbreviata.
03.01.2008 № 001
Puntuali 30 “Identificatore della copia elettronica del documento”è un segno (footer) che viene posizionato in fondo ad ogni pagina del documento e contiene il nome del file sul supporto informatico, il codice operatore, la data e altri dati di ricerca installati nell'organizzazione.
In genere, il nome del file ne riflette il contenuto, nonché le informazioni su nomi e date. La lunghezza del nome del file (numero di caratteri) è determinata dalle caratteristiche del sistema operativo del computer.
Domande di prova per l'autotest:
1) Quali documenti sono firmati dal capo dell'organizzazione e/o dai suoi delegati? In quale caso tutte le copie dei documenti inviati vengono firmate?
2) In quali casi viene firmata solo la prima copia del documento inviato? Quale segno è posto nelle altre copie del documento?
3) Raccontaci le regole per la registrazione del requisito “Firma”.
4) Qual è la procedura per firmare un documento se è assente il funzionario la cui firma è apposta sulla bozza del documento?
5) Quando sono necessarie due o più firme su un documento? Fornisci esempi di documenti certificati con due firme.
6) È accettabile utilizzare una firma facsimile su un documento originale? Che cosa documenti normativi L'uso del fax e della firma elettronica nei documenti è regolamentato?
7) Cosa significa approvazione del documento? Nominare i metodi di coordinamento.
8) Come viene coordinato il documento se sono presenti più autorità esterne?
9) È accettabile il rifiuto dell'approvazione? Come è richiesto il “Visto di Approvazione del Documento” nei casi in cui un funzionario non è d'accordo con il contenuto del documento?
10) Quali sigilli vengono utilizzati negli uffici russi per certificare l'autenticità dei documenti?
11) Raccontaci le regole per progettare gli oggetti di scena “Seal Imprint”.
12) Come può essere rilasciato il “voto sull'esecutore”? Motiva la tua risposta.
Letteratura
· Legge federale del 10 gennaio 2002 n. 1-FZ “Sulla firma digitale elettronica”.
· Legge federale del 27 luglio 2006 n. 149-FZ “Sull'informazione, tecnologie dell'informazione e sulla protezione delle informazioni."
· GOST R 51141-98. Conservazione e archiviazione dei registri. Termini e definizioni. - M.: Gosstandart, 1998.
· GOST R 6.30-2003. Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione. - M.: Gosstandart, 2003.
· Istruzioni standard per il lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali, approvate con Ordinanza del Ministero della Cultura e delle Comunicazioni di massa della Federazione Russa dell'8 novembre 2005 n. 536 e registrate dal Ministero della Giustizia della Federazione Russa il 27 gennaio 2006 N. 418.
· Basakov M.I. Lavoro d'ufficio [Supporto documentale di gestione]: Libro di testo / M.I. Basakov, O.I. Zamytskova. - 5a ed., riv. e aggiuntivi - Rostov n/d: Phoenix, 2007. - 352 p.
· Beresina N.M., Vorontsova E.P., Lysenko L.M. Lavoro d'ufficio moderno. - San Pietroburgo: Pietro, 2004. - 256 p.
· Demin Yu.M. Lavoro d'ufficio. Preparazione dei documenti ufficiali / Yu.M. Demin. - San Pietroburgo: Pietro, 2003. - 220 p.
· Kryukova N.P. Documentazione delle attività di gestione: libro di testo. indennità. - M.: INFRA-M, 2008. - 268 pag.
· Kugusheva T.V. Lavoro d'ufficio: libro di testo. indennità /T.V. Kugusheva. - Rostov n/d.: Phoenix, 2007. - 256 p.
· Novoselov V.I. Valore legale del documento //Archivi sovietici. 1971. N. 1. P. 57-63.
· Pshenko A.V., Doronina L.A. Lavoro d'ufficio: Guida pratica. - M.: Yurait-Izdat, 2004. - 182 p.
· Razdorozhny A.A. Documentazione delle attività di gestione: libro di testo. indennità. - M.: INFRA-M, 2008. - 304 p.
· Spivak V.A. Documentazione delle attività gestionali (Gestione dell'ufficio). - San Pietroburgo: Pietro, 2005. - 240 p.
· Chukovenkov A.Yu., Yankovaya V.F. Regole per la preparazione dei documenti: commento a GOST R 6.30-2003 “Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione." - M.: Casa editrice. "Prospettiva", 2004. - 216 p.
I sigilli sono stati utilizzati fin dall'antichità, anche prima dell'avvento della scrittura: erano realizzati in pietra, osso e legno pregiato; Ad esempio, nell'antica Cina venivano realizzati come vere e proprie opere d'arte, e nell'Europa medievale avevano spesso la forma di anelli.
Al giorno d'oggi la stampa serve esclusivamente a scopi commerciali. Si tratta di un dispositivo che imprime su carta il nome completo dell'azienda, la sua ubicazione e altri dati. Sono posti come requisito per certificare l'autenticità di una firma e solo sui documenti firmati.
Sono:
- francobollo;
- base per imprese, imprenditori individuali, avvocati, medici;
- per divisioni separate
- aggiuntivi, per diversi ambiti di attività.
L'uso dei sigilli ufficiali è determinato dalla legge "Sull'emblema dello stato della Federazione Russa"; può essere apposto solo sui documenti da organizzazioni statali e organizzazioni dotate di autorità statale.
Le informazioni sul sigillo devono essere contenute nella Carta.
Requisiti nel 2018
Nel 2018 non si sono verificati cambiamenti significativi nell’utilizzo.
E, cosa più importante, la questione più controversa è stata risolta: presenza di un'impronta durante la compilazione dei libri di lavoro. In precedenza, il Ministero del Lavoro stabiliva che fosse obbligatorio apporre il sigillo, anche se l'organizzazione lo abbandonava nelle sue attività, ora devono apporre un sigillo solo le aziende che lo utilizzano.
Il resto delle norme e dei regolamenti non è cambiato nel 2018.
Le leggi su JSC e LLC determinano i dettagli richiesti: nome completo, forma giuridica, città o località posizione effettiva. Il nome deve essere indicato in russo e facoltativamente in qualsiasi altra lingua. Nient'altro è specificato nella legge, quindi un'azienda può aggiungere anche un codice fiscale, un checkpoint, un emblema o un marchio, ma deve essere registrato.
Oltre al fatto che i dettagli obbligatori sono stabiliti dalla legge, altri parametri (dimensioni, schizzi) non sono definiti, pertanto, quando li producono, i laboratori di francobolli si basano solitamente sui GOST applicati ai sigilli ufficiali.
I timbri aggiuntivi indicano a quale servizio o documenti sono destinati: “Dipartimento risorse umane”, “archivio”, “per fatture”, “per bolle di consegna”, ecc. Puoi scegliere una forma per loro non solo rotonda.
Registrazione e domanda
In precedenza, era necessario registrare un sigillo e approvarne lo schizzo. Ora questo non è richiesto; la procedura di registrazione non è definita da alcun atto legislativo, quindi la società non ha bisogno di ottenere il permesso o informare le autorità governative dell'introduzione del proprio sigillo.
Ma il suo utilizzo non dovrebbe essere mediocre, perché uno degli attributi commerciali più importanti dell’azienda Inoltre, lo Stato raccomanda di sviluppare istruzioni per l'uso in conformità con GOST per la gestione e l'archiviazione dei documenti.
Le istruzioni possono contenere:
- Elenco dei sigilli - presenza di principali e aggiuntivi, numero di copie.
- Luoghi di stoccaggio.
- Elenco delle posizioni responsabili della conservazione e autorizzate all'utilizzo.
- Termini di utilizzo.
- Elenco dei documenti che richiedono l'apposizione di timbri principali e aggiuntivi.
Devono essere trasferiti e conservati contro firma sul libretto di bordo e, quando non utilizzati, devono essere chiusi in apposite cassette.
Attività LLC senza sigillo e sua cancellazione
Nell'aprile 2015 è stata emanata la n. 82-FZ, che ha introdotto la dicitura "se disponibile" nelle leggi relative alla stampa di LLC e JSC, vale a dire trasformato l’obbligo di usufruirne in un diritto.
D'ora in poi ogni organizzazione determinerà da sola la necessità di utilizzare un sigillo, ma la legge potrà prescrivere documenti in cui la sua apposizione è ancora obbligatoria. Questi sono RKO, moduli di segnalazione rigorosi, ecc.
In tutti gli altri documenti oggi l'impronta non può essere apposta, ma solo se ciò è indicato nello statuto della società. Il sigillo viene apposto a discrezione dell'impresa nelle relazioni contabili e fiscali, nei documenti primari, nelle procure, nei libri di lavoro e in altri moduli.
È necessario prestare molta attenzione ai contratti. Se l'accordo concluso in precedenza prevedeva l'apposizione obbligatoria di un'impronta nei campioni PD, allora deve continuare ad essere apposta oppure deve essere concluso un accordo aggiuntivo per escluderla dai dettagli obbligatori dei documenti.
Nel complesso, la cancellazione rappresenta un vantaggio per le aziende e incoraggia una maggiore adozione del supporto cartaceo. Con lo sviluppo della tecnologia, è più facile scegliere metodi moderni identificazione, passaggio alla gestione elettronica dei documenti.
Pertanto, nella dichiarazione dei redditi, viene sempre più apposta la firma elettronica e, nella pratica giudiziaria, l'impronta è qualificata come requisito aggiuntivo e non obbligatorio. Inoltre, dal 2013, le organizzazioni hanno il diritto di sviluppare autonomamente moduli per documenti primari, l'importante è che siano registrati.
Produzione e metodi di protezione
Quindi, quando una società decide di utilizzare un sigillo, è abbastanza semplice produrne uno. Questo è ciò che fanno i negozi di francobolli.
Il prezzo è piccolo e dipende dal grado di protezione. Solo le organizzazioni certificate possono produrre cliché con l'immagine dello stemma.
Di solito vengono realizzati i cliché e le attrezzature più semplici 1–3 ore, ma se un’organizzazione prende la propria sicurezza in modo responsabile e serio, vale la pena pensare a proteggerla. Risparmiare in questo caso può essere costoso e portare a perdite.
In questo caso è necessario fornire copia di:
- Carta.
- Certificati di registrazione statale.
- Procure del dirigente.
- Per JSC – la decisione dell’assemblea degli azionisti.
- Se si prevede di utilizzare un marchio nella stampa, quindi un certificato della sua registrazione.
- E, naturalmente, una dichiarazione che indichi il motivo della produzione.
Molti produttori soddisfano i propri clienti a metà strada e riducono notevolmente l'elenco dei documenti richiesti.
Modi per proteggere i sigilli:
- Microtesto – stampa del testo 0,5-0,8 mm.
- "Macrame" - maglia guilloché o tangeri. Si tratta di uno schema complesso di sottili linee intersecanti di spessore inferiore a 0,1 mm.
- Una particolare distorsione di un carattere è l'imitazione di un difetto in alcune lettere.
- Il campo raster è un metodo generalmente accettato utilizzato nei francobolli ufficiali.
- Immagini a mezzitoni.
- "Cerberus" - Segni UV invisibili sotto la normale illuminazione.
I cliché protetti in questo modo sono difficili da contraffare utilizzando la tecnologia dei fotopolimeri, solitamente utilizzata dai truffatori. Per proteggere al meglio la tua organizzazione, devi seguire le seguenti regole:
- utilizzare più sigilli, realizzarne di aggiuntivi se necessario;
- cambiare periodicamente il campione;
- non utilizzare cliché del fotopolimero;
- combinare diversi metodi di protezione durante la produzione, contattare solo produttori certificati;
- seguire le istruzioni per l'uso;
- nominare una persona che sarà responsabile della conservazione e del trasferimento dei sigilli.
Distruzione e sostituzione
Nei casi in cui il sigillo non è più necessario, non può essere semplicemente gettato via. Il sigillo deve essere distrutto fisicamente e ciò può essere fatto in due modi:
I sigilli sono soggetti a distruzione quando vengono sostituiti con altri nuovi o quando la società viene liquidata.
La sostituzione viene effettuata per diversi motivi:
- rinominare l'azienda, modificandone i dati;
- usura meccanica;
- sostituzione pianificata;
- smarrimento o furto.
In tutti i casi, un nuovo cliché viene creato solo dopo che quello vecchio è stato distrutto e, se lo schizzo non è stato modificato, su quello nuovo viene apposto il segno "D" - un duplicato.
Violazioni inaccettabili
Va ricordato che quando si utilizza la stampa non è possibile:
- Raffigura lo stemma nella stampa, a meno che ciò non sia specificato dalla legge "Sull'emblema dello stato della Federazione Russa".
- Indicare per evitare confusione.
- Includere i marchi non registrati dell'azienda nei cliché.
- Utilizzare il vecchio sigillo quando si modificano i dati.
- Violare le istruzioni per l'uso.
Quindi, se segui queste regole, non ci saranno problemi con la stampa. Bene, se lavorare con esso o senza dipende dall'organizzazione stessa.
In questo video imparerai come riempire correttamente un sigillo o un timbro.
Quale francobollo dovrei scegliere e in cosa differiscono i francobolli l'uno dall'altro? La legge ti aiuterà in questa faccenda. La procedura per l'utilizzo di sigilli e timbri è stata stabilita 40 anni fa e rimane ancora invariata. Tuttavia, ci sono delle sfumature che devono essere ricordate quando si lavora con sigilli e timbri.
Come utilizzare i timbri in un'organizzazione
Disposizioni sulla procedura di utilizzo del sigillo, fissate nel Testo unico sistema statale gestione dei documenti (USSD), sono stati approvati dal decreto del Comitato statale per la scienza del Consiglio dei ministri dell'URSS del 4 settembre 1973 n. 435 e raccomandati per l'uso da parte di tutti i ministeri, dipartimenti e le loro istituzioni, organizzazioni e imprese subordinate per migliorare gestione dei registri. Restano ad oggi valide le disposizioni in materia di stampa registrate nell'Archivio Dati dello Stato Unificato.
Il sigillo è apposto sui documenti autentici attestanti i diritti dei funzionari, i fatti di spesa di fondi e beni materiali, sugli atti di liquidazione e pagamento, certificati, procure, sui documenti organizzativi (ad esempio: regolamenti, statuti, documenti costitutivi, tavoli del personale e così via.). Un'impronta di sigillo viene inoltre apposta in tutti i casi in cui è necessario certificare i diritti dei funzionari dell'organizzazione, confermando la spesa di fondi e beni materiali, ecc.
È importante sapere:
- Sui documenti viene apposta un'impronta di sigillo per certificarne l'autenticità e confermarne il valore legale.
- I francobolli sono prodotti in modo rigoroso quantità limitate e solo per scopi ufficiali.
Principali tipologie di sigilli
In base al loro scopo, i sigilli sono divisi in principali (timbro e sigilli persone giuridiche) e ausiliario (semplice).
Francobolli nelle organizzazioni governative
L'articolo 4 della legge costituzionale federale del 25 dicembre 2000 n. 2-FKZ "Sull'emblema dello stato della Federazione Russa" definisce il diritto di riprodurre l'emblema dello stato della Federazione Russa sui sigilli degli organi del governo federale e altri agenzie governative, organizzazioni e istituzioni, sui sigilli di organismi, organizzazioni e istituzioni, indipendentemente dalla forma di proprietà, investiti di poteri statali individuali, nonché sugli organismi che effettuano la registrazione statale di atti di stato civile.
Cos'è un sigillo con timbro? Il sigillo ufficiale ha una forma rotonda. Al centro c'è un'immagine dell'emblema dello stato della Federazione Russa, e attorno al cerchio c'è il nome dell'organizzazione. Lo stemma della città e della regione della Federazione Russa è apposto sui sigilli delle autorità rappresentative ed esecutive della città e della regione in conformità con gli atti normativi di tale città o regione.
Francobolli nelle organizzazioni commerciali
Le organizzazioni non governative utilizzano un sigillo aziendale, che equivale a un timbro. Al centro di tale sigillo è posto l'emblema o l'abbreviazione dell'organizzazione che ne indica il nome, lungo il cerchio - il nome completo dell'organizzazione che indica la sua forma organizzativa e giuridica e il numero di registrazione statale (nel registro di registrazione).
La clausola 7 dell'art. 2 Legge federale del 26 dicembre 1995 n. 208-FZ “Sulle società per azioni” stabilisce la composizione delle informazioni nel sigillo della società: “La società deve avere un sigillo rotondo contenente tutte le sue parti marchio in russo e l'indicazione della sua ubicazione. Il sigillo può anche indicare la ragione sociale della società in qualsiasi lingua straniera o nella lingua dei popoli della Federazione Russa."
Le organizzazioni possono avere sigilli semplici (ausiliari). Riproducono il nome dell'organizzazione, la sua divisione strutturale e il tipo di sigillo. In questo caso, il sigillo deve contenere un'iscrizione aggiuntiva: "Segretariato", "Per conti", "Per referenze", "Per pacchi", "Per copie", ecc.
I sigilli semplici (ausiliari) possono essere quadrati, rotondi, rettangolari, triangolari, ovali.
Le persone autorizzate ad apporre un sigillo sui documenti dovrebbero essere consapevoli che l'impronta del sigillo che certifica l'autenticità della firma di un funzionario è collocata in uno spazio privo di testo, senza catturare la firma personale del funzionario.
I documenti di carattere finanziario vengono timbrati senza riportare la qualifica e la firma, in un luogo appositamente designato. Di norma, il luogo in cui viene apposto il sigillo è contrassegnato con il simbolo “M.P.”
Quali documenti devono essere certificati con i sigilli principali e ausiliari
Nella pratica d'ufficio, è consuetudine compilare un elenco individuale di documenti timbrati per ciascuna organizzazione. Viene attuato per ordine del gestore o è un'appendice alle istruzioni per lavorare con i documenti. L'organizzazione emette inoltre un ordine (istruzione) con un elenco di funzionari (dirigenti) che hanno il diritto di firmare documenti.
- atti (accettazione delle strutture di costruzione completate, attrezzature, lavori eseguiti; cancellazioni; esame, ecc.);
- riferimenti archivistici;
- copie d'archivio;
- procure (per ricevere inventari, condurre casi in arbitrato, ecc.);
- contratti (sulla responsabilità finanziaria, forniture, contratti, cooperazione scientifica e tecnica, locazione di locali, sulla produzione di lavoro, ecc.);
- incarichi (per la progettazione di oggetti, strutture tecniche, costruzione di capitale; tecnico, ecc.);
- conclusioni e revisioni;
- richieste (di lettera di credito; rifiuto di accettazione, ecc.);
- atti di esecuzione;
- certificati di viaggio;
- tassi di consumo;
- campioni di impronte di sigilli e firme di dipendenti che hanno il diritto di effettuare transazioni finanziarie e commerciali;
- lettere di garanzia (per lavori, servizi, ecc.);
- ordini (di bilancio; bancari; pensionistici; pagamenti (consolidati, alla banca; per ricevere e trasferire valuta, per importazioni, ecc.);
- norme sulle organizzazioni;
- istanze e istanze (per l'assegnazione di ordini e medaglie, premi, ecc.);
- registri (assegni; ordini di bilancio presentati alla banca);
- preventivi di spesa (per la manutenzione degli apparati gestionali; per il calcolo del contratto, ecc.);
- accordi;
- certificati (limitati; sul pagamento degli importi assicurativi; sull'utilizzo degli stanziamenti di bilancio per i salari; sui maturati e dovuti salari eccetera.);
- specifiche (prodotti, prodotti, ecc.);
- elenchi di titoli;
- certificati;
- statuti delle organizzazioni;
- orari del personale.
Le impronte dei sigilli ausiliari sono apposte:
- per la certificazione dei certificati;
- su copie di documenti;
- per estratti di documenti;
- documenti contabili, ecc.
Come utilizzare i timbri in un'organizzazione
Oltre ai sigilli principali e ausiliari, i francobolli vengono utilizzati nel lavoro d'ufficio dell'organizzazione. Un timbro è un tipo di sigillo rettangolare. I timbri sostituiscono formalmente i documenti scritti a mano in situazioni ripetute dello stesso tipo nei documenti cartacei. In questo caso i timbri sono dettagli che contribuiscono a dare valore legale al documento e ad accelerare il flusso dei documenti.
Esistono diversi tipi di francobolli:
- angolo (indirizzo);
- registrazione;
- restrizioni sui diritti di accesso;
- con i dettagli dell'organizzazione;
- marcatura.
Timbro d'angolo (indirizzo). utilizzato se l'organizzazione non dispone di moduli stampati o "elettronici". Il timbro ad angolo può essere utilizzato per la corrispondenza, l'emissione di certificati correnti, ecc. In questo caso, un timbro d'angolo realizzato secondo i requisiti necessari conferisce al documento un carattere ufficiale. Nei timbri angolari i dati dell'organizzazione sono disposti nella stessa sequenza del modulo. I dettagli indicati nei timbri angolari e nei sigilli devono corrispondere. La dimensione del timbro angolare, di regola, corrisponde alle dimensioni della forma angolare (70x100 mm).
Timbro di registrazione contiene il nome dell'organizzazione, i campi per indicare la data di ricezione e il numero (indice) del documento in entrata. Tale timbro stabilisce la responsabilità dell’organizzazione per il documento e l’inizio del periodo di esecuzione. Il timbro di registrazione non viene apposto sugli allegati al documento, ma solo sul documento stesso.
Timbro di restrizione dell'accessoè affisso nell'angolo superiore destro di ciascun foglio del documento, sui giornali di registrazione dei documenti con diritti di accesso limitati e sui pacchetti con documenti con diritti di accesso limitati. Tale timbro potrà essere integrato con i dati previsti dalla legge sulle informazioni classificate come segreto di Stato e sulle informazioni riservate.
Timbro con i dettagli dell'azienda, Generalmente, taglia piccola con cornice. Include il nome abbreviato dell'organizzazione, il luogo di registrazione, il TIN.
Timbri di marcatura vengono utilizzati per le esigenze interne dell'azienda (etichettatura di prodotti, contenitori, ecc.) utilizzando inchiostri speciali per timbri. La loro dimensione, forma e contenuto non sono regolamentati.
Come conservare sigilli e francobolli
Sigillo rotondo di base L'organizzazione deve essere custodita dal capo del dipartimento nominato con ordine del capo dell'organizzazione e conservata nella sua cassaforte. Può essere rilasciato contro ricevuta ad altri dipendenti nei casi in cui tale dirigente sia assente a lungo oppure è necessario utilizzare la stampa nei fine settimana e vacanze o utilizzarlo all'esterno dell'organizzazione.
Sigilli e timbri semplici (ausiliari). sono custoditi dai dipendenti dell’organizzazione responsabili del loro utilizzo e della sicurezza.
I timbri ausiliari sono archiviati in tabelle chiudibili a chiave. I sigilli di base e semplici (ausiliari), un timbro d'angolo (indirizzo) sono conservati in casseforti sigillate (armadi metallici ignifughi), il cui accesso è a disposizione del dipendente che ha ricevuto i sigilli e i timbri ed è responsabile della loro sicurezza.
Come tenere un registro di sigilli e timbri
Per registrare sigilli e bolli è necessario tenere un giornale, che viene tenuto dal dipendente responsabile della sicurezza dei sigilli e dei bolli. Il giornale deve essere mantenuto secondo le regole per il mantenimento di documenti di rendicontazione rigorosi. Ogni foglio della rivista è numerato, la rivista è bordata, sigillata (timbro) e firmata dal responsabile dell'organizzazione. La rivista è conservata in un armadio ignifugo (cassaforte).
I sigilli e i timbri ricevuti devono essere immediatamente registrati (vedi).
Per effettuare controlli sullo stato della contabilità e sulla conservazione di sigilli e timbri, nell'organizzazione possono essere create commissioni speciali. Sulla base dei risultati dell'ispezione, viene redatto un certificato (atto) e presentato al gestore per adottare misure volte a garantire adeguate condizioni di contabilità e conservazione di sigilli e timbri. In caso di trasferimento o licenziamento di un dipendente addetto alla registrazione e alla conservazione di sigilli e timbri, il dirigente nomina una commissione per verificare l'effettiva disponibilità di sigilli e timbri.
I risultati dell'ispezione si riflettono nell'atto di accettazione e trasferimento di sigilli e timbri ad un altro dipendente nominato per ordine del responsabile responsabile della loro contabilità e archiviazione. L'atto deve contenere un'appendice con sigilli e timbri.
Sostituzione e acquisizione di sigilli e timbri
La sostituzione e l'acquisizione di sigilli (timbri) vengono effettuate sulla base di un ordine (istruzione) del manager su raccomandazione dei capi delle divisioni strutturali dell'organizzazione. Per produrre sigilli e timbri, viene effettuato un ordine presso l'organizzazione (azienda) che produce sigilli e timbri. I sigilli e i timbri rimangono registrati presso la persona che li ha ricevuti fino al loro trasferimento (resa) o sostituzione (distruzione). I sigilli (timbri) da sostituire vengono distrutti.
Distruzione di sigilli e timbri effettuato da una commissione, creata per ordine del capo dell'organizzazione.
Il metodo di distruzione è determinato dalla commissione. La distruzione dei sigilli e dei francobolli comporta la completa distruzione della loro superficie di stampa e della loro forma, che non consente la possibilità di restauro e di ulteriore utilizzo. I prodotti in gomma, gomma e polimeri vengono tagliati in piccoli pezzi o bruciati, mentre quelli in metallo vengono segati con due linee trasversali. Un atto sulla distruzione di sigilli e timbri viene redatto e approvato dal gestore. Nel giornale viene inserita una nota sulla distruzione dei sigilli (francobolli), indicando il numero e la data dell'atto.
L'atto deve indicare:
- tempo e luogo della distruzione;
- composizione della commissione;
- la base per la distruzione di sigilli e francobolli;
- nome e impronte di sigilli e timbri distrutti;
- metodo di distruzione;
- conclusione della commissione per portare il sigillo (timbro) in uno stato che esclude la possibilità del suo restauro e ulteriore utilizzo;
- firme dei membri della commissione.
Gli atti sono conservati insieme al giornale dei sigilli e dei francobolli.
Chi è responsabile dei sigilli e dei timbri
La produzione, la contabilità, la sostituzione, la conservazione, il trasferimento e la distruzione dei sigilli e dei timbri è assicurata da una persona nominata con ordine del capo dell'organizzazione. Se viene licenziato, l'ordinanza viene nuovamente emessa e viene nominata un'altra persona responsabile.
Responsabilità per l'uso e la conservazione dei sigilli e dei timbri dopo la loro emissione divisioni strutturali assegnato per ordine del dirigente ai dipendenti che hanno ricevuto tali sigilli e timbri. La questione di chi nelle organizzazioni dovrebbe essere responsabile della contabilità di sigilli e timbri non è regolata da alcun atto giuridico normativo. In ciascuna organizzazione, questo problema viene risolto in base alle caratteristiche e alla comprensione dell'importanza di questo lavoro.
Sigilli e timbri vengono rilasciati dietro ricevuta su giornale ai dipendenti personalmente responsabili del loro utilizzo.
TV. Voitsekhovich
consulente su
lavoro d'ufficio